I) Cancelación de giras

El proceso despliega una lista de giras las cuales se pueden calcular. Estas giras deben mantener un estado de aprobación o pendiente de aprobación que no posean una boleta de salida o entrada. Dado que implica un cancelación por temas de coordinación entre las partes, caso contrario si se muestra un boleta de salida la gira se ha aplicado y es necesario realizar una boleta de entrada para dejar el vehículo y chofer disponibles.

A continuación se presenta paso a paso del proceso de cancelación de gira:

1 - Ingresar al sistema en Inicio > Otras Soluciones > Gestión de Vehículos > en la sección de "Operación" hacer clic en "Cancelación de giras"

2- Se presenta la pantalla con la lista de giras que se pueden cancelar.

3- Al dar clic sobre la gira se puede mostrar un detalle de la misma para verificar y el botón Cancelar al final de la pantalla.

4- Al realizar el proceso de cancelación de una gira se realizan las siguientes afectaciones:

1. Se eliminan los anticipos: Cada uno de los anticipos registrados se asociaron a una gira al momento de aprobarla, por lo que se eliminan primeramente los viáticos referenciados a la gira, siempre y cuando no exista una liquidación asociada
2. Se envía notificación de cancelación a los participantes, chofer, jefe del centro funcional y administradores. Dicha notificación es personalizable, indicando un parámetro con el mensaje y variables que puede utilizar para indicar en el mensaje. Esta variables serán:
   1. Gira: Nombre de la gira
   2. FechaDesde: Fecha de salida
   3. FechaHasta: Fecha de regreso
   4. Planificación: Lugares a visitar
   5. Participantes: Participantes de la gira
   6. Chofer: Nombre del chofer
   7. Objetivo: Indicado en la gira
   8. Centro funcional: Centro funcional seleccionado en la gira.
3. Se devuelve la gira a estado "en confección" para que el solicitante pueda comenzar nuevamente el proceso, dado que normalmente una cancelación se dá por cambio de fechas o cambios de personas, de lo anterior se devuelve a confección para que el funcionario decida eliminar la gira o modificarla y crearla nuevamente.

Nota importante:

Como aclaración, el estado en confección no se toma en cuenta para limitar la utilización de un vehículo ni la disponibilidad de un chofer, por lo que al momento de cancelar el chofer y el vehículo estarían disponibles.