D) Recepción de comprobantes

Resumen

El proceso de recepción de comprobantes comienza cuando llega un correo a la empresa indicado el cobro de un servicio o la compra de un bien, por lo cuál al empresa deberá generar la factura de cuenta por pagar a ese proveedor. En este proceso se sigue el siguiente procedimiento:

  1. Cargar el comprobante
  2. Aprobar o rechazar el comprobante
  3. Preparar la CxP a partir de los datos del comprobante recibido
  4. Aplicar para crear la CxP y posteriormente aplicar la factura en el módulo de CxP.

A continuación se indica el proceso mediante las opciones del sistema.

Lista de Procesos Relacionados
B) Roles Funcionales

Cargar Comprobantes electrónicos

A continuación se detalla el paso a paso:

 

1 - Ingresar al sistema, ir a Inicio > SIF > Cuentas por Pagar > hacer clic en Comprobantes Electrónicos.

 

2 - Hacer clic en el botón "Seleccionar archivo" seleccionar el XML de la factura recibida y hacer clic en el botón "Importar Archivo":

 

3 - Se mostrará la información básica del proveedor, número de factura y monto. En este apartado si se conoce el centro funcional se puede seleccionar un centro funcional y dar clic en el botón "Asignar". En este punto ya el comprobante está cargado en el sistema y validado de que existe en Hacienda y que fue recibido por la institución.

 

 

 

Aprobar o rechazar comprobantes

 

A continuación se detalla el paso a paso:

 

 

 

1 - Ingresar al sistema, ir a Inicio > SIF > Cuentas por Pagar > hacer clic en Aprobación de comprobantes.

 

 

2 - Se presenta la pantalla donde es posible Aprobar o Rechazar de forma masiva el comprobante. Esto enviará a Hacienda el comando seleccionado con el fin de verificar el mismo.

 

3 - Para ver la información detallada se debe hacer clic sobre el registro en la lista. Se presenta el detalle y es posible cambiar el centro funcional con el fin de que el jefe o encargado del centro funcional verifique que la información de la factura es real y es un servicio o bien válido.

 

Preparación de la cuenta por pagar

A continuación se detalla el paso a paso:

 

1 - Ingresar al sistema, ir a Inicio > SIF > Cuentas por Pagar > Comprobantes electrónicos > hacer clic en Preparación de documento de CxP. 

 

2 - Se presenta la lista de documentos de CxP en preparación.

Nota: En este apartado se debe llenar toda la información faltante de la cuenta por pagar con el fin de homologar el servicio o bien indicado en las líneas de detalle y completar información que ayude al encargado de cuentas por pagar. En el caso que el comprobante no aparezca es importante verificar en la 3- Consola de Seguimiento de Facturación Electrónica para definir la situación del comprobante.

 

3 - Se debe hacer clic sobre el documento en la lista para visualizar todo el detalle y completar la información faltante. En este apartado es requerido llenar el Documento válido, la Oficina, el Tipo de Imp. (tipo de impuesto) si es requerido, y homologar cada línea de la factura con el Tipo de ítem correspondiente en el ERP.


4 - Una vez que se completa la información se debe hacer clic en el botón "Guardar" y después hacer clic en el botón "Aplicar"

 

5 - Realizado el paso anterior el comprobante pasará a ser un registro de facturas en el módulo de cuentas por pagar, listo para ser aplicado por el cliente.