Consulta de Documentos
Guía Rápida de Usuario
El usuario tiene que tener disponible el módulo de cuentas por pagar. En el módulo de Cuentas por Pagar, en menú de Consultas se visualiza la opción de la siguiente forma.
Si no se dispone de esa opción y se requiere para estar buscando información, se tiene que solicitar al administrador de los permisos para que asigne la opción.
Al ingresar en esta opción, el sistema presenta un formulario que se pueden completar para especificar la búsqueda. A continuación se muestra el detalle de dicho formulario y el detalle de cada elemento del formulario.
Se puede ver el campo para seleccionar el socio de negocios, se puede escribir el número de socio o bien al lado derecho del campo, se muestra un botón en forma de hoja de papel, que permite desplegar una ventana emergente con las lista de socios de negocios, ahí se puede filtrar el socio y cuando se encuentra el que se necesita, se hace clic sobre el. El sistema cierra la ventana emergente y asigna el socio al campo.
Los dos siguientes campos son las fechas "desde" y "hasta". El sistema sugiere en el campo de "Fecha hasta" la fecha actual y en la fecha desde, el primer día del mes en curso.
El siguiente campo que presenta el formulario es el tipo de transacción, las facturas registradas y aplicadas previamente se les asignó un tipo de transacción, por lo que se puede filtrar por los tipos de transacciones, o bien definir todos los tipos de transacciones.
El indicador de "Documentos con Saldo" es un indicador condicional, que si se marca, permite obtener los documentos que aún tengan un saldo mayor a 0.
Luego se presenta el campo de texto de Documento. El reporte permite indicar el dato de una factura como tal. Cada factura tiene un dato de documento tal como "Fact001" ó "03652" ó "7125-A", y se presenta entre comillas porque el dato es alfanumérico. Por lo que en el campo de documento se puede indicar el documento para poder ubicarlo.
El siguiente campo es el de NAP, este dato es el Número de Aprobación Presupuestario, el indicador único de con cual se afectó presupuesto, el sistema permite indicar ese número y si se logra obtener la factura asociada a ese NAP, se presenta al usuario, de lo contrario el sistema no muestra ningún registro como resultado.
El siguiente campo es la Máscara presupuestaria, en este campo se puede indicar una máscara completa o una parte de la máscara que intentará relacionar la cuenta de presupuesto afectadas en las línea del detalle y si se logra relacionar con alguna factura, la presenta al usuario.
El ultimo indicador es el de formato de salida del reporte, el sistema permite presenta el resultado de dos formas, bien sea en "HTML en pantalla" o bien descargando un archivo con extension xls o excel. Queda a criterio del usuario como generarlo.
A cada línea presentada se le puede hacer clic sobre un registro para ver la información de ese registro de forma específica. En este caso se presenta la información del segundo registro factura FC-002.
En la parte superior se puede ver el detalle del encabezado de la factura: El socio, la fecha, el nombre del usuario que lo digitó, el tipo de transacción y si tenía retención.
En el primero recuadro hacia abajo se puede visualizar parte del detalle de la factura y todas las líneas que se le agregaron a ese documento.
En la tercera sección de esa pantalla se pueden visualizar bien sea, los pagos realizados o bien las líneas de crédito aplicadas a ese documento. En este caso ese documento no tiene pagos ni documentos de crédito.
En la sección final, se puede ver el seguimiento de esa factura y los involucrados en esas acciones.