Aprobación Transacciones a Empleados

En esta opción se aprueban los Anticipos o liquidaciones ingresados por el funcionario.

Aprobación de Anticipos

Cuando el funcionario ingresa una solicitud de anticipo sea para un viático u otro gasto y lo envía a aprobar, el funcionario responsable visualiza esta solicitud en esta opción.

Para aprobar la solicitud, debe definir donde se va a realizar el pago de este adelanto:

• Caja Chica: En este caso se selecciona la caja chica, donde le van a entregar el anticipo.
  Es importante aclarar que las cajas chicas tienen definido que centros funcionales pueden solicitar de esta caja chica. 
  Con esto se limita cuando se realiza un anticipo, solo se muestran las cajas chicas que tienen asociado el centro funcional del anticipo.
• Tesorería: Al seleccionar esta opción se indica que el pago lo va a realizar el área de Tesorería a través de un cheque o transferencia.

Al aprobar la Solicitud el sistema verifica si hay contenido presupuestario y realiza la reserva en presupuesto generando el NAP (número de autorización presupuestaria) asociada al anticipo, si no hay contenido presupuestario genera un rechazo presupuestario y no permite aprobar la solicitud.. Si el pago es por tesorería se genera una Solicitud de pago aprobada, para que se procese el pago en Tesorería y si es por caja chica genera un vale en la caja chica para que el responsable de la caja le entregue el dinero al funcionario en la opción Entrega y Recepción de Documentos y Efectivo.

Aprobación de Liquidaciones

Cuando el funcionario realiza una liquidación, sea una liquidación directa (no recibió un anticipo, sino que realizó el gasto directamente y presenta la liquidación para que le reintegren el dinero) o la liquidación de un anticipo, la debe envía a aprobar.

En esta opción el funcionario responsable visualiza la liquidación y puede proceder a rechazarla o aprobarla.

Las liquidaciones de anticipos deben concluirse donde comenzaron, es decir si el anticipo fue entregado por caja chica, la liquidación después de aprobada debe ser presentada en la caja chica para que el responsable de la caja reciba la documentación de la liquidación y el dinero sobrante en caso de que el gasto haya sido por un monto menor al anticipo, o entregarle el dinero adicional al empleado en el caso de que el gasto sea mayor al anticipo entregado. Si el anticipo es por tesorería, el dinero sobrante debe ser devuelto a través de un depósito y si el gasto es mayor al anticipo, al aprobarse la liquidación genera una Solicitud de pago aprobada, para que se procese el pago adicional al empleado en Tesorería, a través de un cheque o transferencia.

Al aprobar la liquidación de gasto el sistema realiza la afectación presupuestaria según el gasto, es decir libera el presupuesto del anticipo y realiza la afectación según los gastos indicados en la liquidación.Si es una liquidación pagada por tesorería, genera un asiento contable afectando el gasto y cancelando la cuenta por cobrar al empleado, si tenía anticipo, si es directa afecta una cuenta por pagar al empleado que se cancela cuando se emite el pago.

A continuación se detalla el paso a paso para la aprobación de una transacción de empleado (Anticipos o Liquidaciones)

1. Ingresar al sistema, ir a Inicio > SIF > en el menú Egresos, Gasto Empleados > Aprobación Transacciones a Empleados, que se encuentra en el menú de Anticipos, Viáticos y Gasto Empleados, a la derecha.
   
   
2. Al ingresar a la opción, se mostrará la lista de las solicitudes de anticipos y liquidaciones que se deben aprobar.
   
   1. En la lista de solicitudes pendientes, la primer columna Tipo, indica si la solicitud de aprobación es un anticipo o una liquidación.
      1. ANTICIPO: Son las solicitudes de anticipos.
         
      2. GASTO - CCH: Son solicitudes de liquidaciones tramitadas por caja chica.
         
      3. GASTO - TES: Son solicitudes de liquidaciones tramitadas por tesorería.
         
   2. Para ir a la pantalla de aprobación, se presiona el click sobre la solicitud que se desea aprobar.
   
   
3. Si la solicitud seleccionada es un anticipo, se mostrará en pantalla el detalle de la solicitud, en donde se debe especificar la forma de pago:
   1. Tesorería.
   2. Caja chica, se selecciona la caja chica.
4. Una vez que se selecciona la forma de pago, si todo está bien se presiona el botón Aprobar. Si hay algún error en la solicitud se presiona el botón Rechazar y esta se devuelve al solicitante para su corrección.
   
   
5. Si la solicitud seleccionada es una liquidación, se mostrará en pantalla el detalle de la liquidación.
   1. En la parte superior se muestra la información de la liquidación, en la parte izquierda son los datos generales de la liquidación registrada por el solicitante y en la parte derecha el resumen de los montos de la liquidación, indicando si se generó un pago adicional al empleado o una devolución por parte de él, según el gasto que se detalla en la liquidación.
   2. En la parte inferior se muestran tres pestañas:
      1. Anticipos: En caso que se esté liquidando un anticipo, se muestra la lista de anticipos que se van a liquidar.
      2. Documentos de Gastos: Se muestra la lista de facturas de la liquidación.
      3. Devoluciones o Depósitos: En caso que el empleado no haya gastado la totalidad del dinero que fue entregado en el anticipo, se mostrará la lista de depósitos o devoluciones incluidos por el funcionar para concluir la liquidación.
   3. Una vez que se valida la información de la liquidación, si todo está correcto se presiona el botón Aprobar. En caso de que haya algún error en la liquidación, se presiona el botón Rechazar.