Módulo Facturación Electrónica

El Módulo de Facturación Electrónica nace de la necesidad de integrar los comprobantes electrónicos del Ministerio de Hacienda y el ERP. Es una solución que permite tanto la generación de comprobantes como la posibilidad de cargar y procesar los comprobantes recibos por correo, así como el importe de un archivo plano para envíos masivos de comprobantes a Hacienda, y que, tras las validaciones requeridas, se logre cargar en el sistema y emitir a la interfaz pública para su posterior proceso y revisión.

Se puede descargar una presentación de esta funcionalidad en el siguiente link: Facturación Electrónica.pptx

El proceso general de Facturación electrónica se puede dividir en dos conceptos: Recibir y Emitir comprobantes.

La emisión de comprobantes puede generarse a través del módulo de cuentas por cobrar, realizando facturas a proveedores o notas de créditos. Adicionalmente se puede realizar una cargar de facturas que no crearán las cuentas por cobrar en el ERP pero que podrán ser enviadas a Hacienda para su aprobación esto mediante una funcionalidad de importación de facturas:

El proceso de importación para emisión de comprobantes electrónicos inicia con la creación de un archivo con el formato definido (se explica en el proceso de Importador de Facturas Electrónicas), en donde se indica el encabezado y detalle de la factura a importar que será validada por el sistema, bajo este entendido el usuario tiene como responsabilidad generar el archivo correspondiente y realizar la importación manual. Una vez importado el archivo el sistema realizará la integración directa con el Ministerio de Hacienda a través del ERP. Es posible que al momento de enviar la factura al Ministerio de Hacienda el sistema incurra en un error válida en cuanto a las reglas de negocio de la interfaz de importación y rechaza la importación, por lo que el usuario deberá entrar a la consola de procesamiento de la facturación para verificar los errores.

Como parte de la recepción de comprobantes el sistema permita la carga de los archivos XML y archivos recibos por correo para una posterior aceptación o rechazado, así como la generación de facturas de cuentas por pagar a los proveedores.

Los siguientes son los roles involucrados en el proceso de recepción de comprobantes: Importador de facturas, Operador de facturación electrónica, Operador de comprobantes electrónicos

El proceso de emisión de comprobantes se genera al momento de crear una facturas de cuentas por pagar o una nota de crédito a una cuenta por pagar en el ERP.

Dentro de las particularidades del procesos, el envío hacia la interfaz del Ministerio de Hacienda es asincrónico por lo que no existe una respuesta del procesamiento de la factura de manera inmediata, sino que el ERP permitirá a través de una tarea recurrente la revisión de la factura para indicarla como procesa, y posteriormente recibir datos de respuesta con el consecutivo que se generó de la factura procesada, archivos con la aprobación y el PDF de la factura, quedando almacenado dentro de la base de datos e inmediatamente se hace el correspondiente envío del correo electrónico al cliente, con los datos competentes a la factura generada.

El correo electrónico generado por el sistema contiene un el archivo PDF con el formato digital de la factura, para que la misma pueda ser legible y entendida por el cliente, un archivo XML con el comprobante que se generó por parte del sistema para enviarlo a hacienda y finalmente un segundo archivo XML con el comprobante de aceptación por parte de hacienda, el cuál certifica que se trata de una factura válida.

Conforme a la regulación emitida por hacienda, la información debe ser almacenada por un periodo de tiempo indicado en la normativa, mediante una base de datos que garantice que dicha información está segura y custodiada de manera oportuna.