Cierre de Mes Contable
Descripción del Proceso
El proceso de cierre mensual dentro de su procesamiento, genera una serie de verificaciones y afectaciones contables que garantizan que el cierre del mes quede debidamente realizado. Como parte de las verificaciones realizadas en el momento que el usuario aplica el cierre, está la verificaciones de que no existan asientos contables pendientes de aplicar.
Una vez que se garantiza que no existan asientos pendientes de aplicar, se inicia un proceso que toma los saldos de las cuentas contables y hace el cálculo del saldo final para posteriormente indicar este saldo final como saldo inicial del nuevo mes.
Una vez finalizado el proceso de cierre, el sistema hace la variación de los parámetros de control del periodo y mes contables, a efectos de que el ERP quede debidamente preparado para comenzar la operación en el nuevo mes (Ejemplo: Si el sistema se encuentra en 2018-01, al finalizar el proceso de cierre, se varían los parámetros del periodo y mes contable en: 2018-02)
Finalmente, existe una funcionalidad que permite al usuario la configuración de asientos contables recuerrentes dentro de la pantalla principal de este proceso. Los asientos recurrentes, competen a movimiento contables que se deben generar todos los meses por algún registro de un gasto fijo o alguna particularidad del negocio (Ejemplo: Las amortizaciones de gastos diferidos, como sería por ejemplo el pago de un seguro)
A continuación se detalla de manera gráfica el proceso:
Guía Rápida de Usuario
PASO 1
El primer paso para poder llevar a cabo el cierre contable ya sea mensual o anual, consisten en ingresar al módulo de contabilidad general y posteriormente dirigirse a la opción del sistema denominada: Cierre de Mes Contable.
PASO 2
Una vez que se ingresa en la pantalla que permite al usuario realizar el cierre contable, el sistema muestra en la parte superior de la pantalla a manera de información, el perioro y mes en el que se encuentra la contabilidad para efectos del sistema (El periodo y mes contable no necesariamente son iguales al periodo y mes calendario actual).
Seguidamente, existe un botón denominado: Procesar Cierre de Mes, que permite iniciar el proceso de cierre y a su vez corresponde al disparador de todas las actividades documentadas en la sección anterior.
Finalmente, dentro de la misma pantalla de cierre y a manera informativa, se despliega en la parte inferior de la pantalla, un listado de los asientos contables que se encuentran configurados como asientos recurrentes dentro de la aplicación. Cabe destacar que los asientos recurrentes, constituyen asientos que normalmente son generados de manera automática todos los meses, ya que representan por ejemplo un gasto diferido o alguna condición que hace que se tengan que registrar estos movimientos cada mes, y con el fin de no tener que incluir un asiento contable cada mes de forma manual por parte del contador, esta funcionalidad garantizan que una vez cerrado el mes contable, se generen estos asientos contables de forma automática en el siguiente periodo.
PASO 3
Como último proceso del cierre contable, una vez que el usuario hace click en el botón y el sistema termina de generar el cierre contable, nuevamente se vuelve a recargar la misma pantalla, sin embargo, el periodo y mes contable ya deben haber variado por el siguiente mes. (Ejemplo: Si la pantalla mostraba inicialmente 2018-9, al finalizar el cierre y recargar la pantalla nuevamente, la aplicación muestra 2018-10 indicándole con esto al usuario final, que ya el proceso completo ha sido realizado de manera exitosa).
En caso de que se presente cualquier situación que no permita realizar el cierre contable, el sistema muestra mensajes de alerta indicando la situación presentada para que se lleven a cabo las respectivas acciones por parte del usuario y entonces pueda proceder con el cierre nuevamente.