Centro de Custodia

Este es un proceso en el que se le puede dar mantenimiento a los centros de custodia de documentación de los activos de la compañía, así como definir el responsable del mismo. En este proceso se permite la creación de centros de custodia y se puede definir los centros funcionales y usuarios asignados al centro de custodia. También se puede establecer si el centro de custodia, se especializará en alguna categoría y clase de activos específicos.

A continuación se definen los parámetros para la creación o mantenimiento de centro de custodia:

En el proceso se deben llevar a cabo el registro de la información básica para identificar el centro de custodia y su encargado o responsable. Posteriormente se debe registrar la lista de los centros funcionales asignados y los usuarios que se encargaran de realizar las diferentes transacciones de los activos. Opcionalmente se puede establecer la lista de clases de activos a gestionar si se desea especificar. En el siguiente diagrama se muestra el proceso:

A continuación, se detalla el paso a paso el proceso de Centros de Custodia:

1. Ingresar al sistema, ir a Inicio > SIF, en el menú Egresos, acceder a  Control de Responsables > Centros de Custodia, ubicado en la sección de Catálogos.
   
   
2. Una vez se ingresa a la opción, se muestra en pantalla con la lista de centros de custodia. En la misma pantalla se presentan campos de Código, Descripción, Identificación de Responsable y Responsable , los cuales tienen la funcionalidad de realizar búsquedas de centros de custodia en la lista, a través del botón "Filtrar". Normalmente las empresas tienen unos cuantos centros de custodia, por lo que en la misma pantalla se logran ver todos los que hayan.
   
   
3. Para crear un centro de custodia, estando en la pantalla con la lista de centros de custodia, se presiona el botón "Nuevo" que aparece en la parte inferior de la pantalla.
   
   
4. Seguidamente aparece la pantalla para registrar el Código, Descripción y el Responsable para el nuevo centro de custodia. Se llenan los datos mencionados y se presiona el botón "Agregar". Seguidamente se mostrarán en la misma pantalla las cejillas Centros Funcionales. Usuarios y Clasificación, para luego completar las listas de centros funcionales, listas de usuarios y lista de clases de activos respectivamente.
   
   
5. Seguidamente se debe hacer click con el mouse sobre la ceijlla de Centros Funcionales. Se mostrarán en la parte izquierda de la pantalla, todos los centros funcionales; con el código, descripción. Al lado izquierdo de cada centro funcional aparece un check para marcar el centro funcional que deseo asingar al Centro de Custodia, debo marcar el check y presionar el botón "Agregar" que aparece en la parte inferior de la pantalla. A la derecha de la pantalla, se mostra el centro funcional que se acaba de asociar. Se repite ese paso hasta que haya asociado los centros funcionales que correspondan.
   
   
6. Seguidamente se debe hacer click con el mouse sobre la cejilla de Usuarios. Se mostrarán en la parte izquierda de la pantalla, un campo para vacío para el usuario a asignar. Al lado derecho de ese campo, aparece un ícono que permite buscar en una lista de usuarios - funcionarios del sistema. Se debe seleccionar el usuario haciendo click con el mouse sobre el registro de la lista de usuarios. El código de usuario y el nombre se cargan el campo de la información para el Usuario y luego se debe presionar el botóm "Agregar" que aparece en la parte inferior de la pantalla. A la derecha de la pantalla, se muestra el usuario que se acaba de asociar. Se repite ese paso hasta que haya asociado los usuarios que correspondan.
   
   
7. Por último, y si se pretende asociar unas clasificaciones de activo específicas para el centro funcional, se debe hacer click sobre la cejilla de Clasificación. En la pantalla aparecerán a la izquierda los parametros para sleccionar la Categoría y Clasificación de activos fijos. Se busca la categoria y clasificacion y se asignan, presionando con el botón "Agregar" que aparece en la parte inferior de la pantalla. A la derecha se van presentando las categorías y clasificaciones de activos que se van asignando al centro de custodia.
   
   
8. Si estando en el paso 2, se requiere cambiar alguna información de los centros de custodia existente, solamente se debe seleccionar el registro haciendo click con el mouse y se abrirá la pantalla de mantenimiento con toda la información del centro de custodia. Así como las cejillas de: Centros funcionales, con los centros funcionales asignados; Usuarios, con los usuarios asignados al centro de custodia y la cejilla de Clasificación, con las clasificaciones asignadas al centro de custodia. Para desaginar un centro funcional, un usuario o una clasificación del centro de custodia, se debe hacer click sobre el ícono de una X en color rojo, y con el registro se des-asocia del centro de custodia. Si lo que se desea es asociar un nuevo centro funcional, un nuevo usuario o una nueva clasificación, se deben seguir los pasos del 5 al 7 respectivamente, según se requiera.