Inventario Físico de Activos
Resumen
En el inventario físico, lo que se realiza es un reporte de los activos según un grupo de criterios para determinar o para ir a realizar un conteo de activos bajo un criterio. Por ejemplo, los activos del funcionario "X" o los activos del centro funcional "Y", con las características tales. Se gestiona de esta forma, para poder segmentar los activos. Pueden ser los vehículos del departamento "N" y ver si todos están a nombre del responsable que se indica.
Detalle de Información Solicitada
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Descripción | Campo obligatorio. Se debe de indicar una descripción del conteo. |
| Dispositivo | No obligatorio. Se puede escoger uno de los dispositivos registrados en el sistema para este tipo de actividad. Se escoge la lista. |
| Fecha | Obligatorio. El sistema sugiere la fecha del día de hoy. |
| Empleado responsable | No obligatorio. Se puede escoger el empleado de la lista de usuarios del sistema. |
| Responsable del conteo | Campo obligatorio. Se debe de digitar, el nombre del funcionario responsable del conteo. |
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
*** Al menos un valor de esta lista se debe de seleccionar para poder generar la inclusión de activos a la hoja de conteo. | |
| Activo | Opcional. Se puede seleccionar de la lista de activos, el activo específico que se desea validar. |
| Tipo | Opcional. Se puede generar un filtro por tipo de activo, para generar por ese tipo, todos los activos que pertenezcan a ese tipo. |
| Centro Funcional | Opcional. Se puede filtrar por centro funcional, para ir a buscar los activos de ese centro funcional. |
| Categoría | Opcional. Se puede seleccionar la categoría para obtener todos los activos de esa categoría. |
| Clase | Opcional. Se debe de seleccionar primero la categoría y luego se selecciona la clasificación. |
| Empleado | Opcional. Se puede seleccionar un empleado para realizar el inventariado de ese empleado. |
Descripción del Proceso
Se pueden generar la cantidad necesaria de hojas de conteo de inventario físico, tantas como sean necesarias, indicando los filtros necesarios. Primero se crea el encabezado y luego se agregan los activos que se requieren, posteriormente se puede sincronizar con una dispositivo electrónico para realizar el conteo.
Guía Rápida de Usuario
Paso 1 Ubicación de la opción en el módulo de activos fijos.
1 - Para ingresar en la opción de registro de inventario físico u hoja de conteo se debe ingresar al módulo de Activos Fijos> en la sección Toma Física > hacer clic en Inventario Físico de Activos. Si no se dispone esta opción, se debe de solicitar al administrador del sistema.
Paso 2 Listado de inventarios (hojas de conteo) existentes
2 - Al ingresar en la opción de inventario físico de activos, se muestra una lista con las transacciones de inventario físico de activos, en este listado se pueden ver las transacciones y los estados de cada transacción. Los estados de los inventarios físicos son: "en generación de hoja", "aplicada", "cancelada", "en proceso de inventario", "en dispositivo móvil".
Paso 3 Crear un nueva hoja de conteo
3 - Para crear una nueva una nueva hoja de conteo se debe hacer clic en el botón de "Nuevo", el sistema presenta el formulario con los campos requeridos para crear el encabezado de la hoja, entre ellos la descripción y el responsable del conteo; el campo de fecha el sistema lo asigna de forma automática con la fecha del día; el campo de empleado responsable y de dispositivo, no son requeridos.
4- Llenar los datos del encabezado y hacer clic en el botón "Agregar".
Paso 4 Agregar activos a la hoja de conteo
5- Una vez que se agrega el encabezado, el sistema actualiza la pantalla y presenta campos adicionales para incluir los activos que se desean agregar a la hoja de conteo.
6 - Llenar los campos según sea el caso y hacer clic en el botón "Generar". Como ejemplo, se puede agregar el centro funcional, y posterior se ejecuta el botón de "Generar". Lo que realiza el sistema es buscar todos los activos que pertenezcan a este centro funcional. Con esto se puede ir a validar si realmente los activos que indica el sistema, son los que realmente existen en el sistema.
7 - El sistema presenta una confirmación donde se le pregunta al usuario si desea generar el registro de los activos ligados a la característica seleccionada, se debe hacer clic en el botón "Aceptar"
8 - El sistema agrega en la parte inferior los registros de activos que coinciden con el filtro aplicado, se muestran los registros que cumplieron con la condición de pertenecer al centro funcional.
Paso 5 Eliminar activos de la hoja de conteo
9 - Si se ingresaron activos que no debieron de haberse tomado en cuenta, se pueden eliminar por selección o bien eliminarse todos los activos agregados. Para borrar activos de la hoja de conteo se debe activar la opción a la izquierda de los registros en la lista, y hacer clic en el botón de "Eliminar Activos". Si se acciona el botón de "Eliminar Todos", se eliminan todos los registros en la hoja de conteo.
Paso 6 Reporte de hoja de conteo
10 - El sistema permite generar un reporte con la información del inventario físico o la hoja de conteo, para consultarlo se debe hacer clic en el botón "Imprimir" y se presentará el reporte con la información.
Paso 7 Aplicación de hoja de conteo
11 - Cuando se tiene la información de la hoja de inventarios se debe hacer clic en el botón "Aplicar".
Paso 8 Revisión y conteo de activos.
12 - Después de aplicada la hoja de conteo se presentan los activos en el listado de detalles con un estado o condición de "Sin definir", aquí se debe de indicar si se encuentra el activo. Si el activo si se encuentra se hace clic en el botón de "Contado", si se encuentra dos veces la misma placa, se vuelve a poner "Contado", por lo que va a aparecer "contado + 1" , si terminan de realizar la revisión y no se encuentra el activo, se hace clic en el botón "No contado".
13 - Si se requiere cambiar información del activo, solo se debe de hacer clic sobre la línea del activo y posteriormente se le muestra una pantalla con la información del activo para para hacer el ajuste y cambiar el centro funcional o el responsable, posteriormente se debe hacer clic en el botón "Modificar"
14 - En esta pantalla se puede visualizar como se puede modificar la información del nuevo centro funcional o bien del nuevo empleado responsable del activo.
Aplicación de conteo
15 - Cuando se ha finalizado la revisión del conteo, se procede hacer clic en el botón "Aplicar" para indicar que se finaliza el proceso de conteo.
Paso 10 finalización de hoja de conteo
16 - Al finalizar, se puede ver en la lista de inventarios físicos, y como la condición se presenta como "Aplicada".
17 - A lo interno de la hoja de inventario, se puede ver que no hay botones disponibles para realizar ninguna otra acción sobre la hoja de inventario, únicamente se puede imprimir y enviar notificaciones.
Enviar notificación
18 - Una vez aplicada la hoja de conteo se puede enviar una notificación para los casos en que hayan faltantes a los aprobadores (jefaturas, funcionario destino y el gestor del centro de custodia), para enviar la notificación se debe hacer clic en el botón "Enviar Notificación"
Consideración: para enviar la notificación debe estar activo el parámetro "Notificar Activo faltante en el conteo de Activos Fijos" que se encuentra en SIF > Administración del Sistema > Parámetros Adicionales, y debe estar activa y configurada la notificación en el módulo de notificaciones llamada "Notificación de activos asociados faltantes (Evento 22601)"
Paso 11 Validación del conteo en la información del activo.
19 - Si se ingresa en la información del activo, se pueden visualizar las tomas físicas que se le han aplicado a ese activo y el estado del activo en cada una de ellas. Para ello se debe ingresar al módulo de Activos Fijos > Catálogo Activos Físicos.