Cierre de Auxiliares

Resumen

El cierre de auxiliares corresponde a un método de control de todas las operaciones que se llevan a cabo dentro de los módulos que conforman el ERP. Cada módulo dentro del producto a excepción de Contabilidad y Presupuesto, se conoce como un auxiliar, y por tal motivo, cada módulo contiene el detalle de las transacciones que competen a su campo de acción. La siguiente tabla muestra los módulos auxiliares más importantes, existentes en el producto y su afectación durante la ejecución del proceso de cierre:

Módulo	Descripción
Bancos	Representa el módulo de control de las entradas y salidas de efectivo dentro del ERP. Al momento que se genera el cierre de auxiliares, el producto toma los saldos bancarios del periodo-mes en el que se encuentra, y basado en una fórmula que toma el saldo inicial del mes, le suma los débitos y le resta los créditos, calcula el saldo final de las cuentas, mismo que representará el saldo inicial de la misma cuenta para el siguiente periodo y mes (Saldo Final = Saldo Inicial + Débitos - Créditos). Adicionalmente, para aquellas cuentas que son en dólares, de manera automática el sistema al momento del cierre, genera un asiento de revaluación, generando con esto que los valores de las cuentas se lleven a valor presente, tomando como base el tipo de cambio de la última revaluación y el tipo de cambio actual, registrando la diferencia como ganancia o pérdida cambiaria.
Garantías	Representa el módulo de control de las garantías de participación y cumplimiento que se solicitan en los procesos de contratación. En el caso del cierre de auxiliares, función de los movimientos generados por este módulo, se revaluan las garantías que están en moneda diferente a la moneda local, generando el respectivo movimiento por ganancia o pérdida cambiaria
Cuentas por Pagar	Representa las operaciones que controlan los documentos a pagar a los diferentes proveedores, así como acciones relacionadas con notas de crédito, aplicación de anticipos y consultas varias sobre cuentas por pagar. Al igual que sucede con los otros módulos auxiliares, el sistema al cierre, captura la actualidad de los documentos por pagar y revalua las afectaciones que se generaron por facturas que se encuentran en una moneda diferente a la moneda local
Inventarios	Corresponde al control y manejo de los suministros, mediante la creación de bodegas, control de entradas y salidas de inventarios y manejo de requisiciones, ajustes de inventarios entre otras operaciones que generan movimientos contables. En el momento del cierre se lleva a cabo un captura de los inventarios a final de mes y se genera un pase de información al nuevo periodo con las existencias iniciales para continuar con las operaciones.
Activos Fijos	El auxiliar de activos fijos permite el control de los bienes de la compañía, permitiendo adquirir, mejorar, trasladar o retirar bienes entre otras operaciones. En el caso del cierre de auxiliares, los saldos de los activos fijos, se capturan como quedaron al final del mes, para posteriormente trasladarlos al siguiente mes y continuar las operaciones.
Tarjetas de Crédito Empresarial	Este auxiliar tiene un comportamiento muy similar a bancos, a pesar de que su función es el control de los movimientos que se generan con tarjetas de crédito corporativas. Al momento del cierre se controlan los saldos y se revalúan los movimientos con una moneda diferente a la moneda local, generando un registro por ganancia o pérdida cambiaria según corresponda
Gasto Empleados	El auxiliar de gastos empleado es el encargado del control de los movimientos generados a partir de las solicitudes de viáticos o movimientos que se pagan mediante la caja chica de la institución. En este caso, el cierre toma los datos de final de mes y los replica al siguiente mes, para que se pueda continuar con la operación.
Cuentas por Cobrar	Representa las operaciones que controlan los documentos a cobrar a los diferentes proveedores, así como acciones relacionadas con notas de débito y consultas varias sobre cuentas por cobrar. Al igual que sucede con los otros módulos auxiliares, el sistema al cierre, captura la actualidad de los documentos por cobrar y revalua las afectaciones que se generaron por facturas que se encuentran en una moneda diferente a la moneda local

Detalle de Información Solicitada

Parámetro	Detalle
Periodo Auxiliar	Representa el periodo en el que se encuentran los módulos auxiliares de la aplicación. Normalmente corresponde al periodo actual calendario (Corresponde a un parámetro que se define en la sección de Administración del Sistema / Parámetros Generales de la aplicación)
Mes Auxiliar	Representa el mes en el que se encuentran los módulos auxiliares de la aplicación. Normalmente corresponde al mes actual calendario (Corresponde a un parámetro que se define en la sección de Administración del Sistema / Parámetros Generales de la aplicación)
Información solicitada de tipos de cambio
Moneda	Nombre de la moneda sobre la cual se está solicitando indicar los tipos de cambio de Compra, Venta y Promedio
Compra	Permite incluir el Tipo de Cambio de Compra para la moneda que corresponda
Venta	Permite incluir el Tipo de Cambio de Venta para la moneda que corresponda
Promedio	Permite incluir el Tipo de Cambio Promedio para la moneda que corresponda
Botones de Acceso a otras opciones
Tipo de Cambio Históricos	Este botón permite al usuario ingresar en un nuevo catálogo denominado Tipos de Cambio Históricos, en donde se pueden visualizar los diferentes tipos de cambio a través del tiempo
Procesar Cierre de Auxiliares	Corresponde al botón que da inicio al proceso. Una vez que el usuario presiona este botón, el sistema dispara el proceso interno de cierre y todas las actividades de forma automática

Lista de Procesos Relacionados
Cierre Contable
Cierre de Auxiliares

Descripción del Proceso

La aplicación dentro de su contexto como ERP, está conformada por dos módulos principales de control (Contabilidad y Presupuesto), por otra parte, existen una serie de auxiliares, tal como se explicó con anterioridad en cada uno de los módulos y su efecto en el cierre de auxiliares, que al momento en que se realizan las operaciones, afectan tanto la contabilidad como el presupuesto en tiempo real y en línea.

El ERP cuenta con dos controles diferentes de tiempo:

1- Se cuenta con un periodo-mes contable, mismo que le indica a la aplicación en qué periodo y mes se encuentra la contabilidad (La contabilidad puede atrasarse y cerrarse en cualquier momento del tiempo)

2- Se cuenta con un periodo-mes de auxiliares, mismo que le indica al sistema, en qué periodo y mes se encuentran las operaciones (Este periodo y mes debe coincidir con el tiempo calendario dado que las operaciones son en línea)

Basado en lo mencionado con anterioridad, si los auxiliares se encuentran en un mes específico, entonces cuando se da la operación del sistema en los diferentes módulos auxiliares, todos los asientos contables producto de esa operación, son creados dentro de la contabilidad en línea, precisamente en el mes en el que se encuentran los auxiliares (justo en el momento en que ocurren las cosas según la base de devengo contable y debido a que el presupuesto se controla con base en efectivo).

Al finalizar un mes (en este caso ejemplo: Agosto), basado en la premisa de que los registros son en línea, la institución no debería tener operación atrasada, y por lo tanto, lo que procede es cerrar los auxiliares justo el último día del mes, para que el sistema actualice los saldos a septiembre y se puedan seguir realizando las operaciones ya con periodo y mes de setiembre a partir del día 1 del mes.

Ahora bien, aunado a los anterior, la contabilidad puede estar atrasada y realizar su cierre contable en cualquier momento, ya que si la contabilidad se deja en Agosto, pero los auxiliares se encuentran en septiembre, entonces toda la operación de la institución se sigue afectando en septiembre aunque la contabilidad siga estando en Agosto. Una vez que la contabilidad realice el cierre contable el día del mes que lo desee, solo tomará en cuenta los asientos de agosto para los estados financieros y ya tendrá algunos asientos generados durante los primeros días de setiembre, mismos que pueden ser aplicados cuando la contabilidad alcance la operación de ese mes.

El siguiente gráfico describe el proceso de manera conceptual:

La imagen muestra una operación en tiempo real, en donde el periodo y mes de los auxiliares está en función del tiempo calendario, por lo que los auxiliares crean asientos en Agosto y posterior al cierre el día 31, los asientos producto de la operación siguen generándose pero en el mes de Septiembre.

Ahora bien, se ve el periodo y mes de Agosto de la contabilidad, el mismo está extendido, ya que la contabilidad inicia el 1 de Agosto, pero se cerró hasta el 15 de septiembre. En este caso, los asientos que se generaron del 1 al 15 de setiembre, no forman parte del cierre contable de Agosto, sino que se toman en cuenta hasta que el sistema se encuentre en setiembre.

Guía Rápida de Usuario

PASO 1:

El primer paso necesario para poder llevar a cabo el cierre de auxiliares, es ubicarse en la opción correspondiente que permite realizar dicho proceso. Para poder ingresar en la opción de cierre, debe dirigirse al módulo de contabilidad y seguidamente seleccionar la opción de menú denominada Cierre de Auxiliares

PASO 2:

Una vez ubicado dentro del proceso de cierre, la pantalla muestra información del periodo y mes en el que se encuentra actualmente el auxiliar y seguidamente un listado de todas las monedas que se encuentran configuradas dentro del catálogo de Monedas, que son diferentes a la moneda local. El listado de monedas contiene tres campos de inclusión de información que le permiten al usuario indicar el tipo de cambio de compra, venta y promedio por cada una de las monedas a fin de que al momento de generar el cierre, el proceso genere la revaluación de todos los movimientos en monedas extranjeras y genere el asiento contable respectivo con la ganancia o pérdida cambiaria.

Cabe destacar que la pantalla cuenta con un botón denominado: Tipos Cambios Históricos, el cual tiene como fin, cargar de forma automática los tipos de cambio del día de acuerdo a lo que indica el Banco Central, y evitar de esta manera que el usuario tenga que digitar uno a uno. Cabe destacar que este botón únicamente tiene efecto, si ya han sido cargados los datos del banco central de manera automática utilizando la interfaz con la que ya cuenta el ERP, o en su defecto de manera manual, por el funcionario encargado de mantener actualizada esta información. De no estar actualizados los tipos de cambio del día, al presionar el botón los tipos de cambio se mantendrán en cero y el funcionario encargado de realizar el cierre, deberá indicar uno a uno de manera manual en cada uno de los campos de inclusión.

PASO 3:

El último paso necesario para poder llevar a cabo el cierre de mes, consiste en presionar el botón denominado: Procesar Cierre de Auxiliares, el cual es el disparador del proceso de cierre como tal. Una vez que el usuario presiona este botón, inicia el procesamiento realizando primeramente una serie de validaciones que certifican que no se cuenten dentro de los auxiliares, con transacciones pendientes de aplicar, y posteriormente si todas las verificaciones son exitosas, se inicia con el procesamiento de cada uno de los auxiliares, teniendo como resultado final los asientos generados con la revaluación y finalmente de ser exitoso de cara al usuario, la pantalla se recarga nuevamente, pero el periodo y mes de auxiliares habrá cambiado por el nuevo mes. (Ejemplo: La pantalla que se muestra a continuación indica que el sistema se encuentra en periodo-mes 2018 - 8. Una vez que finaliza el proceso, el usuario verá nuevamente recargada la pantalla pero con periodo-mes: 2018 - 9).

Validaciones:

Si el parámetro Asiento de depreciación de activo fijo requerido para el cierre de auxiliares en Parámetros Adicionales se encuentra activo, el sistema valida que exista un proceso de depreciación generado, y si esto no existe, entonces se presenta un mensaje indicando que el proceso de depreciación no ha sido generado y que esto es requisito para el cierre de auxiliares.
En este proceso de cierre de auxiliares se valida que se haya realizado el asiento de auxiliares, y si existe un proceso de depreciación de activo fijo y el activo que posee un tipo de documento que indique que requiere de un proceso de instalación, configuración, no se genera la depreciación.