Traspaso de Responsables
Resumen
Este proceso permite cambiar varios datos de la información del actual responsable, centro funcional, centro de custodia, y se realiza para tener la información actualizada del activo, también permite indicar los activos que cumplan el criterio de origen y el cambio en los datos de lo que se van a aplicar.
Detalle de Información Solicitada
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Información de Origen | |
| En los datos de origen, se debe de escoger al menos un valor de los que se presentan en los filtros. | |
| Centro de custodia | Opcional. Se debe de seleccionar el centro de custodia, por defecto, ya viene cargado el primer centro de custodia, con esto, se presenta la información de los activos (placas) relacionadas o asignadas a ese centro de custodia. |
| Tipo de documento | Opcional. Se debe de seleccionar el tipo de documento, sin embargo este valor no es condicionado por la información del activo, por lo que queda a libre escogencia del usuario. |
| Placa | Opcional. Se debe de escoger el activo del listado de activos que presenta la lista. Por selección sólo se puede escoger un activo a la vez. |
| Empleado | Opcional. Se debe de seleccionar un empleado de la lista de empleados que se presentan en el combo. Los empleados que se presentan en esa lista, son aquellos que tiene documentos de responsabilidad previamente cargados. |
| Centro Funcional | Opcional.Se debe de escoger un centro funcional del listado de centros de costos que se presentan en la opción. |
| Justificación | Opcional. Se puede agregar una justificación sobre el procedimiento que se lleva a cabo. |
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Información de destino | |
| Empleado | Se debe de escoger un empleado quien va a recibir el cargo de responsable de los activos que cumplan la condición dada en el origen. |
| Centro funcional | El centro funcional se toma de forma automática cuando se selecciona el empleado. |
| Fecha | La fecha se sugiere la fecha del día, sin embargo se puede cambiar a una fecha deseada por el usuario. |
| Cambiar tipo de documento | Este indicador se puede seleccionar y habilita un combo con los tipos de documentos para cambiar. Se puede marcar el check y en el campo de tipo de documento se puede dejar "sin cambio en el tipo de documento". |
| Tipo de documento | Se presenta este combo, si se acciona el indicador de "cambiar tipo de documento" comentado anteriormente. |
| Motivo de Traslado | Motivo de traslado de responsable. |
Descripción del Proceso
El proceso se resume en el siguiente diagrama:
El proceso inicia con la búsqueda la información de los documentos de responsabilidad, principalmente relacionados con un activo, un responsable o un centro funcional, el sistema obtiene los datos del documento para generarle un cambio, principalmente de responsable, aunque también se le pueden cambiar datos del tipo de documento. Cuando se tiene el documento de traslado, se puede aplicar o bien enviarlo a aplicar. Al aplicarlo, se pueden ver la nuevas condiciones en la consulta del activo o de los activos involucrados.
Guía Rápida de Usuario
A continuación se presenta el paso a paso para realizar el proceso.
1 - El usuario ingresa al módulo de Control de Responsables, en el módulo se busca la opción de "Traspaso de responsables"
2 - Si el usuario no dispone de esa opción, tiene que consultar con el administrador del sistema si es posible que le asignen los permisos. Adicionalmente, si el usuario no tiene ningún centro de custodia asignado se le va a mostrar un mensaje indicando que no tiene acceso, por lo que el usuario debe de buscar la opción de "Centros de Custodia", en el menú de catálogos, y asignarse el centro de custodia. Esta opción de centros de custodia es de configuración por lo que por lo general se le asignan a los responsables o encargados de departamento para que solo ellos se encarguen de esta parametrización.
3 - Para registrar un nuevo traslado se ingresa en la opción de Traspaso de Responsable, el sistema muestra un encabezado y un detalle, en el encabezado se hace una separación entre datos de origen a la izquierda y datos de destino a la derecha. En los datos de origen, se puede y debe de escoger al menos un dato para que se seleccionen los datos de origen.
4 - Se deben completar los datos y hacer clic sobre el botón de Agregar, el sistema toma todos los activos que cumplan con los criterios de origen y los de destino. El sistema indica el resultado y si existen activos que no se pudieron incluir por algún motivo especifico.
Consideración: si el parámetro "Consecutivo automático en los traspasos de activos" en SIF > Administración del Sistema > Parámetros Adicionales se encuentra activo se generará de forma automática el consecutivo del traslado y se reflejará en la lista de documentos por transferir.
5 - Se puede agregar varios traspasos, conforme se van agregando se van presentando en la lista que esta en la parte inferior de la pantalla.
6 - Ese listado de activos para cambio de responsable, se pueden eliminar uno o todos, y se pueden aplicar uno o todos en una sola acción. Solo se requiere seleccionar los registros que se desean aplicar o eliminar y ejecutar el botón con la acción deseada.
NOTA: El catálogo de tipos de documento, contiene una opción o bandera que le indica a tipos de documentos en particular, si los bienes categorizados de este tipo requieren de una instalación o configuración previo a que empiecen a producir y por lo tanto no se toman en cuenta dentro del cálculo de la depreciación, por lo que en esta opción es importante considerar que este tipo de bienes se les puede asignar a un responsable final y variar el tipo de documento a uno que ya lo incluya dentro del cálculo de la depreciación.