Definir Reglas

Resumen

Esta opción de menú permite la creación de reglas financieras que impidan la generación de ciertos movimientos en operación del sistema, reduciendo el riesgo de un error humano.

Detalle de Información Solicitada

Encabezado

Parámetro	Detalle
Código	Código del grupo de reglas
Descripción	Una descripción que permita identificar el grupo de reglas
Cuenta de Mayor	Las reglas deben estar agrupadas por Cuentas de mayor, es decir por orden no se revuelve reglas de ingresos con las de egresos.
Orden	Orden de validación de las reglas

Detalle

Parámetro	Detalle
Oficina	Si se coloca una oficina, la regla aplica únicamente para dicha oficinas, si se deja en blanco aplica para toda la institución
Regla de Validación	Cuenta o Máscara de la(s) estructuras que se desean restringir o permitir
Fecha desde	Fecha desde cuenta el sistema validará dicha regla.
Fecha Hasta	Fecha de expiración de la regla, posterior a esa fecha el sistema omitirá dicha regla.
Observaciones	Mensaje que se le quiere dar al usuario cada vez que infrinja una regla.
Referencia	Permite anidar reglas, pudiendo colocar reglas madres y excepciones de las mismas
Respetar Oficina Madre	Aplica únicamente cuando se utilizan referencias, si se usa las reglas hijas aplican para a mascará de la regla madre.
Regla es Válida	Si se marca es una regla de inclusión, si se desmarca es una regla de exclusión.

Lista de Procesos Relacionados
Mantenimiento de Reglas
Importación de Reglas
Reporte de Reglas

Descripción del Proceso

El proceso de definir reglas consiste en definir ciertas estructuras financieras como condicionadas para que el sistema indique si alguna cuenta no cumple con la parametrización se muestra como que la cuenta no cumple con la formación requerida para ser utilizada. Por ejemplo, si se determina que un programa no debe de ser utilizado por una oficina X, se puede alertar al usuario para que cambie la parametrización o la formación principalmente del asiento contable o del registro contable en afectación.

Guía Rápida de Usuario

Para definir una regla el usuario debe de ingresar al módulo de contabilidad. En la sección de "Administración de Reglas" en esa sección se debe de buscar la opción de "Definir Reglas" .

Algunas usuarios no tienen acceso a esta opción, ya que es un tema de configuración y seguridad y que no todos los usuarios tienen posibilidad de modificar esta parametrización, ya que es un tema de control especial.

Entre las opciones de configuraciones, se puede determinar el control de oficinas vrs Centros de costo, esto para que se afecte la misma oficina relacionada al centro de costo.

La definición de cada regla tiene una vigencia e inclusive se le pueden determinar valores condicionados según las necesidades.

Para definir las reglas, se debe de tener muy clara la operación a nivel contable y saber interpretar los niveles de cada cuenta, para poder definir las restricciones. El tema de las vigencias puede aplicarse para un periodo específico, por así decirlo, en los casos donde en un año se debe de llevar un movimiento a una cuenta específica o con un valor específico, se puede utilizar, cuando finalice el año o periodo, se habilita de forma automática para que se pueda utilizar. Hay ejemplos mas concretos de uso, como por ejemplo los programas, partidas o fuentes de financiamiento, donde se quiera restringir el uso de un programa a un grupo de centros de costos para que estos no utilicen esa fuente de financiamiento. El indicador de "valida" quiere decir que si se usa esa combinación es aceptada, si la combinación no tiene marcado ese check, quiere decir que en el momento que se forme alguna cuenta y contenga esa combinación, el sistema va a detener el proceso y va a indicar que se está intentando utilizar una cuenta que no cumple con la regla X, por lo que se tiene que revisar la parametrización y determinar si es correcto.