1 - Configuración del Trámite de Becas

El proceso de configuración de un trámite de beca conlleva:

1. Indicar el tipo de trámite que se desea (en este caso siempre será "Solicitudes de beca").
2. Asignar al trámite un nombre, una descripción, y documentación detallada (esta última es opcional).
3. Configurar los niveles de aprobación del trámite.
4. Por cada nivel se debe seleccionar uno o varios actores encargados de aprobar o rechazar el trámite.
5. Se debe publicar el trámite.
6. Una vez publicado el trámite estará disponible para relacionarlo con un tipo de beca, al relacionarlo el sistema aplicará ese trámite si solicita ese tipo de beca en específico. Para más detalle de este punto diríjase a la siguiente ayuda: Configuración Tipos de Beca

Configuración del Trámite de Becas

Para crear el trámite de becas, se debe conocer el flujo de aprobación que la institución desea seguir y los responsables.

1 - Para crear el trámite de aprobación ingrese al sistema y diríjase a Inicio > Sapiens > Parámetros RH hacer clic "Definición de Trámites"

2 - Hacer clic en el botón "Nuevo Trámite"

3 - Seleccionar la opción "Solicitudes de Becas" y hacer clic en el botón "Nuevo Trámite"

4- El sistema presenta el siguiente gráfico que permite configurar todos los elementos de un trámite.

5- A continuación se explican los elementos del gráfico de trámite:

• • El inicio es cuando se envía una solicitud de un trámite, este se representa por medio del ícono verde "Inicio" y un trámite solo puede tener un elemento de inicio, por lo que el sistema no permite agregar este elemento ya que se auto genera al crear el trámite.
    
    
    
    
    
    
  • El Final corresponde al fin del flujo de aprobación que puede tener uno de los siguientes 2 resultados:
    • Aprobado.

El elemento "Aprobado" se representa por el ícono verde "Aprobado" al final del flujo, un trámite solo puede tener un elemento de final "Aprobado", por lo que el sistema no permite agregar este elemento ya que se auto genera al crear el trámite.

• • • Rechazado.

El elemento "Rechazado" se representa por el ícono verde "Aprobado" al final del flujo, un trámite solo puede tener un elemento de final "Aprobado", por lo que el sistema no permite agregar este elemento ya que se auto genera al crear el trámite.

• • La actividad es un nivel de aprobación y se representa por una caja azul, un trámite puede tener una o varias actividades. Para agregar una nueva actividad se debe hacer clic sobre la caja blanca llamada "Actividad" que se presenta en la imagen, y arrastrar la caja al área del gráfico.
    
    
    
    
    
    
  • La transición permite relacionar las actividades se representa por las líneas que unen una actividad con otra, un trámite puede tener muchas transiciones. Para agregar una transición se debe hacer clic en la actividad inicial y arrastrar el cursor hacia la actividad destino que se desea.
    
    
    
    

6- El trámite posee atributos que deben configurarse entre ellos están el nombre, la descripción y documentación detallada. Digitar el nombre, la descripción y si lo desea la documentación detallada y hacer clic en el ícono en forma de disquete.

Agregar niveles de aprobación al trámite

Para efectos de esta ayuda se configurará 2 niveles de aprobación: uno para la aceptación del jefe y otro para la aprobación de oficina de becas. Al crear el trámite se genera una actividad por defecto (como se observa en el paso 4) por lo que es necesario agregar una actividad más.

Para agregar una caja de actividad al trámite continúe con la secuencia de pasos:

7 - Hacer clic sobre la caja "Actividad" y arrastrarla al área del gráfico

8- Lo siguiente es relacionar las actividades por medio de transiciones, para relacionar 2 actividades se debe hacer clic sobre la transición deseada y arrastrar la esquina derecha hacia la nueva caja que se agregó en el paso anterior.

9 - Al realizar el paso anterior el flujo se verá de la siguiente forma :

10 - En caso de ser necesario es posible acomodar los elementos que conforman un trámite la hacer clic sobre el elemento que se desea acomodar y arrastrarlo al lugar donde se desea mover. En la siguiente imagen se presenta el ejemplo de cómo se mueve el elemento de "Aprobado" para generar espacio entre los elementos visuales.

11- Para unir la actividad se debe crear una transición que relacione la actividad con el elemento "Aprobado", para hacer esto debe hacer clic sobre la actividad y arrastrar el cursor hacia el elemento "Aprobado" como se presenta en la siguiente imagen:

12- Realizado el paso anterior el trámite se verá de la siguiente forma:

13- Repetir el paso 11 para relacionar la actividad con el elemento "Rechazado". Hacer clic sobre la actividad y arrastrar el cursor hacia el elemento "Rechazado", una vez hecho esto el trámite se verá de la siguiente forma:

14- Es posible configurar la transición para hacerlo debe hacer doble clic sobre la transición que desea configurar, en este caso se configura la transición con el círculo rojo:

15- Al hacer doble clic se presenta la siguiente ventana:

 16- Digitar la información de la transición solicitada por el sistema, según sea el caso y hacer clic en el botón "Aplicar" (Si no desea hacer cambios haga clic en "Cerrar")

17- Al modificar el nombre de la transición se verá reflejada en el gráfico como se presenta en la imagen:

18- Al igual que la transición es necesario configurar las actividades del trámite. Para configurar una actividad debe hacer doble clic sobre la actividad como se señala en la siguiente imagen:

19- Al realizar el paso anterior se presentará la siguiente ventana con la información por defecto de la actividad seleccionada.

20- Digitar el nombre de la actividad, la descripción, seleccionar a quienes se desea que se envíe un correo notificando las acciones tomadas. En este ejemplo si se rechaza la solicitud se envía un correo electrónico con formato genérico, al responsable de la actividad y al solicitante del trámite. Para agregar el responsable de la actividad lo puede hacer por jefatura, por usuario, por centro funcional o por rol del sistema.

21 - Para agregar el responsable por jefatura debe hacer clic en la pestaña "Recientes", escoger por centro funcional y hacer clic en el botón " + ", para esta ayuda se selecciona la "Jefe del Centro Funcional Origen"

22 - Al realizar el paso anterior se refleja en le lista el responsable de la actividad seleccionado (Una actividad puede tener uno o varios responsables por jefatura, por usuario, por centro funcional o por rol del sistema)