Liquidación Presupuestaria

En esta opción es donde se realiza el proceso de liquidación presupuestaria, también llamado por algunas instituciones emigres presupuestarios o revalidaciones de presupuesto, básicamente consiste en indicar documentos de un periodo trascienden al siguiente para darle continuidad al proceso de contratación administrativa.

Para poder ejecutar el proceso debe estar cargado y activo el presupuesto del año siguiente y mantener activo el periodo a Liquidar, es decir el sistema es capaz de mantener dos periodos presupuestarios abiertos.

El proceso de liquidación Presupuestaria puede ejecutarse muchas veces y durante todo el periodo fiscal, cada vez que se ejecuta, el sistema excluye aquellos documentos que fueron liquidados previamente.

A continuación se detalla el paso a paso para realizar el proceso de liquidación presupuestaria

Para comenzar el proceso es necesario tener activo el presupuesto del nuevo período y haber realizado el cierre de auxiliares del último mes del período anterior. Una vez que se tienen estas condiciones podemos realizar la liquidación

Para esto se ingresa, dentro del Sistema Financiero Integral, al módulo Control de Presupuesto, luego, debe seleccionar la opción Liquidación Presupuestaria ,  la cual se encuentra en el menú Formulación Presupuesto.

El proceso de liquidación de presupuesto, costa que 4 secciones, las cuales se explican en el presente documento, para diferenciarlos se utilizará como referencia los recuadros de colones.

• Azul: sección de resumen
• Verde: sección de parámetros de generación
• Morado: sección de documentos a liquidar
• Rojo: sección de Ayudas

Azul-Seccion de Resumen

Esta sección se encuentra en la parte superior y lo que pretende es brindar un resumen de la operación, en ella se muestran una serie de datos que se explican a continuación:

• Numero de liquidación: El proceso de liquidación presupuestaria puede correrse múltiples veces en un mismo periodo, por lo que cada vez que se ejecute dicho proceso, el sistema asignará un numero de liquidación diferente.

• Numero de liquidación: El proceso de liquidación presupuestaria puede correrse múltiples veces en un mismo periodo, por lo que cada vez que se ejecute dicho proceso, el sistema asignará un numero de liquidación diferente.
• Periodo a liquidar: Indica el periodo que acaba de finalizar, es decir el Año fiscal que contienen los compromisos que se desean revalidar.
• Liquidar en: Indica el periodo que acaba de iniciar, este debe tener el anteproyecto de presupuesto debidamente aprobado, listo para recibir los documentos del periodo a liquidar.
• Liquidar en mes: En caso de existir una afectación presupuestaria, se realizará en este mes, generalmente es el periodo y mes de auxiliares del momento en que se realiza la liquidación.
• Reservas a liquidar: Contienen la suma de todas las reservas o pre-compromisos que se enviaran al siguiente periodo, generalmente son sinónimo de solicitudes de compra que se migraran al siguiente periodo.
• Compromisos a liquidar: Contiene la suma de todos los compromisos que se migran al siguiente periodo, generalmente son sinónimo de todas las órdenes de compra que se les dará continuidad al siguiente periodo fiscal.
• Devengos a liquidar: Contienen todos los compromisos devengados que se deben pagar al siguiente periodo, generalmente son sinónimo de facturas de cuentas por pagar que no fueron canceladas en diciembre o el pago de la CCSS de la nómina de diciembre que se cancela en enero del siguiente periodo.
• Total con modificación: Este monto casi nunca va a tener montos, se utiliza cuando se migran reservas y compromisos que aumentan el presupuesto del siguiente periodo, sin embargo en el caso de gobierno, todos los emigres hacia el siguiente periodo, deben contar con contenido presupuestario.
• Total con fondo: Indica el monto de la liquidación que contiene fondos monetarios en el siguiente periodo Fiscal.
• Liquidaciones con error: Contienen la cifra de control suma todas las liquidaciones de documentos que no tienen fondos en el siguiente periodo mas aquellas que ni siquiera están formuladas.
• Sin fondos en el nuevo periodo: contienen el monto de todas las liquidaciones en donde la cuenta fue formulada, pero no contienen suficiente disponible presupuestario.
• Sin cuenta en el nuevo periodo: Contienen la suma de todas aquellas liquidaciones donde la cuenta no esta formulada en el siguiente periodo.

Verde: Sección de parámetros de generación.

En esta sección poder ver varios elementos que vamos a ir explicando uno a uno, el primero es el origen de los datos, entre ellos tener los siguientes:

• Compras (Egresos): Este origen de datos representa el ciclo normal de egresos, es decir Solicitudes de compra, ordenes de compra y Facturas del modulo de cuentas por Pagar, siempre que la cuenta sea una cuenta de Egresos, generalmente configurada como una 0005.
• Compras (inversión): Este origen de datos es el mismo que el anterior, pero de una cuenta de inversión, en algunas implementaciones se tienen una cuenta que contablemente es una cuenta de Activo y presupuestariamente una cuenta de Egresos, por lo general es una 0007.
• Compras (Otros): Igual que los dos casos anteriores, son los documentos del ciclo de egresos, es decir modulo de compras y cuentas por pagar en donde la cuenta del ítem de compra no se una cuenta de egresos, ni una cuenta de inversión, por ejemplo una cuenta 0008 que contablemente es un pasivo, pero presupuestariamente es un Egreso, utilizada para amortización de pasivos.
• Gastos Empleado: Representa los anticipos y liquidaciones provenientes del modulo de Gastos empleados.
• Interfaces: Representa todos aquellos movimientos de sistemas externos que se interrelacionan con el ERP vía interfaces.
• Nomina: Contienen las nominas generadas, pero no confirmadas del periodo anterior, o pago de deducciones, cargas y rentas, generalmente de nominas de diciembre que se cancelan en enero.
• Solicitud de Pago: Solicitudes de pago manual, que fueron aprobadas, pero no se realizo el pago respectivo.

Ahora bien, cada uno de los siete orígenes de datos, pueden ser liquidados dependiente del tiempo presupuestario en que se encuentren, los mismos se explican a continuación.

• Reservas: Algunas instituciones le llaman pre-compromisos, en caso de compras, serian sinónimo de solicitudes de compra, en el caso de Gastos empleados, serian sinónimo de anticipos de viáticos o valen de caja chica.
• Compromisos: son aquellos documentos que ya existe un compromiso con un tercero, en el caso de compras, seria sinónimo de Ordenes de compra, en el caso de gastos empleados, serian sinónimo de Liquidaciones de viáticos o liquidaciones de vales de caja chica.
• Devengos: son todos los compromisos devengados, en el caso de compras, serian todas aquellas facturas digitadas, aplicadas, con el recibido conforme, pero que no fueron canceladas, en el caso de nómina, serian las nominas finalizadas, pero que no confirmaron el pago del salario liquido o no han realizado el pago de la CCSS que se realiza hasta el siguiente mes.

Una vez que se selecciona el origen de los datos y el tipo de presupuesto en el que están los documentos que se desean liquidar, se deben elegir el tipo de liquidación que se quieren hacer, a continuación, se enumera las diferentes formas de liquidar:

• No liquidar: Si se selecciona esta opción, no se tomarán en cuenta para la liquidación presupuestaria actual, esto no quiere decir que los documentos son desechados, simplemente no serán tomados en cuenta en la presente liquidación, si se realizan liquidaciones futuras y este parámetro cambia, los documentos estarán disponible para liquidar.
• Si hay fondos Suficientes: Los documentos son tomados en cuenta, pero podrá ser liquidados únicamente si cuentan con disponible presupuestario en el siguiente periodo.
• Aumenta presupuesto: Los documentos son tomados en cuenta, y podrán ser liquidados aun cuando no cuentan con recursos suficientes en el siguiente periodo, es decir los documentos son liquidados y el monto de dichos documentos aumenta el presupuesto del siguiente periodo, en empresas estatales, esta opción aparece deshabilitada, dado que no es permitido esta práctica.
• Liquidar sin pasar: esta opción permite liquidar documentos para darle continuidad al siguiente periodo, pero afectando el periodo anterior, esto es un practica normal por ejemplo en la municipalidad de Costa Rica, en donde las mismas tienen 6 meses para gastar aquellos compromisos adquiridos en el periodo anterior, consumiendo presupuestario del periodo anterior, así mismo algunas otras instituciones de gobierno se les permite darle continuidad a los compromisos devengados, consumiendo presupuesto del periodo anterior, es decir a las facturas de proveedores que ya poseen un recibido conforme, pueden ser pagadas en los dos primeros meses del año, consumiendo el periodo anterior.

Morado: Sección de documentos a liquidar

En esta nueva sección tenemos a nuestra disposición 4 tabs, los cuales vamos a ir viendo uno a uno.

• Resumen: En esta sección se brinda un resumen de las cuentas a liquidar, la oficina que se afectará, el disponible anterior, cada uno de los movimientos que se afectan y el disponible a generar y como resultado una ultima columna que indica si existen algún problema en dicha cuenta. Si la línea aparece en rojo, quiere decir que no cuenta con las condiciones para poder ser liquidada. Si a la par de la cuenta aparece una cuenta entre paréntesis, quiere decir que la cuenta sufrirá un cambio, esto se vera a mas detalle en el tab de modificación de cuentas.
  En el caso de que se seleccionará “Liquidar sin pasar” explicado anteriormente, el disponible puede quedar negativo y en el resultado aparece una leyenda indicando que dicha validación no aplica, dado que afecta presupuesto del periodo anterior.

• Documentos a Liquidar: en el tab de Documentos a liquidar se encuentran todos aquellos documentos que se revalidaran, si alguno de ellos no se desea darle continuidad, se marca y se pulsa el botón de excluir, de esta manera no será migrado en la presente liquidación, pero quedara disponible para futuras liquidaciones, esto permite liquidar poco a poco los documentos, dependiendo de las necesidades y el disponible presupuestario.

• Documentos excluidos: El tab de Documentos excluidos es contrario al anterior, en el se visualizan todos aquellos documentos que no va a ser liquidados, si alguno se desea liquidar, solo se deben marcar y pulsar el botón de incluir.

• Modificación de cuentas: La opción de modificación de cuentas nos permite cambiar la estructura programática de un periodo a otro, esto es muy útil, dado que muchas veces las cuentas cambian su fuente de financiamiento o por ejemplo para ser cubiertas con superávit. Lo que se debe hacer es seleccionar la cuenta Actual siendo esta la cuenta del periodo presupuestarios inmediatamente cerrado y seleccionar la cuenta nueva, siendo esta la nueva cuenta formulada.

Ahora ya estas listo para ejecutar el proceso de liquidación presupuestaria, solo debes seguir estos tres pasos:

1. Seleccionar los orígenes de datos, los tiempos de presupuesto y la manera de liquidar, estos tres conceptos los explicamos anteriormente, una vez seleccionar esto, pulsas el botón de generar liquidación.
   
   
2. Posterior a ellos debes incluir y excluir documentos hasta lograr el objetivo esperado, si deseas liquidar pocos documentos, puedes pulsar el botón de excluir todo y luego incluir los documentos deseados, además si tienen cuentas en rojo, puedes apoyarte con el cambio de cuentas que se explicó anteriormente.
   
   
3. Una vez que estamos listos, pulsamos el botón de Aprobar Liquidación, esto generará el NAP de liquidación y te lo mostrará en pantallas para su respectiva validación.