Aplicación de Documentos a Favor
Guía Rápida de Usuario
Para consultar más información sobre este proceso, visite las siguientes páginas:
Descripción del Proceso
Ingresar al módulo de Cuentas por Pagar, ingresar en la opción Aplicación de Documentos a Favor, crear un nuevo registro, seleccionando el proveedor y el registro creado (nota de crédito o nota de débito), seleccionarlo y crear el encabezado. Seleccionar los documentos a aplicarle ese monto, para matar los saldos, agregar los detalles, modificar y posteriormente cambiar y aplicar. El sistema genera el asiento y afecta los saldos de los documentos.
Tener permiso de acceso a la opción del sistema, Si no se dispone de este acceso, se debe de solicitar a los encargados de asignar estos permisos. Es importante, que los documentos tanto, una factura de crédito como una nota de crédito hayan sido aplicadas previamente.
El proceso lo que permite es, teniendo una nota de crédito con un monto, aplicarlo a una o varias facturas para consumir el saldo de la nota de crédito.
Este escenario se va a ir detallando de tal modo que el usuario pueda ir siguiendo el proceso de forma clara y ordenada.
Al ingresar en la opción, se presenta al usuario un listado con todos los registros de aplicación pendientes de aplicar o en edición. La siguiente figura 2, presenta ese listado y un ejemplo de como lo puede visualizar el usuario.
La lupa de la derecha permite visualizar el comprobante del registro, el cual se puede imprimir o descargar como PDF para respaldo del proceso. Se puede ingresar en cada registro bien sea para completarlo o bien para eliminar toda la información y dejar la aplicación sin efectos. Si se desea crear un nuevo registro se debe de accionar el botón que se encuentra en la parte inferior central. El botón de "Aplicar" que se ve a la par, se puede realizar una aplicación masiva de los registros que se visualizan en la lista.
Con la selección del proveedor, podemos seleccionar posteriormente todos los documentos de cuentas por pagar que tengan saldo. Aquí se puede escoger una nota de débito para aplicarlo a una nota de crédito o bien una nota de crédito para aplicarlo a una factura de crédito.
Al seleccionar el documento, el sistema obtiene el monto del documento, la moneda y el tipo de cambio, con eso únicamente queda el registro listo para agregarlo y poder asignarle los documentos a los cuales se les quiere aplicar el saldo del documento.
Para seleccionar los documentos que se les quiere aplicar la nota de crédito, se hace clic en el símbolo 
que aparece a la derecha del campo "Documento" en el detalle. El sistema muestra una lista de documentos posibles a aplicarle la nota de crédito.
Al agregar un documento el sistema asigna de forma automática el monto a aplicar, sin embargo este monto se puede cambiar para agregar otros documentos, por ejemplo, se puede realizar una nota de crédito y aplicar a diferentes documentos, distribuyendo el monto, hasta completar el 100% del monto de la nota de crédito.
Cuando se tiene el documento que se desea agregar se debe presionar el botón "Agregar", de este modo se incluye el documento.
El botón "comprobante", se puede visualizar en la parte derecha de la sección de botones.
Se puede incluir varios documentos al detalle del documento a aplicar, cuando se tiene completo el documento, el usuario únicamente debe presionar el botón "Aplicar", el cual hace una afectación tanto de los saldos de los documentos como de los respectivos asientos contables que se ven afectados con el movimiento.