Registro de Notas de Crédito

Resumen

El sistema permite generar notas de crédito a documentos de cuentas por pagar, una nota de crédito viene a anular total o parcialmente una factura de cuentas por pagar. En este caso los documentos que se registren van a ser con transacciones de tipo Débito.

Detalle de Información Solicitada

Parámetros del encabezado

Parámetro	Detalle
Documento	valor requerido, es el identificador del registro como tal.
Folio	Es un valor libre, se le puede agregar el mismo
Transacción	Es el tipo de movimiento que se va a realizar, en este caso son los tipos de transacciones de tipo débito
Proveedor	Se debe seleccionar el nombre del proveedor al que se le va a realizar la nota de crédito.
Pagar con	No requerido, se puede escoger una forma de pago, sin embargo es un dato que no aplica en el registro de una nota de crédito.
Cuenta	Es un valor requerido, se obtiene de la información del socio de negocios.
Garantías	Permite visualizar las garantías asociadas si hubieran.
Fecha arribo	En el caso de una nota de crédito automáticamente se pone la fecha de hoy.
Fecha Factura	En el caso de una nota de crédito automáticamente se pone la fecha de hoy.
Fecha de vencimiento	El sistema calcula un mes más.
Moneda	Se debe de escoger la moneda. Este campo es requerido, y es de mucha importancia, ya que si quiero aplicarle una nota de crédito a una factura en dólares y se registra el encabezado en colones, al intentar buscar la factura no aparecerá en la lista de línea de factura. En otras palabras, para anular una factura con una nota de crédito, tiene que ser en el mismo tipo de moneda.
Tipo de cambio	Campo requerido, para moneda local es 1.00, pero para moneda extranjera, el sistema sugiere un tipo de cambio.
Oficina	Permite controlar quien debe de realizar la aplicación según los permisos.
Pagos a terceros	Este campo es obligatorio, sin embargo depende de los criterios definidos en la empresa, se puede escoger concepto de pago general.
Retención	Este campo no es obligatorio, queda a criterio del usuario si considera pertinente su uso.
Dirección de facturación	El campo no es obligatorio. Se puede escoger de las posibles direcciones, la que el usuario considere.
Referencia	Este campo es de suma importancia, puede quedar en blanco o bien escogerse la factura a la que se desea aplicar la nota de crédito. Si se escoge un documento, el sistema le permitirá seleccionar de las líneas de la factura los detalles que corresponde y esto generará la des ejecución del presupuesto y revesar los movimientos aplicados cuando se aprobó la cuenta por pagar origen.
Sub total	Es un campo no editable, se llena de forma automática con los valores del detalle.
Descuento	Es un campo no editable, se llena de forma automática con los valores del detalle.
Impuesto	Es un campo no editable, se llena de forma automática con los valores del detalle.
Total	Es un campo no editable, se llena de forma automática con la sumatoria de los valores del detalle.

Para registrar el detalle de la factura (Líneas de detalle)

Parámetro	Detalle
Ítem	Este campo es obligatorio y dependiendo de este, se habilitan diferentes campos en la parte del detalle. Las opciones mas comunes son: A- Inventario S- Servicio o gasto F- Activo fijo o bienes. Para ciertas especiales se pueden utilizar las siguientes opciones: T- Producto en tránsito P- Obras en construcción. O- Orden comercial en tránsito. Al cambiar cada opción, el sistema presenta casillas o espacios que se deben de seleccionar o llenar para cumplir con la información necesaria.
Almacén (Aplica sólo para A- Inventario)	Campo obligatorio. Se debe de escoger al almacén para indicar donde se va a registrar las unidades adquiridas al aplicar la factura.
Artículo ( Aplica para: A- Inventario, T- Producto en tránsito, O- Orden comercial en tránsito)	Se debe de escoger el artículo de inventario, definido previamente en el módulo de inventario, con sus respectivas clasificaciones y cuentas contables establecidas.
Cuenta	La cuenta es obligatoria, pero se genera de forma automática con los datos que se seleccionan en el detalle.
Descripción	La descripción es un campo obligatorio, se debe de escribir un detalle de lo que se va a facturar.
Desc. Alterna	Campo no obligatorio. Se puede agregar un detalle adicional según sea requerido por el usuario.
Impuesto	El impuesto se debe de indicar de forma manual, según las necesidades de la transacción.
Actividad Empresarial	La actividad empresarial no es un campo obligatorio pero depende de las configuraciones y de la implementación.
Transporte	Aplica para el tipo de ítem, producto en tránsito.
Fecha de embarque	Aplica para el tipo de ítem, producto en tránsito.
Obs.	Aplica para el tipo de ítem, producto en tránsito.
Conc. Compra	Aplica para el tipo de ítem, orden de compra comercial en tránsito.

Lista de Procesos Relacionados
Registro de Facturas de Cuentas por Pagar
Aplicación de Documentos a Favor

Descripción del Proceso

Para consultar más información sobre este proceso, visite las siguientes páginas:

Guía Rápida de Usuario

Ingresar al módulo de cuentas por pagar, ingresar a la opción de registro de notas de crédito, buscar un registro e ingresar o crear un registro nuevo, crear o modificar el encabezado y detalle, relacionar las líneas de la factura y posteriormente aplicar la nota de crédito.

Se detallan los pasos a realizar

Inicialmente se debe ingresar al módulo de Cuentas por Pagar en la opción Registro de Notas de Crédito.

2. Al ingresar en esta opción, el sistema muestra un listado de los registros en elaboración. Estos posibles registros se pueden ver ingresando en cada uno de ellos.

3. En caso de que no existieran registros y se necesite registrar uno, se ejecuta el botón de "Nuevo" que se encuentra en la parte inferior de la figura 2. El sistema redirige al usuario al formulario.

En el encabezado se indica el documento, que este va a ser el identificador de esta transacción, el tipo de transacción, que permite identificar el tipo de movimiento a generar. El proveedor es muy importante ya que nos permite filtrar los documentos propios para ese socio de negocios y los documentos que se necesiten aquí se van a relacionar directamente con ese proveedor, lo mismo sucede con la moneda, si se selecciona la moneda dólar, por ejemplo, todos los registros relacionados y facturas a relacionar van a ser en dólares.

Todo esto es importante que el usuario lo tenga claro para que en el momento de que requiera buscar una factura de crédito no hayan confusiones ya que si el encabezado de la nota de crédito está en dólares, solamente le aparecerán, en la opción Referencia, las facturas que estén en este mismo tipo de moneda. El usuario tiene que tener claridad de la información con la que se va a realizar una nota de crédito, ya que es el registro de un movimiento de anulación.

Cuando se está completando el encabezado y se selecciona la opción Referencia, el sistema permite seleccionar una factura a anular, del proveedor seleccionado.

4. En esta parte en la opción Referencia es donde se dice que se filtra por socio de negocios y por moneda dependiendo de los valores previamente seleccionados.

Posteriormente, el sistema permite seleccionar de esa factura líneas de detalle, pero cuando ya esté creado el encabezado.

5. Teniendo el encabezado, podemos crear un detalle o bien seleccionar las líneas, se resalta en rojo el botón de Líneas de factura, esto permite seleccionar las líneas de la factura referencia. A como se ha venido mencionando a lo largo del documento.

6. En este caso se ve una línea, por lo que se selecciona haciendo clic en el check de la izquierda y posteriormente se genera el botón de "Agregar". La nota de crédito se carga en el detalle con la información relacionada de la factura origen.

Al momento de aplicar la nota de crédito ligada a una línea de una factura de crédito, que también tenga relación con una orden de compra. Los botones del detalle funcionan de la misma forma que lo detallado en el Registro de Facturas. Al aplicarse la nota de crédito, no se finaliza el proceso, se debe de realizar un proceso más que se llama Aplicar Documentos a Favor.