Valores al Plan de Cuentas

Resumen

Esta opción es homóloga al catálogo del plan de cuentas y fue creada con la finalidad de controlar las modificaciones al plan de cuentas por parte de ciertos usuarios de la organización.

Al momento de definir el plan de cuentas, durante el proceso de implementación del producto se toma como base lo indicado por la contabilidad nacional, y por ende se representan dentro de los catálogos, los valores que dicho ente indica en su plan contable, sin embargo, es normal que las instituciones cuenten con algunos niveles adicionales dentro de sus estructuras contables o presupuestarias, a fin de controlar los estados financieros en diferentes vistas de interés dependiendo de la industria o negocio.

Normalmente la opción de valores por plan de cuentas, es utilizada para que ciertos usuarios, tengan acceso a modificar únicamente algunos catálogos y valores del plan de cuentas de la institución, evitando de esta manera que tengan acceso a todo. Por lo anterior, en el momento de ingresar a uno de los catálogos del plan de cuentas a los que el usuario tenga acceso, lo que puede ver es una pantalla muy similar a la de los catálogos del plan de cuentas, a fin de que pueda modificar valores o en su defecto crear nuevos solamente sobre esos catálogos.

Detalle de Información Solicitada

ParámetroDetalle
Información del Encabezado
CódigoCorresponde a un identificador que el usuario determina para el catálogo, a fin de reconocerlo posteriormente a través de la configuración del sistema. Ejemplo: A1
LongitudCorresponde a la longitud que deben tener los valores posibles que se definan en el detalle del catálogo. Ejemplo: Si la longitud es 1, los valores solo podrían ser del valor 0 al 9
DescripciónCorresponde a un texto descriptivo que el usuario determine para el catálogo que se está creando. Ejemplo: Fuente de Financiamiento (Un catálogo con ese nombre supone que los valores que se incluyan representan las fuentes de financiamiento de la institución)
Clasificar por..Este campo corresponde a una funcionalidad que permite al usuario clasificar el catálogo, a fin de que en algunos de los reportes con los que cuenta el sistema, se pueda generar información con con corte al nivel de la cuenta a la que se encuentre asignado el catálogo
Catálogo Empresarial (Valores por Empresa)Este indicador permite al usuario generar una excepción en cuanto a que ciertos de los valores que conforman el detalle, sean válidos solamente para una empresa en particular
Valores por OficinaEste indicador permite al usuario generar una excepción en cuanto a que ciertos de los valores que conforman el detalle, sean válidos solamente para una oficina en particular
Valores por Cuenta MayorEste indicador permite al usuario generar una excepción en cuanto a que ciertos de los valores que conforman el detalle, sean válidos solamente para una cuenta de mayor en particular
Debe Referenciar (Es Padre)

Por su estructura de arbol, este indicador permite al usuario definir si un catálogo se comporta como padre dentro de la conformación de una cuenta. Ejemplo: Se tiene la siguiente estructura de cuenta:

XXXXXXXXXXXXXXXXXX

En este caso, el catálogo denominado: Grupo es padre del catálogo Rubro


NOTA: Si un catálogo no se clasifica ni como padre, ni como hijo, el mismo se entiende que contiene un catálogo del plan de cuentas asociado de manera directa. Ejemplo: El catálogo Codificación

Permite Referencia por Mayor

Este indicador permite referenciar un valor, a diferentes catálogos según la cuenta a la que sea asociado el catálogo que se está trabajando, de tal manera que se pueda tener un comportamiento diferenciado en función de la cuenta de mayor.

Ejemplo: Si el nivel 2 de la cuenta depende del nivel 1, entonces si la cuenta de mayor es la 0001 de activo, el catálogo que se referencia será el A1, sin embargo, si la cuenta de mayor es 0002 de pasivo, se referencia entonces al catálogo A2 de tal manera que los valores que se seleccionan como posibles valores para el nivel 2 de la cuenta varíen dependiendo de la cuenta de mayor que se utilice.

Puede ser Referenciado (es Hijo)

Por su estructura de árbol, este indicador permite al usuario definir si un catálogo se comporta como hijo dentro de la conformación de una cuenta. Ejemplo: Se tiene la siguiente estructura de cuenta:

XXXXXXXXXXXXXXXXXX

En este caso, el catálogo denominado: Rubro es hijo del catálogo Grupo


NOTA: Si un catálogo no se clasifica ni como padre, ni como hijo, el mismo se entiende que contiene un catálogo del plan de cuentas asociado de manera directa. Ejemplo: El catálogo Codificación

ActivoEs un identificador que le permite al usuario activar o inactivar un catálogo del plan de cuentas. En caso de estar inactivo, no se puede entonces utilizar para ser configurado dentro de una máscara.
Información del Detalle
Valor

Corresponde a un posible valor a ser utilizado en uno de los niveles de una cuenta financiera en función de la máscara.

Ejemplo: Para la siguiente estructura, los valores que se definan para el nivel denominado Grupo deben tener longitud 1, por lo que los posibles valores que se pueden definir son 1,2,3,4,5,6,7,8 y 9

XXXXXXXXXXXXXXXXXX
Descripción

Corresponde al significado del valor en sí.

Ejemplo: el valor 1 podría significar Activo Corriente

Catálogo Referenciado (si no hay X Cta Mayor)

El catálogo referenciado corresponde al catálogo al cual referencia el valor. Este catálogo de referencia se utiliza para identificar al momento de crear una máscara, los posibles valores que pueden incluirse en el nivel dependiente en función del valor seleccionado en el nivel padre.

 

Ejemplo: Se cuenta con la siguiente estructura de cuenta:

XXXXXXXXXXXXXXXXXX

 

Si el catálogo denominado: Grupo, cuenta con 3 valores de la siguiente forma:

Catálogo de Grupo

1 - Grupo 1 → Referencia Catálogo A1 (Valores: 1,2)

2 - Grupo 2 → Referencia Catálogo A2 (Valores: 4,5)

3 - Grupo 3 → Referencia Catálogo A3 (Valores: 7,8,9)

Lo anterior quiere decir:

Si en el nivel definido como Grupo se indica el valor 1, entonces en el nivel Rubro solo serían válidos los valores 1 y 2

Si en el nivel definido como Grupo se indica el valor 2, entonces en el nivel Rubro solo serían válidos los valores 4 y 5

Si en el nivel definido como Grupo se indica el valor 3, entonces en el nivel Rubro solo serían válidos los valores 7, 8 y 9

ActivoEste indicador le permite al usuario inactivar un valor o en su defecto activarlo. En caso de estar inactivo, las cuentas que utilizan ese valor en un nivel de la cuenta no serían válidas

Descripción del Proceso

A nivel de seguridad del ERP y a efectos de que no sean alterados algunos de los catálogos del plan de cuentas por ciertos usuarios que no deben tener la posibilidad de realizar este tipo de acciones, fue creada esta opción dentro del sistema, misma que es utilizada por aquellos usuarios del área financiera que tienen la posibilidad de modificar algunos de los catálogos del plan de cuentas a los que les fue dado el acceso y por ende, únicamente tienen acceso directo a esos catálogos que son de su competencia.

Esta opción, busca evitar que algunos catálogos del plan de cuentas puedan ser modificados por usuarios que no deberían modificarlos (por lo general son catálogos definidos por la contabilidad nacional), de ahí que solamente hace visibles los catálogos que le competen a cada uno de los usuarios según los accesos que le fueron dados por un administrador.

Guía Rápida de Usuario

PASO 1:

Para ingresar en la opción de Valores del Plan de Cuentas, el primer paso consiste en dirijirse al módulo de contabilidad general y hacer click en la opción del sistema que accesa esta funcionalidad:


PASO 2:

Una vez que se ingresa dentro del catálogo, el usuario ve desplegada una lista con todos los catálogos del plan de cuentas a los que tiene permiso de ingresar, de acuerdo con lo definido por el administrador. Dentro de esta lista existen una serie de filtros por cada uno de los campos que permiten llevar a cabo búsquedas de información, adicionalmente, cada uno de los catálogos de la lista permite hacer click para ingresar en el detalle del mismo.

PASO 3:

Al hacer click sobre cualquiera de los catálogos a los cuales se tiene acceso, el usuario podrá realizar la siguientes acciones:

BotonAccion que realiza
AgregarPermite al usuario incluir nuevos valores dentro del catálogo seleccionado. Al presionar este botón, el sistema verifica que el código y la descripción del nuevo valor, se hayan incluido
LimpiarPermite limpiar los campos del formulario para la creación de nuevos valores
ImprimirPermite imprimir a manera de reporte, la información propia del catálogo
DescargarPermite descargar en formato Excel, el reporte de la información del catálogo
Ir a ListaPermite devolverse a la lista inicial de despliegue de todos los catálogos a los que se tiene acceso
ModificarAl seleccionar uno de los valores agregados, permite modificar la información
Eliminar DetalleAl seleccionar uno de los valores de los catálogos existentes, el usuario puede eliminar el mismo