Centros Funcionales (Estructura Organizacional)
Resumen
Los centros funcionales permiten organizar las dependencias de la institución, es posible establecer que una plaza existente pertenece a un centro funcional. Los centros funcionales son usados como unidad organizativa y como centros de costo que pueden estar asociados al presupuesto y los puestos de la empresa. Una plaza puede tener un centro funcional organizacional que permite saber la jerarquía de la plaza, y al mismo tiempola plaza puede ser contabilizada en un centro funcional de costo, que establece donde se contabiliza una plaza y los gastos asociados.
Detalle de Información Solicitada
Los centros funcionales almacenan demasiada información de los diferentes ámbitos que manejan, por lo que para mayor comprensión del usuario esta información se divide en tabs. A continuación se describe la información contenida en cada uno de estos:
Datos Generales
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Código | Identificador alfanumérico con el que se identifica a un centro funcional |
| Descripción | Nombre del centro funcional |
| Oficina | Oficina a la que pertenece el centro funcional |
| Departamento | Departamento al que pertenece el centro funcional |
| Centro Responsable | En caso de que este centro funcional dependa de otro centro funcional o sea hijo de otro centro funcional, en este campo se indica de quien depende |
| Plaza Responsable | En este campo se indica cuál de las plazas responsables existentes es la que se hará responsable del centro funcional, normalmente es la plaza de la jefatura del centro funcional |
| Usuario Responsable | En este campo se indica quien es el responsable del centro funcional, normalmente se indica la plaza o el usuario responsable |
| Comprador | Se indica el usuario responsable de aprobar las compras del centro funcional |
| Corporativo | Indica si el centro funcional va a trabajar a manera corporativa. El ERP puede manejar varias empresas, al dar clic en este check el centro funcional esta habilitado en todas ellas. |
| Activo | Indica que el centro funcional esta disponible para ser utilizado en diferentes procesos |
Cuentas
En esta sección se definen las mascaras de las cuentas indicadas, entiéndase por mascara el formato que debe llevar la cuenta.
El ERP arma automáticamente cuentas, con complementos de gastos, estos complementos + la mascara indicada deben formar la cuenta de gasto
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Cuenta de Gasto Auxiliar Planillas | Se define la máscara para la cuenta de gasto auxiliar de planillas |
| Cuenta de Gasto o Compras de Servicios | Se define la máscara para la cuenta de gasto o compras de servicio |
| Cuenta de Gasto por Consumo de Inventario | Se define la máscara para la Cuenta de Gasto por Consumo de Inventario |
| Cuenta de Inversión o Compras de Activos Fijos | Se define la máscara para la Cuenta de Inversión o Compras de Activos Fijos |
| Cuenta de Gasto por Depreciación de Activos Fijos | Se define la máscara para la Cuenta de Gasto por Depreciación de Activos Fijos |
| Cuenta de Ingresos por Retiro de Activos Fijos (cuando no hay Motivo de Retiro) | Se define la máscara para la Cuenta de Ingresos por Retiro de Activos Fijos |
| Cuenta de Gastos por Retiro de Activos Fijos (cuando no hay Motivo de Retiro) | Se define la máscara para la Cuenta de Gastos por Retiro de Activos Fijos |
| Cuenta de Obras en Procesos | Se define la máscara para la Cuenta de Obras en Procesos |
| Cuenta de Ingreso | Se define la máscara para la Cuenta de Ingreso |
| Cuenta de Ingreso por Patrimonio | Se define la máscara para la Cuenta de Ingreso por Patrimonio |
| Cuenta del Periodo Anterior | Se define la máscara para la Cuenta del Periodo Anterior |
| Cuenta de Comisiones (Egresos) | Se define la máscara para la Cuenta de Comisiones |
| Cuenta de Descuento | Se define la máscara para la Cuenta de Descuento |
| Cuenta de gasto por devolución | Se define la máscara para la Cuenta de gasto por devolución |
| Cuenta de gastos (activos fijos) No Recuperables | Se define la máscara para la Cuenta de gastos (activos fijos) No Recuperables |
| Cuenta de gastos (activos fijos) Recuperables | Se define la máscara para la Cuenta de gastos (activos fijos) Recuperables |
| Actividad Empresarial | Se define la fuente de financiamiento del centro funcional |
| Aplica Cuenta Transitoria para Venta a Crédito | Al marcar este check se indica que aplica la cuenta transitoria |
Autorizadores
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Autorizadores por Centro Funcional | |
| Usuario | Se selecciona el funcionario que se le asignara el rol para autorizador del centro funcional |
| Indica si el Usuario seleccionado es jefe del centro funcional | |
| Indica que no se requiere autorización para las incidencias | |
| Únicamente para aprobación de incidencias | Indica que el usuario seleccionado únicamente será utilizado para la aprobación de incidencias |
| En caso de que no se desee recibir un correo para los trámites se debe marcar este check | |
| Autorizadores para Notas de Crédito | |
| Usuario | Funcionario aprobador para notas de crédito |
Costos/Ingresos automáticos
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Ingreso | Define el ingreso el cual se va a distribuir entre otras cuentas |
| Porcentaje Total | Indica si la distribución corresponde al 100% de dicho ingreso |
| Porcentaje | En caso de no corresponder al 100%, se indica el porcentaje el cual se va a distribuir a otra cuenta |
| Centro Funcional destino | Indica el centro funcional al que se va a distribuir el dinero |
| Fecha Desde/Hasta | Indica el rango de fechas en el cual la distribución va a realizarse |
Guía Rápida de Usuario
A continuación se describe el paso a paso para crear un socio de negocio
1 - Ingresar a Inicio > Sapiens> Parámetros RH > en la sección "Estructura Organizacional" hacer clic en Centros Funcionales.
2 - Se presenta la pantalla con la lista de los centros funcionales existentes.
3 - Para agregar un nuevo centro funcional se debe hacer clic en el botón "Nuevo",
4 - Se presenta la pantalla con el formulario para agregar un centro funcional, se deben llenar los campos solicitados y hacer clic en el botón de "Agregar".
5 - Una vez que se agrega el centro funcional se presentan pestañas adicionales para registrar información adicional para el centro funcional.
6 - Las pestañas adicionales que se presentan son:
- Cuentas
- Plazas
- Autorizadores
- Usuarios
- Usuarios para tramites
- Costos Automáticos
- Ingresos Automáticos
7 - Para ingresar se debe hacer clic sobre la pestaña, completar la información solicitada y hacer clic en el botón "Agregar" o en el botón "Guardar"