Registro de Relación de Cálculo

Resumen

Este proceso es el Cálculo de Pago de Nómina para los funcionarios. Permite calcular el monto por pagar a los funcionarios según un calendario de pago específico y las condiciones propias de cada empleado en el lapso de tiempo definido en el Calendario de Pago.

Pueden existir varios Registros de Relación de Cálculo en estado "En proceso" de manera simultánea con el fin de generar escenarios de pago a los distintos grupos de empleados. El pago de la nómina toma como insumo de cálculo las Acciones de Personal aplicadas a cada funcionario, sus Componentes Salariales (Configuración Nómina), Conceptos de Pagos, Deducciones, Cargas Obrero Patronales (Configuración Nómina) y renta.

Detalle de Información Solicitada

Parámetro	Detalle
Creación de Registro de Relación de Cálculo
Tipo de nómina	Permite seleccionar el Tipo de Nómina con el que se va a trabajar en la Relación de Cálculo.
Descripción	Es la descripción de la nómina que se va a pagar.
Tipo de Cambio	Tipo de cambio vigente con el que se paga la nómina, esto para las nóminas que se pagan con una moneda diferente.
Código externo	Corresponde a un código representará la definición de la clave/input del calendario de pagos.
Agregar Incidencia
Fecha	Es la fecha a la que corresponde el pago. No se permite registrar un mismo concepto en la misma fecha, en caso de ser requerido el sistema autosuma el valor del registro, dejando un solo registro por la suma.
Concepto de Incidencia	Incidencia que se va a asignar al empleado, estas están definidas en el catálogo de Conceptos de Pago.
Monto	Es la cantidad o monto que se va a registrar para el pago.
Centro funcional	Por defecto es el Centro Funcional donde esta nombrado el funcionario, y es donde se va a cargar el registro del gasto, si se desea cargar en otro centro de costo se debe seleccionar por medio de la lista desplegable.
Cuenta contable	Es excluyente del Centro Funcional de Servicio, y se registra en forma independiente una cuenta contable donde se va a registrar el gasto por el concepto que se está registrando.
Agregar Deducción
Tipo de Deducción	Valor de la lista del catálogo Tipos de Deducción, estas deben pertenecer al Socio de Negocios seleccionado previamente, existe validación para evitar inconsistencias de datos.
Observación	Se detalla alguna información adicional, en caso de ser una pensión, en este espacio se debe de registrar el nombre del beneficiario.
Referencia	Campo obligatorio, es un valor único que hace referencia a la Deducción.
Socio de Negocio	Valor de la lista del catálogo Socio de Negocios, las Deducciones que se registren van asociadas al mismo.
Método	Es la forma en que se va a hacer la Deducción, existen dos métodos: Valor: rebaja el monto indicado según la casilla valor. Porcentaje: el rebajo es porcentual según la casilla valor, este porcentaje se aplica sobre los rubros devengados que aplican Deducciones.
Valor	Este parámetro corresponde al monto o porcentaje a rebajar, según lo seleccionado en Método.
Fecha de Inicio	Fecha inicio del rebajo de la Deducción, los rebajos no se aplican en forma retroactiva.
Fecha Final	Fecha del final del rebajo de la Deducción.
Activa	Este check seleccionado indica que esta Deducción está habilitada para rebajo, siempre que la fecha fin esté vigente y presente saldo mayor a cero.
Monto Préstamo	Este es el valor del total de la Deducción, es obligatorio si la casilla Controla Saldo es seleccionada, caso contrario se admite valor cero.
Controla Saldo	Este check seleccionado controla el rebajo de la Deducción hasta que el saldo llegue a cero.
Monto	Si el check de Controla Saldo está activo, acá se registra monto de la cuota a rebajar por pago de nómina, es decir si la nómina es quincenal y se requiere de una retención de 100 mil en el mes se debe de registrar 50 mil
Saldo	Si el check de Controla Saldo esta activo, se registra el monto total de la deuda.

Lista de Procesos Relacionados
Tipos de Nómina
Registro de Incidencias Proceso
Registro de Deducciones
Registro de Acciones de Personal
Mantenimiento de Empleados
Componentes Salariales (Configuración Nómina)
Conceptos de Pagos
Deducciones
Cargas Obrero Patronales (Configuración Nómina)

Guía Rápida de Usuario

Para iniciar una Nómina primero se debe ingresar en Expediente y Nómina, opción que se encuentra en el sistema SAPIENS.

Luego se debe seleccionar la opción de Registro de Relaciones de Cálculo, que se encuentra en el menú Cálculo de Nómina
Para continuar el proceso, en la siguiente pantalla debe dar clic en el botón Nuevo.

Una vez que se hace clic en el botón Nuevo, se debe seleccionar el Tipo de Nómina en el cual se desea calcular salarios, esto si existiera más de un Tipo de Nómina parametrizado.

Al seleccionar la Nómina, se va a cargar la Fecha desde y la Fecha hasta de la Nómina, así como la Descripción de la planilla. Luego, se debe hacer clic en el botón Calcular, lo cual inicia el proceso del cálculo de los salarios de los empleados.

A continuación, se presentan la lista de los funcionarios con la siguiente información:

Identificación: número de identificación del empleado.
Empleado: Nombre completo del empleado.
Salario base ord.: total de pagos con tipos de acción que no son de comportamiento Incapacidad.
Salario base sub.: total de pago con tipos de acción que son de comportamiento Incapacidad.
Incidencias pluses ord.: total de incidencia que se calculan asociadas a un componente salarial y no corresponde a tipos de acción de comportamiento incapacidad.
Incidencias pluses sub.: total de incidencias que se están asociadas a un componente salarial y corresponde a tipos de acción de comportamiento incapacidad.
Incidencias pluses otras: total de cualquier incidencia que no esté relacionado a un componente salarial.
Renta: total de renta.
Cargas patrono: total de cargas patronales.
Cargas empleado: total de cargas a rebajar al empleado.
Deducciones: total de deducciones del empleado.
S. Líquido: total de salario líquido

Al pie de la lista se presenta la siguiente ayuda:

"Salario Base
Ordinario: Muestra la remuneración por concepto de salario base o salario global correspondiente a los días laborados en el mes (incluye el pago de sábados, domingos y feriados)
Subsidios (INC/MAT): Muestra el subsidio por incapacidad o licencia de maternidad proporcional al salario base o salario global correspondiente a los días del mes en que el funcionario tuvo esta condición. El subsidio por incapacidad no posee naturaleza salarial.
Incidencias
Pluses ordinario: Muestra la remuneración por cualesquiera pluses salariales que se devenguen en los días laborados durante el mes (incluye el pago de sábados, domingos y feriados).
Pluses subsidios (INC/MAT): Muestra el subsidio o licencia de maternidad proporcional a los pluses salariales, correspondientes a los días del mes en que el funcionario tuvo esta condición. El subsidio no posee naturaleza salarial
Otras: Cualquier otro pago o ajuste registrado manualmente por el operador de planilla."

En la Relación de Cálculo al hacer clic sobre el nombre de un funcionario se van a observar varias secciones entre ellas: Información del Empleado, Información Resumida, Salarios, Renta, Pluses Salariales e Incidencias, Cargas, Deducciones, Detalle de Salarios Líquidos, cada sección agrupa la información correspondiente.

En la sección de información resumida se presentan las siguientes columnas:

Salario base ord.: total de pagos con tipos de acción que no son de comportamiento Incapacidad.
Salario base sub.: total de pago con tipos de acción que son de comportamiento Incapacidad.
Incidencias pluses ord.: total de incidencia que se calculan asociadas a un componente salarial y no corresponde a tipos de acción de comportamiento incapacidad.
Incidencias pluses sub.: total de incidencias que se están asociadas a un componente salarial y corresponde a tipos de acción de comportamiento incapacidad.
Incidencias pluses otras: total de cualquier incidencia que no esté relacionado a un componente salarial.
Renta: total de renta.
Cargas empleado: total de cargas a rebajar al empleado.
Cargas patrono: total de cargas patronales.
Deducciones: total de deducciones del empleado.
Líquido: total de salario líquido

Al pie de la lista se presenta la siguiente ayuda:

"Salario Base
Ordinario: Muestra la remuneración por concepto de salario base o salario global correspondiente a los días laborados en el mes (incluye el pago de sábados, domingos y feriados)
Subsidios (INC/MAT): Muestra el subsidio por incapacidad o licencia de maternidad proporcional al salario base o salario global correspondiente a los días del mes en que el funcionario tuvo esta condición. El subsidio por incapacidad no posee naturaleza salarial.
Incidencias
Pluses ordinario: Muestra la remuneración por cualesquiera pluses salariales que se devenguen en los días laborados durante el mes (incluye el pago de sábados, domingos y feriados).
Pluses subsidios (INC/MAT): Muestra el subsidio o licencia de maternidad proporcional a los pluses salariales, correspondientes a los días del mes en que el funcionario tuvo esta condición. El subsidio no posee naturaleza salarial
Otras: Cualquier otro pago o ajuste registrado manualmente por el operador de planilla."

Haciendo clic sobre el botón Agregar Incidencias, emerge una venta donde se pueden registrar las Incidencias que se van a pagar en la Relación de Cálculo.

Haciendo clic sobre el botón Agregar Deducciones, emerge una ventana donde se pueden agregar Deducciones que se van a rebajar en la Relación de Cálculo.
Al seleccionar una Deducción y hacer clic en el botón Eliminar, la deducción se elimina de la Relación de Cálculo, se presenta una ventana emergente solicitando un comentario u observación del porque se elimina la deducción, al restaurar la nómina la deducción no aparece nuevamente, la deducción si tiene fecha de finalización posterior a la nómina que se está calculando, se va a mostrar en la próxima nómina.

Para revisar la planilla con mayor facilidad hacer clic en el link "Reportes" que se encuentra en la parte superior de la relación de cálculo.

Una vez que la Relación de Cálculo esté revisada, se procede a Aplicar la misma, esto genera las validaciones y la exportación de archivos de banco.

Validación que restringe aplicar la planilla si existen acciones de personal en trámite

Si existen tipos de Acción de personal con el parámetro "No permitir aplicar planilla si existen acciones de personal en trámite de aprobación" activo que se encuentran en un proceso de aprobación el sistema presentará una alerta indicando lo siguiente: "Funcionarios con acciones de personal en trámite que restringen la planilla" y el sistema no permitirá aplicar la planilla hasta que haya finalizado el proceso de aprobación.

Si existen tipos de movimiento de personal con el parámetro "No permitir aplicar planilla si existen acciones de personal en trámite de aprobación" activo que se encuentran en un proceso de aprobación el sistema presentará una alerta indicando lo siguiente: "Funcionarios con acciones de personal en trámite que restringen la planilla" y el sistema no permitirá aplicar la planilla hasta que haya finalizado el proceso de aprobación.

Notificación al finalizar la nómina

Al finalizar la relación de cálculo el aplicativo genera notificaciones a los responsables de aprobación de la nómina para