Confección de Liquidación de Personal
Guía Rápida de Usuario
Para iniciar el proceso de liquidación primero debe de existir la aplicación de una acción de personal de comportamiento tipo "Cese", luego se debe de proceder a ingresar al proceso llamado "Confección de Liquidación de Personal" ubicado en Expediente y Nómina.
En cuanto se ingresa al proceso se van a mostrar las liquidaciones que están pendientes de confección, si el que se realizó no se muestra, se debe de revisar las fechas del filtro que abarquen la fecha del cese.
En cuanto se localice al funcionario se debe hacer sobre él.
En cuanto se de clic sobre el funcionario se va a cargar una pantalla de confección con el paso a paso de los insumos que se deben de considerar
en la liquidación del funcionario, estos son:
- Otros Ingresos
- Provisiones
- Deducciones
- Aprobación
1. Otros Ingresos: En esta sección se muestran los insumos asociados al tipo de acción de personal de cese aplicada al funcionario, adicional se pueden agregar componentes o insumos que se dejaron por fuera de la última nómina que se le pagó al funcionario ejemplo horas extras, comisiones, reconocimientos de anualidades, dedicaciones exclusivas, etc.
Al lado de cada concepto asociado a la acción de cese se muestra el botón de "Recalcular" esté botón recalcula de los montos mostrados, esto por si al momento de aplicar el cese estaba pendiente de pago una nómina y dado a está razón el monto para cada rubro pudo variar por lo que es necesario recalcular para que considere el último pago realizado.
Para agregar un rubro adicional a los indicados por la acción de cese debe hacer clic sobre el botón del concepto incidente, seleccionar el concepto e ingresar el valor que desea pagar por dicho concepto.
Una vez que se revisaron los cálculos y se agregaron los insumos adicionales se hace clic en el botón "siguiente" para pasar al Paso 2.
2. Provisiones: En este paso se agregan cargas sociales que deben ser rebajadas los conceptos que se vayan a pagar en la liquidación como lo es el salario escolar y los rubros adicionales que se agreguen como las horas extras, comisiones o dedicaciones que fueran agregados a la liquidación.
En este proceso se recomienda que cuando se seleccione una carga se marque el indicador "Calcular Automáticamente" para que sea el sistema el que calcule el valor de la carga que se va a retener para aquellos conceptos que son adicionales a la liquidación.
Se hace la aclaración de que cada una de las cargas sociales asociadas al empleado deben de ser agregadas y en el caso de pertenecer a una asociación solidarista se debe de agregar agregar aporte empleado para que sea considerado.
Una vez que estén agregadas todas las cargas sociales empleado se clic en el botón "siguiente", para pasar al paso 3.
3. Deducciones: Las deducciones son deudas que se tengan que rebajar de la liquidación, pero estás deben de aplicarse únicamente sobre rubros que se vayan a pagar adicionales a los extremos de ley, ya que la liquidación de los extremos de ley no se debe afectar por deducciones. En esta opción al intentar seleccionar una deducción solo se listaran las deducciones que al momento del cese el empleado tenga pendientes y estas sean de tipo controla salado, si no se cumple con estas condiciones no se mostraran deducciones para seleccionar y rebajar. Posterior a esto se debe de proceder a hacer clic en el botón siguiente para pasar al paso 4.
4. Aprobación: Este es el paso final en el cual se procede a revisar los cálculos de los conceptos de liquidación que se van a pagar en la nómina de liquidación.
En esté paso se cuenta con tres parámetros que son de suma importancia considerar:
Excluir de nóminas de liquidación: Con este parámetro encendido la liquidación que se está confeccionando no sera considerada para una un nómina de liquidación. Este parámetro no es recomendable marcarlo a menos que el pago de la liquidación se realizará fuera de la aplicación y que el registro contable y presupuestal se realizará manualmente.
Mantener Fecha de Antigüedad,Vacaciones, Anualidad: Con este parámetro encendido se conservan las fechas de antigüedad, vacaciones y anualidad a los funcionarios que fueron cesados, estó previendo una posible recontratación.
Luego de revisada se puede hacer clic en el botón "Aprobar" para aprobar la liquidación, se genere la boleta de liquidación y se pueda crear la nómina de liquidación respectiva o "Anular" para rechazar el cálculo de la liquidación.
Trámite por defecto de liquidaciones laborales: Permite iniciar un proceso de aprobación de la liquidación, desde el seguimiento del trámite en la pantalla de Aprobación de Trámites al "Ver detalle de la solicitud" se presentará el resumen de la liquidación para que sea revisada por el aprobador.
- Si la liquidación es rechazada en cualquiera de los pasos, la misma queda nuevamente en el proceso de Confección de Liquidación de Personal a la espera de las correcciones.
- Si la Liquidación es aprobada y adicional tiene un trámite de aprobación, se presenta la información de los participantes del trámite, usando las etiquetas definidas en cada punto de aprobación. Primero se presenta "Confeccionado por", luego el "Confeccionador".
Recálculo de una boleta de liquidación
1 - Ingresar a Inicio > Sapiens > sección de Planilla > Expediente y Nómina> en la sección de Boleta de Liquidación Laboral, hacer clic en la opción "Boleta del Liquidación Laboral".
2 - Se presentará la pantalla con los campos de los filtros explicados en la sección de "Detalle de Información Solicitada".
3 - Ingresar los datos sobre los cuales se va a filtrar la información, para recalcular una boleta de liquidación se debe filtrar por el estado "Pagadas en nómina", y hacer clic en el botón "Filtrar" que esta en la parte superior derecha de la pantalla.
4 - Al filtrar la información se presenta la lista de empleados a los que se les confeccionó la boleta de liquidación.
5 - A la izquierda de la lista en cada línea se encuentra una opción, se debe activar la opción para la boleta que se quiere recalcular que ya fue pagada en nómina (activar varias para revertir varias boletas a la vez) y se debe hacer clic en el botón "Recalculo de liquidación". Esto genera una nueva versión que permita retomar los cálculos iniciales, incorporar ajustes manuales y determinar un monto de ajuste a la liquidación basado en lo pagado anteriormente. Los cálculos de una reapertura se hacen sobre la última versión.
6 - Ingresar a Inicio > Sapiens > sección de Planilla > Expediente y Nómina> en la sección de Boleta de Liquidación Laboral, hacer clic en la opción "Confección de Liquidación de Personal".
7 - Ingresar los datos correspondientes a los filtros, entre ellos fecha desde, la fecha hasta, y el estado, seleccionar el estado "Pendientes" y hacer clic en el botón "Filtrar".
8 - Se presenta la lista de boletas de liquidación pendientes indicando la versión de la boleta de liquidación, para las boletas que se están recalculando se presenta una versión mayor a 1, se debe seleccionar la boleta que se esta recalculando en una nueva versión y realizar los ajustes correspondientes del proceso de Confección de Liquidación de Personal.
9 - Al seguir los pasos del proceso de Confección de Liquidación de Personal y llegar al paso final de "Aprobación" se presenta por cada rubro una columna con el monto del ajuste, monto anterior y diferencia a pagar.
10 - Una vez que se finaliza el proceso se debe hacer clic en el botón "Aprobar", esto crea la boleta de liquidación con el ajuste a pagar listo para que se pague en una nómina especial de liquidación. También puede tomar las siguientes acciones:
Notas:
- En el recálculo de la liquidación la opción “Mantener Fecha de Antiguedad,Vacaciones,Anualidad” se deshabilita, para evitar que una recontratación la afecte.
- El botón "Anular", deja deshabilitada la liquidación