Definición de Trámites de Sapiens
Resumen
Un trámite de autogestión es el flujo de aprobación de una solicitud que realiza un empleado, durante este proceso la petición podrá ser analizada y en base a esa revisión podrá ser aprobada o rechazada.
Esta función permite configurar un trámite de aprobación y establecer uno o varios responsables de aprobar o rechazar la solicitud. Las solicitudes que se realizan desde autogestión normalmente implican la generación de una acción de personal como la acción de personal de disfrute de vacaciones, permisos, entre otras.
Detalle de Información Solicitada
Para definir un trámite, el sistema solicita la siguiente información:
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Tipo de trámite | Tipo de trámite, existen varios tipos en este caso se usa "Acciones de Personal" para trámites que se presentan en la Configuración de Acciones de Personal de Autogestión, y en otros procesos que implican un flujo de aprobación. |
| Nombre del trámite | Nombre que se usará para el trámite a configurar, por ejemplo: "Vacaciones Autogestión." |
| Descripción del trámite | Es una descripción corta del trámite, por ejemplo: "Solictud de Vacaciones desde Autogestión" |
Documentación detallada | Es una explicación del trámite, se puede agregar de forma opcional. |
| Flujo de trámite | Para configurar el trámite es necesario tener claro cuál es el flujo de aprobación. Se debe conocer de previo cuál es la jerarquía de aprobación a seguir y quienes son los actores responsables de aprobar. El siguiente es un ejemplo de flujo de aprobación que se puede configurar:
En este ejemplo se definen 2 niveles aprobación: el de la jefatura o autorizador inmediata del solicitante, la oficina de recursos humanos. |
| Elementos del flujo del trámite | |
Inicio | Símbolo que representa el inicio de la solicitud de un trámite. Un trámite solo puede tener un elemento de inicio.
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| Aprobado | Símbolo que representa la aprobación final de un trámite. Un trámite solo puede tener un elemento de aprobación final.
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| Rechazado | Símbolo que representa el final de un trámite rechazado. Un trámite solo puede tener un elemento de final de rechazo.
|
| Transición | Representa por una línea que relaciona una actividad con otra, un trámite puede tener varias transiciones.
|
| Actividad | Nivel de aprobación donde pueden participar uno o varios actores de diferentes tipos, se representa por una caja azul.
|
| Actores | Los actores se definen en cada actividad del trámite, son los responsables de aprobar o rechazar un trámite. El sistema permite asignar actores por usuario, por jefatura de centro funcional y/o por rol del sistema. |
| Lista de Procesos Relacionados |
|---|
| Configuración de Autogestión |
| Configuración de Acciones de Personal de Autogestión |
Descripción del Proceso
El proceso consiste en crear la definición de un trámite, publicar un trámite, hacer la reapertura de un trámite, retirar o inactivar un trámite, y borrar la definición de un trámite.
Para efectos de esta ayuda se detalla la configuración de la definición de trámites relacionada a los actores que participan en el proceso de aprobación o rechazo de un trámite.
Guía Rápida de Usuario
A continuación se presenta el paso a paso para configurar los actores responsables de aprobar o rechazar un trámite de autogestión existente.
1 - Para crear el trámite de aprobación ingrese al sistema y diríjase a Inicio > Sapiens > Parámetros RH hacer clic "Definición de Trámites"
2 - Se presenta la lista de trámites, se debe hacer clic sobre el trámite que se va a verificar.
3- El sistema presenta un gráfico con los elementos del flujo del trámite.
4 - El gráfico representa el flujo de aprobación y rechazo del trámite.
5- Se debe hacer clic actividad sobre la actividad como se señala en la siguiente imagen:
6- Se presenta la siguiente ventana con la información de la actividad seleccionada.
7 - En esta ventana se presenta la lista de responsables de aprobar o rechazar la actividad del trámite. Es posible agregar o borrar responsables en una actividad del trámite al hacer la reapertura de la definición. En la pestaña "Recientes" es posible colocar como responsable de la actividad al jefe del centro funcional, autorizadores y otros, solo se debe hacer clic en el botón " + ".
8 - Al realizar el paso anterior se refleja en le lista el responsable de la actividad (Una actividad puede tener uno o varios responsables por jefatura, por usuario, por centro funcional o por rol del sistema)
9 - Para agregar el responsable por usuario se debe hacer clic en la pestaña "Usuarios" y hacer clic sobre el botón " + " en el usuario que será responsable. Es posible buscar el usuario digitandolo en el campo "Buscar".
10 - Para agregar el responsable por centro funcional debe hacer clic en la pestaña "Centro Funcional" y hacer clic sobre el centro funcional deseado.
11 - Para agregar el responsable por rol del sistema debe hacer clic en la pestaña "Rol del Sistema" y hacer clic sobre el botón " + " del rol que será responsable. Es posible buscar el rol digitándolo en el campo "Buscar"
12 - Una verificada la información de los responsables de la actividad actividad, se debe hacer clic en "Aplicar" y/o en "Cerrar".
13 - Cuando la actividad tiene responsable(s) configurado(s) se presenta un ícono blanco sobre la actividad:
