Registro de Deducciones

Resumen

Las Deducciones pueden ser obligatorias por ley (pensiones alimentarias o embargos) y no de ley, las cuales se tratan más bien de un acuerdo entre patrón y trabajador. Algunas empresas cuentan con fondos de ahorro particulares que son descontados del sueldo del trabajador con su previo consentimiento, también se aplican a pagos que los trabajadores remiten a sindicatos u asociaciones y/o compromisos con terceros, por ejemplo, préstamos.

Al momento de realizar cualquier descuento en la nómina del trabajador es necesario conocer las leyes competentes, además de los montos y porcentajes de deducción actualizados. Estas pueden ser retenidas por un tiempo determinado, o por control de saldo.

Detalle de Información Solicitada

Proceso asociación en forma individual

Parámetro	Detalle
Tipo de Deducción	Valor de la lista del catálogo Tipos de Deducción, estas deben pertenecer al Socio de Negocios seleccionado previamente. Existe una validación para evitar inconsistencias de datos.
Observación	Se detalla alguna información adicional, en caso de ser una pensión, en este espacio se debe de registrar el nombre del beneficiario.
Referencia	Valor único que hace referencia a la Deducción; este valor es obligatorio.
Socio de Negocio	Valor de la lista del catálogo Socio de Negocios, las Deducciones que se registren van asociadas al mismo.
Método	Es la forma en que se va a hacer la Deducción, existen dos métodos: Valor: rebaja el monto indicado según la casilla Valor. Porcentaje: el rebajo es porcentual según la casilla Valor, este porcentaje se aplica sobre los rubros devengados que aplican Deducciones.
Valor	Este corresponde al monto o porcentaje a rebajar, según lo seleccionado en Método.
Fecha de Inicio	Fecha inicio del rebajo de la Deducción, los rebajos no se aplican en forma retroactiva.
Fecha Final	Fecha del final del rebajo de la Deducción.
Activa	Si el check se encuentra seleccionado indica que esta Deducción se encuentra habilitada para rebajo, siempre que la Fecha Fin este vigente y presente saldo mayor a cero.
Monto Préstamo	Este es el valor total de la Deducción, es obligatorio si la casilla Controla Saldo es seleccionada, caso contrario se admite valor cero.
Controla Saldo	Este check seleccionado controla el rebajo de la Deducción hasta que el saldo llegue a cero.
Monto	Si el check de Controla Saldo esta activo, acá se registra el monto de la cuota a rebajar por pago de nómina, es decir, si la nómina es quincenal y se requiere de una retención de 100 mil en el mes, se debe de registrar 50 mil.
Saldo	Si el check de Controla Saldo esta activo, se registra el monto total de la deuda.

Proceso de creación de lote en forma manual

Parámetro	Detalle
Socio de Negocio	Valor de la lista del catálogo Socios de Negocios, las Deducciones que se registren va asociadas al mismo
Tipo de Deducción	Valor de la lista del catálogo de Tipos de Deducción, estas deben pertenecer al Socio de Negocios seleccionado previamente, existe validación una para evitar inconsistencias de datos.
Empleado	Identificación del empleado al que se va a asociar la Deducción.
Referencia	Valor único que hace referencia a la Deducción, este valor es obligatorio.
Método	Es la forma en que se va a realizar la Deducción, existen dos métodos: Valor: rebaja el monto indicado según la casilla valor Porcentaje: el rebajo es porcentual según la casilla valor, este porcentaje se aplica sobre los rubros devengados que aplican deducciones
Valor	Este corresponde al monto o porcentaje a rebajar, según lo seleccionado en Método.
Monto Préstamo	Este es el valor del total de la Deducción, es obligatorio si la casilla Controla Saldo es seleccionada, caso contrario se admite valor cero.
Fecha de Inicio	Fecha inicio del rebajo de la Deducción, los rebajos no se aplican en forma retroactiva.
Fecha Fin	Fecha del final del rebajo de la Deducción.
Controla Saldo	Este check seleccionado controla el rebajo de la Deducción hasta que el saldo llegue a cero.
Tipo Moneda	Indica en que moneda se va a realizar el rebajo.
Fecha de formalización	Fecha en que se declaró formalmente la deducción, el sistema usa esta fecha y los parámetros de Legislación (Parámetros Generales) de la ley de usura al calcular la nómina para saber cuales deducciones pueden deducir el salario mínimo inembargable y cuales no. Las deducciones con fecha de formalización anteriores a la fecha de entrada en vigencia de la ley 9859 podrán afectar el salario mínimo inembargable, y las deducciones con fecha de formalización igual o posterior a la fecha de entrada en vigencia de la ley 9859 se podrán retener siempre que respeten el salario mínimo mensual de ley (el salario mínimo inembargable).
Número de operación	Número de operación de operación interna, se usa en casos particulares para identificar deducciones específicas, no es obligatorio su uso. Por ejemplo: Numero de Operación el Expediente del Tribunal.
Información del rebajo aplicado	Observaciones adicionales de la deducción aplicada.
Reintegro monto	Indica si el monto de la deducción se va a reintegrar al empleado.

Lista de Procesos Relacionados
Socios de Negocios
Tipos de Deducción
Registro de Relación de Cálculo

Descripción del Proceso

Las Deducciones se pueden cargar al sistema y asociar al empleado de diferentes formas

En forma individual: seleccionando el empleado en el Mantenimiento de Empleados y en la pestaña Deducciones se registra la Deducción.
Cargar una plantilla en Excel: de esta forma se pueden asociar en forma masiva diferentes Deducciones a diferentes empleados al mismo tiempo.
Creando un lote de carga en forma manual: acá se puede asociar una misma Deducción a varios empleados en forma masiva.
Registro individual desde el detalle de la nómina.

Guía Rápida de Usuario

Registro en forma individual

Ingresar al Mantenimiento de Empleados
Seleccionar el Empleado y en la pestaña Deducciones se hace el registro.
Para ver con mayor detalle el Registro de Deducciones en forma individual puede dar clic aquí.

Registro por medio de importador masivo.

Primero, debe ingresar en la opción de Expediente y Nómina, del sistema SAPIENS

Luego debe ingresar en la opción de Registro de Deducciones, que se encuentra en el menú de Deducciones.

Posteriormente, en la siguiente pantalla se debe dar clic en el botón Importar para realizar el Registro de Deducciones de forma Masiva.

Luego, debe dar clic en Seleccionar archivo para cargar el documento con los datos correspondientes según las columnas, el tipo de dato y la cantidad máxima de caracteres por columna. A continuación, se listan los datos necesarios según el orden de las columnas para cargar el archivo de forma correcta:

Socio de negocio
Tipo de Deducción
Cédula
Referencia
Método (0) porcentaje (1)
Valor del porcentaje o del monto a rebajar
Monto Préstamo
Fecha de Inicio
Fecha Fin
Controla Saldo (0) NO 1 (SI)
Norma Int. Monedas (CRC,USD) ver Norma ISO-4217
Fecha de Formalización de la Operación
Número de Operación (Id externo deduc)
Información del rebajo aplicado
Reintegro Monto 0=No 1=Si

Una vez cargado el archivo, debe dar clic en Importar.

Al regresar al Registro de Deducciones, debe seleccionar el lote que se cargó y dar clic en el botón Aplicar una vez que se ha revisado para terminar el proceso de registro de Deducciones de forma masiva.

Registro por medio de lote manual

Dentro de la opción de Registro de Deducciones se debe dar clic en el botón Nuevo para registrar el lote de forma manual.

Luego, se debe seleccionar un Socio de Negocios, al cual pertenece la Deducción que se va a registrar. Además, se debe seleccionar el Tipo de Deducción, la cual debe estar asociada al Socio de Negocios y finalmente dar clic en Agregar para continuar con el siguiente paso del proceso.

Con los pasos anteriores se crea el Encabezado del lote que se va a cargar en forma manual y se puede, a partir de ahí, registra en forma reiterativa esa Deducción a diferentes empleados registrando la información solicitada para cada empleado y agregándolo al lote, una vez completada la información, dando clic en el botón Agregar.

Al regresar al Registro de Deducciones, se debe seleccionar el Encabezado del lote y dar clic en Aplicar.

Registro individual desde el detalle de la nomina

Para realizar el registro de forma individual se debe ingresar al Registro de Relación de Cálculo. Luego debe seleccionar el empleado, esto muestra el detalle de lo calculado en nómina para el empleado. A continuación, se debe dar clic en el botón Agregar Deducción, esto muestra una ventana emergente para el registro de la Deducción.

En esta ventana emergente se debe ingresar la información solicitada y seleccionar el botón Agregar para registrar finalmente la Deducción al empleado seleccionado.