Registro de Facturas de Cuentas por Pagar

Se ingresa al modulo de cuentas por pagar, se selecciona la opción de registro de facturas, se crea el encabezado y las líneas de detalle, posteriormente se acciona el botón de aplicar, lo cual envía la factura a un proceso de revisión y aplicación en la opción de aplicar facturas.

1. Se ingresa al módulo de Cuentas por Pagar, se debe buscar la opción Registro de Facturas, si no lo tiene disponible, debe solicitar los permisos para que le asigne esta opción.

2. Cuando se ingresa en la opción, el sistema muestra una lista con las facturas o registro de cuentas por pagar en elaboración.

3. Al seleccionar este registro, se puede ver la información, o bien eliminarla si no se requiere, siempre y cuando este registro no se haya aplicado, lo podemos borrar de la tabla de trabajo. La parte superior de esa pantalla permite filtrar para buscar un registro específico, si se tienen muchas facturas o registros. Se puede indicar el documento (el número de la factura), el usuario, la fecha, el dato que se disponga y se presiona el botón de filtrar que se encuentra a la derecha. Se pueden cambiar los filtros o bien buscar con el paginador, hasta encontrar el registro que se requiere.

4. En la parte inferior , se puede visualizar, unos botones, los cuales nos permiten realizar ciertas acciones.

• El botón de "Aplicar", permite aplicar varias facturas de forma masiva, únicamente se deben de seleccionar las facturas que se requieren aplicar, haciendo check sobre los registros en la parte de la izquierda y se ejecuta el botón de aplicar. Cuando se realiza el proceso de aplicación el sistema genera el asiento contable respectivo, tomando las cuentas del detalle, generalmente Gasto, Inventario o Activo (Debito), contra la cuenta por Pagar ligada al Socios de Negocios (Credito).
• El botón de "Nuevo", permite iniciar el registro de una factura nueva, lo redirige a un formulario para iniciar el registro del encabezado.
• El botón de "Importar Facturas" permite cargar de forma masiva facturas.
• El botón de "Importar tránsito" es de uso particular en empresas que transformen materiales, por lo que actualmente es de muy poco uso.
• El botón de "Reporte" lo redirige a un reporte para filtrar y visualizar o descargar un listado de facturas pendientes de aplicar, en otras palabras en estado "En preparación".
• El botón de "Imprimir trámite" permite generar un comprobante del proceso que se tiene en edición.

Otro dato importante del encabezado, es que hay elementos como las retenciones que se deben de seleccionar, pero que quedan a criterio del usuario si es requerido o no. Hay políticas o reglamentos que determinan variaciones donde aplica o no la retención del pago.

5. A como se mencionó en los datos de ingreso, los elementos más importantes en el registro de la factura son: el documento, es el identificador de ese registro, el tipo de transacción indica si es un registro de crédito o débito,  los tipos de transacción que se muestran son todos los de tipo créditos, así como el proveedor ya que si deseamos asociar órdenes de compra estas deben ser el mismo proveedor del encabezado así como el mismo tipo de moneda. Cuando se tiene el encabezado listo, se procede a agregarlo haciendo clic en el botón "Orden Compra".

Al hacer clic en el botón "Orden Compra" se presenta una ventana con la lista de órdenes de compra con varias columnas:

• Número de orden de compra.
• Descripción de la orden de compra.
• Garantía activa, si el ícono que se presenta es color verde significa que la orden de compra tiene una garantía activa, de lo contrario se muestra un ícono en forma de “X” en color rojo. Si existe garantía, al hacer clic sobre el ícono se presentará la información de la garantía. Esta columna se presenta si el parámetro: "Validar vigencia de la garantía en el registro de documentos" se encuentra activo. Para activar el parámetro se debe:

1 - Ir a Inicio > SIF > Administración del Sistema en la sección de "Parametrización" hacer clic en "Parámetros Adicionales"

2 - Activar la opción "Validar vigencia de la garantía en el registro de documentos"

3- Hacer clic en el botón "Guardar"

• Proveedor
• Fecha de la orden de compra
• Moneda
• Total de la orden de compra.

Los campos de total y subtotal se van a ir llenando conforme se vayan agregando líneas de factura al detalle.

Las línea de detalle de la factura se pueden agregar o quitar la cantidad de veces que sean necesarias, y de manera automática actualiza el subtotal y total. Para eliminar la línea se debe hacer clic en el botón X al final de la línea.

6. Al finalizar de registrar el encabezado y las líneas de detalle, se procede a "Aplicar". Con esto queda aplicada la factura.

Si se utilizara la opción de Registro de Facturas por Usuario, el sistema presenta un botón de "Enviar a Aplicar", y queda en espera de que alguien más revise la información del documento y proceda a aplicarlo de forma definitiva.

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