Socios de Negocios
Resumen
Los Socios de Negocio son aquellos que tienen una relación contable con la institución. Existen dos tipos de socios de negocio:
Beneficiarios: Todos aquellos a los que la empresa les gira dinero por medio de cheques o transferencias.
Proveedores: Todas aquellas personas o instituciones que le venden algún servicio, artículo o activo fijo a la empresa.
Detalle de Información Solicitada
A continuación, se describen los datos solicitados.
Datos Generales
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Número de Socio | Número asignado al Socio de Negocio, este número puede ser un dato interno de la empresa o se puede utilizar la cédula física o jurídica del socio |
| Fecha | Corresponde a la fecha en la que se registro el socio de negocio |
| Tipo de persona | Es una lista desplegable donde se indica que tipo de persona se va a registrar en el sistema. Las opciones a elegir son:
|
| Identificación | De acuerdo a lo seleccionado en tipo de persona, se registra la identificación, esta identificación esta asociada a una máscara de ingreso de datos para que se pueda validar la integridad de los mismos |
| Identificación Adicional | En caso de requerirse, se puede agregar una identificación adicional a la ingresada anteriormente |
| Los socios de negocios no pueden ser eliminados una vez que esten asociados a un proceso, por lo que si se desea que estos no se relacionen a más procesos se pueden inactivar | |
| Cliente corporativo | Este check le indica que el socio negocio a registrar corresponde a un cliente corporativo, es decir un socio que se utiliza en representación de una empresa o asociación |
| Inter Company | El ERP permite manejar una cuenta maestra, y varias empresas asociadas a dicha empresa, el check de inter company permite que aunque este socio de negocio se cree en una empresa determinada pueda ser usado en todas las empresas asociadas a la cuenta maestra |
| Razón Social | En este campo se ingresa el nombre de la empresa o persona que se esta registrando |
| Grupo Socio de Negocios | El ERP permite crear grupos de socios de negocios, de modo que se le facilite a la empresa la agrupación de los mismos, este campo permite dicha agrupación |
| Nombre Comercial del Proveedor | Existen empresas que manejan un nombre comercial diferente al de razón social, en este campo se puede registrar este nombre. Por ejemplo Mc Donald´s es el nombre comercial y Arcos Dorados el nombre de la empresa |
| Empresa a la que pertenece | Como se explico anteriormente el ERP puede manejar varias empresas asociadas a una cuenta maestra, como se puede definir que un socio aparezca en varias, se puede definir que un socio aparezca solo en una. |
| Código Socio en Sistema Externo | El sistema tiene la funcionalidad de integrarse con otros sistemas, en caso de que se requiera se puede definir un código de socio de negocios externo para el uso de dichas integraciones |
| Socio Relacionado | Cuando existen clientes corporativos, se puede indicar un socio de negocios al que este relacionado |
| Certificado ISO | Indica que el socio de negocio cuenta con certificacion ISO |
Medios para recibir notificaciones | |
| Atención a | En caso de requerirse una carta, este campo indica a quien debe dirigirse |
| Dirección 1 | Dirección principal del socio de negocio |
| Dirección 2 | Dirección opcional o secundaria del socio de negocio |
| Ciudad | Ciudad al que pertenece la dirección principal |
| Estado | Estado al que pertenece la dirección principal |
| Código Postal | Código postal de la dirección principal |
| País | País al que pertenece la dirección principal |
| Teléfono | Teléfono para contactar al socio |
| Fax | Fax para contactar al socio |
| Correo electrónico | Correo para contactar al socio |
| Estado Socio de Negocios | Indica si esta activo |
| Idioma | Idioma que maneja el socio de negocio |
Información Crédito/Ventas
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Ventas | |
| Vencimiento para Ventas | Cantidad de días para que el vencimiento de ventas |
| Plazo de Crédito | Cantidad de días otorgados para la solicitud de un plazo de crédito |
| Aplica Renta | Indica si las ventas realizadas por ese socio de negocio aplica renta |
| Información de Crédito | |
| Lista de Precios | Indicar si el socio de negocio trabaja con una determinada lista de precios |
| Límite Crédito | El sistema permite dar crédito a los socios de negocio, en esta sección se define el monto máximo para dar dicho crédito |
| Moneda | La moneda en la que se definirá el límite de crédito |
| Cobrador Asignado | Funcionario encargado de cobrar |
| Vendedor Asignado | Funcionario encargado de realizar ventas |
| Ejecutivo de Cuenta Asignado | Funcionario encargado de la cuenta |
| Compras | |
| Vencimiento para Compras | Cantidad de días que indica el vencimiento de compras |
| Plazo de Entrega | Cantidad de días que indica el plazo de entrega de las compras realizadas a este proveedor |
| Nombre para Pagos en Tesorería | Nombre utilizado para el pago que se realiza en tesorería |
| Retención | Permite seleccionar la retención por defecto y única para un socio de negocios en el proceso de facturas de cuentas por pagar y en solicitudes de pago. Existen dos opciones generales en el selector de retenciones: A) No restringuir: Mantiene la funcionalidad normal del sistema donde el usuario escoge la retención a partir del selector correspondiente en el proceso de las facturas y solicitudes de pago. B) Selección de una retención específica: El selector muestra la lista de las retenciones disponibles del sistema, configurable en el catálogo Retenciones - Administración del Sistema. Si el usuario marca una retención por defecto el sistema no permitirá escoger otra retención distinta de la indica en el registro de Registro de Facturas de Cuentas por Pagar y en el proceso de solicitudes de pago manuales. |
Información contable
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Este socio es proveedor de la empresa | Indica si el socio seleccionado es tipo proveedor |
| Concepto pago a terceros por omisión | Concepto de pago utilizado para realizar pagos al proveedor |
| Concepto predeterminada para cuentas por pagar | Concepto de gasto utilizado para realizar los pagos al socio de negocio |
| Transacción CP | Indica la transacción utilizada en el modulo de cuentas por pagar |
| Cuenta Financiera | Indica la cuenta financiera utilizada en las cuentas por pagar |
| Este socio es cliente de la empresa | Indica si el socio seleccionado es tipo cliente |
Contactos
En caso de que el socio de negocio sea una empresa, se puede tener uno o varios contactos, estos se ingresan esta sección
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Nombre | Nombre de la persona de contacto |
| Tipo de Identificación | Indica el tipo de identificación de la persona de contacto, puede ser nacional o extranjero |
| Identificación | Identificación del contacto |
| Fecha | Fecha de ingreso del contacto |
| Correo electrónico de contacto del socio de negocio | |
| Teléfono | Teléfono del contacto de la empresa |
| Fax | Número de teléfono del fax de la empresa |
| Area del Contacto | Departamento al que se puede llamar para contacto directo |
| Representante Legal | Nombre del representante legal de la empresa |
| Dirección | Dirección de la empresa |
| Acreditado para presentar ofertas | Nombre del representante o vendedor |
| Propietario de Acciones | Indica si el vendedor es propietario de acciones |
Documentos
Permite adjuntar documentos relacionados al socio de negocios, por ejemplo un escaner de la tarjeta de presentación
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Descripción | Pequeña explicación del documento |
| Nombre Archivo | Nombre corto que describa el documento |
| Archivo | Archivo a adjuntar |
Clasificación general
Las clasificaciones corporativas corresponden a una agrupación que se realiza para identificar el grupo de socios de negocios utilizado en los reportes, como se indica esto es para cuando se trabaja con corporaciones, en caso de que sea una única empresa, se crea una única clasificación y se asocian todos los socios de negocio a esta
Calificaciones
Si el socio de negocio es proveedor y participa en un concurso y se registra en el sistema
Cuentas destino para pago
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Cuenta Bancaria | Cuenta bancaria SINPE a la que se le va a depósitar los pagos |
| Moneda | Moneda en la que se encuentra la cuenta |
| Tipo | Selecciona si la cuenta es corriente o de ahorros |
| Banco | Banco emisor de la cuenta |
| Código Interbancario | El sistema permite trabajar con varios códigos interbancarios para el manejo de depósitos y transferencias, se debe escoger uno y configurar así todos los socios de negocios. La aplicación maneja IBAN ABA SWIFT Actualmente todos nuestros clientes y por regulación nacional manejan IBAN |
| Nombre del Banco | Nombre del banco emisor |
| Dirección | Dirección del banco emisor |
| Ciudad | Ciudad del banco emisor |
| País | País del banco emisor |
| Teléfono | Teléfono del banco emisor |
| Instrucciones | En caso de requerirse algún tipo de instrucción al realizarse el depósito |
| Default | Un socio de negocios puede tener varias cuentas, sin embargo solo una será sugerida en el sistema para realizar los pagos, que es la que tiene el check de default seleccionado |
Guía Rápida de Usuario
A continuación se describe el paso a paso para crear un socio de negocio
1 - Ingresar al sistema e ir a Inicio > SIF > Administración del Sistema en la sección de Socios de negocios hacer clic en "Socios de negocios"
2 - En caso de que el socio de negocio que se desee agregar sea nuevo se debe dar clic en el botón "Nuevo" que esta en la parte inferior de la pantalla. Para ver un socio de negocio ya existente se debe buscar entre la lista que despliega la pantalla inicial, se puede hacer uso de los filtros de la parte superior de la lista para encontrar con mayor facilidad el socio de negocio.
3 - Al hacer clic en el botón "Nuevo" se despliega la pestaña de "Datos Generales", se debe ingresar la información solicitada y hacer clic en el botón de "Agregar". Una vez que se registra la información aparecen los otras pestañas adicionales.
4 - Las pestañas adicionales que se presentan son:
- Información Crédito/Ventas
- Información Contable
- Contactos
- Documentos
- Clasificación general
- Calificaciones
- Cuentas Destino para pago
5 - Para agregar información adicional se debe hacer clic sobre la pestaña correspondiente, realizar los ajustes y hacer clic en el botón "Modificar" o "Agregar" según sea el caso.