Administración de Anexos
Descripción del Proceso
El proceso consiste en que una vez Creado el Anexo en Excel, se debe cargar en el sistema, para eso es necesario crear un registro del anexo y cargar el archivo con SOINanexos, después se debe activar el archivo de anexo, y después guardar en la base de datos el anexo.
Guía Rápida de Usuario
A continuación se presenta el paso a paso para crear un anexo.
1 - Ingresar a Inicio > SIF > en la sección de Sistema Integral Financiero > hacer clic en Anexos Financieros > en la sección de Manejo de Anexos hacer clic en "Administración de Anexos".
2 - Se presentará una pantalla con la lista de anexos existentes, si no se han creado anexos la lista se presentará vacía.
3 - Hacer clic en el botón "Nuevo" que se encuentra al final de la lista, y se presentará el formulario con el detalle de la información solicitada explicada en esta ayuda.
4 - Completar el formulario y hacer clic en el botón "Guardar" sin activar la opción Copiar anexo. La opción copiar anexo se usa para crear un anexo a partir de otro existente.
5 - Se presenta la pantalla con las cejillas de Anexo, Celdas, Permisos, Empresas sin información.
6 - Hacer clic en el botón "Cargar con SOINanexos", el sistema descarga un archivo con extensión .xls, y presenta las siguientes indicaciones que deben seguirse:
1. Escoja la opción Open o Abrir en la pantalla de Download o Descargar Archivo SoinAnexosOPs.xls
2. Escoja en Excel el Workbook que corresponda al Diseño del Anexo que desea cargar
3. Utilice en Excel la opcion Guardar Diseño de SOINanexos para cargar el Diseño del Anexo
4. Presione OK cuando termine el Proceso en Excel de Guardar el Diseño del Anexo
Nota: para poder abrir el SoinAnexosOPs.xls se requiere que esté instalado y esté activo el Add-ins/Complementos SOINanexos.xla en Microsoft Excel
7 - Se debe de abrir el archivo del Anexo que se creó con anterioridad y se presiona el botón SOIN Anexos, que se encuentra en la barra.
8 - Se debe hacer clic en el botón “Guardar Diseño” que se encuentra en la pantalla anterior y luego presionar el botón de YES en el mensaje que se despliega.
9 - Una vez guardado el anexo se vuelve a la aplicación y se debe de presionar OK en el mensaje, para poder continuar con la parametrización del anexo.
10 - Se presenta la pantalla en la cejilla Anexo con el nuevo anexo cargado.
11 - Hacer clic en la cejilla Celdas para configurar las celdas del anexo.
Se muestra la información de las columnas que se nombraron en el archivo en Excel. En la primera columna esta el nombre de la hoja, la segunda columna es el nombre de la columna-fila que se nombro en el archivo, la tercera columna es el número de fila, la cuarta columna es el número de columna, la quinta columna es el estado en que se encuentra el campo (este puede ser: Hoja, o Ya Definido, más adelante se explicará el significado de cada uno), la sexta columna tendrá un Si, si contiene una cuenta y No si tiene otro valor diferente a una cuenta, la sétima columna va a mostrar el valor que va a mostrar el campo en el anexo y la octava columna muestra el origen de donde se va a tomar el valor a mostrar.
La columna de Estado puede tener estos valores:
- Hoja: todavía NO se ha definido el valor que va a mostrar.
- Ok: que YA se le definió el valor que va a mostrar.
Para definir el valor que va a mostrar el campo del anexo se debe hacer clic sobre el registro deseado en la lista de celdas que se presenta.
Se presenta una pantalla que presenta los siguientes campos a configurar:
- Rango: campo no editable. Es el nombre del rango en el archivo de Excel.
- Concepto: es el valor que se va a mostrar en el anexo, puede ser uno de la lista ó una variable creada en el catalogo (Ver valores en: Conceptos de cálculo de Anexos Financieros).
- Origen: es el grupo de donde se va a tomar el valor
- Presentar resultado en negativo: significa que el valor se multiplicará por -1 para cambiar el signo original del valor.
- Mes Relativo Atrás:
- Combo de Mes: se especifica un mes particular
Si el campo del anexo tiene un concepto que contenga un saldo, un débito, un crédito, un presupuesto o un movimiento, es necesario especificarle la cuenta (o la homologación) de donde va a sacar el monto a desplegar. Por eso luego de agregar la información anterior se va a desplegar los campos que se deben llenar con los datos de la cuenta.
12 - Hacer clic sobre la cejilla Permisos
En esta sección, es donde se agregan los diferentes permisos que van a tener los usuarios del anexo.
Los permisos se le pueden dar a un usuario del sistema, seleccionando de una lista, o a una persona específica, ingresando su nombre y su Email para posteriormente enviarle la clave de acceso al sistema. Los permisos que se le pueden dar son:
- Editar el anexo y sus cuentas, en administración de Anexos.
- Calcular y refrescar Anexo Calculado.
- Distribuir el Anexo Calculado.
- Recibir una copia del Anexo Calculado.
- Consultar el resultado del Anexo Calculado.
13 - Hacer clic sobre la cejilla Empresas
En esta sección se listan las empresas de la compañía, para seleccionar aquellas que pueden tener acceso al anexo especificado. Solo se van a mostrar las empresas que trabajan en una misma base de datos.