Cierre Contable

Dentro de la aplicación, existe el proceso que permite a los usuarios llevar a cabo el cierre del ejercicio contable y con esto permitir cerrar las cuentas de resultados (Ingresos y Gastos ) a fin de trasladar el resultado del ejercicio a las cuentas de balance (Activo, Pasivo, Patrimonio).

Al cerrar el ejercicio del periodo, las cuentas de resultados permiten conocer si existieron utilidades o pérdidas (realizando una resta de los ingresos menos los gastos y costos), de tal forma que si se tienen mayores ingresos que gastos o costos, la empresa habrá tenido una utilidad, de otra forma habrá tenido una pérdida.

Al momento que se lleva a cabo el cálculo final de las cuentas de resultados, el efecto es el siguiente: En caso de tener una utilidad, se da aumento de la cuenta de patrimonio, caso contrario, si se tiene una pérdida se hará una disminución del patrimonio, generando con esto el traslado de los montos de las cuentas de resultados hacia las cuentas de balance y dejando dichas cuentas de resultados en cero para el inicio del nuevo ejercicio.

A nivel del ERP, se cuenta con dos tipos de cierre a efectos de hacer más eficiente la operación al finalizar el ejercicio:

Cierre Contable Mensual: Este es un proceso que se ejecuta cada mes, una vez finalizadas y contabilizadas todas las operaciones del mes, y su propósito es ir llevando el control del ejercicio mensualmente, a fin de que al final del periodo no se acumule una revisión de la operación anual por completo y se puedan ir realizando ajustes de manera oportuna durante el periodo.

En este tipo de cierres, las cuentas de resultados no se cierran ni se trasladan los resultados a la cuenta de patrimonio, a menos de que se trate del último mes del periodo. Lo que se hace es mantener el control de una estructura de saldos contables que mediante una fórmula que calcula el saldo final del mes, define un saldo inicial para la cuenta en el siguiente mes y de esta manera se continúa con el ejercicio.

Ejemplo:

Si se tiene la siguiente cuenta contable con los siguientes movimientos

Como lo muestra la tabla anterior, para la cuenta 0001-1-1-01-02, se han presentado el cierre de enero y el cierre de febrero, en cuyo caso el sistema, mediante la fórmula señalada de: Saldo Final = (Saldo Inicial + Débitos - Créditos) calcula el monto con el que cierra ese mes y por lo tanto el que representa el saldo inicial para el siguiente mes, continuando de esta manera con la operación.

Cierre Contable Anual: El cierre contable anual, tiene un comportamiento similar al cierre mensual en lo que a cuentas de balance se refiere, sin embargo, en el caso de las cuentas de ingreso y de gasto, se procede a hacer el respectivo cierre de las mismas, ya que representan los resultados del ejercicio y por lo tanto si la empresa percibió utilidades como resultado del ejercicio, o si más bien se presentaron pérdidas.

Adicional a aplicarse la fórmula que calcula el saldo inicial para las cuentas de balance, se lleva a cabo un asiento contable automático, mismo que realiza el traslado de las cuentas de resultado hacia la cuenta de patrimonio, reflejando de esta manera la disminución (pérdida) o aumento (ganancia) según corresponda.

Cabe destacar que posterior a un cierre anual, ya los estados financieros que representan toda la operación del Ejercicio están finalizados, sin embargo, no se está excento de tener que realizar ajustes manuales en caso de que la institución lo requiera, por lo que el ERP permite la generación de asientos contables de cierre, mismos que se quedan registrados con el periodo y mes del último mes (normalmente Diciembre del periodo de cierre), y con dichos asientos puede ajustarse el resultado final.

Los asientos de cierre a nivel de los reportes del ERP, están condicionados para que los usuarios al momento de emitir los reportes, puedan incluirlos o no como parte de la información que se desea verificar. La finalidad de permitir el registro de estos asientos, es debido a que en ocasiones ocurren errores de operación o malos registros que son detectados posterior al cierre y que que deben ser corregidos.