Catálogo Categorías Clasificaciones
Resumen
Los activos se pueden agrupar en categorías y clasificaciones, estos componentes permiten definir información de importancia como la mascara de la placa, vida útil, método de depreciación, cuentas a afectar con los movimientos y vida del activo.
Detalle de Información Solicitada
| Valores para la creación de una categoría | |
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Código | Campo obligatorio. Campo tanto para números, letras, se pueden agregar otros caracteres como guiones, puntos, entre otros. Se permite agregar hasta un máximo de 10 caracteres. |
| Descripción | Campo obligatorio, el sistema requiere de una descripción, que puede servir como nombre de la categoría. Permite definir hasta 60 caracteres. |
| Vida útil | Campo obligatorio. Se debe de indicar un valor numérico, inclusive puede ser 0, pero queda a criterio del usuario. |
| Método de depreciación | Por defecto el sistema propone la depreciación en línea recta, pero se puede cambiar por suma de dígitos o depreciación por actividad, para esta última se debe de fijar la unidad de medida. Depreciación Linea recta: Este método determina que la depreciación del activo es siempre la misma en los meses o años, de tal modo que se calcula siguiendo la fórmula: Valor del activo - valor residual / vida útil = cuota de depreciación, por lo que cada vez que se ejecute la depreciación, se le aplicará la cuota de depreciación de forma lineal hasta que se llegue al valor residual. Depreciación suma de dígitos: En el método de depreciación de la suma de los dígitos de los años se rebaja el valor de desecho del costo del activo. El resultado se multiplica por una fracción, con cuyo numerador representa el número de los años de vida útil que aún tiene el activo y el denominador que es el total de los dígitos para el número de años de vida del activo. Depreciación por actividad: Para los activos que se deprecian por actividad, como por ejemplo los aviones, que se deprecian por horas de vuelo, las llantas del avión que se deprecian por cantidad de aterrizajes (ciclos) o por kilómetros recorridos o unidades fabricadas en caso de las máquinas industriales.
|
| Unidad de medida | Es un campo requerido para cuando el método de depreciación es por actividad. Se debe de escoger alguna de las unidades de medidas presentadas, se pueden crear nuevas unidades en el catálogo de Unidades de medidas. |
| Asignar vida útil a clasificación | Es un indicador opcional, permite definir para las clasificaciones, el mismo valor de vida útil que el de la categoría y no se puede modificar el valor en la clasificación ya que fue heredado. |
| Máscara | Campo obligatorio. Se requiere indicar una máscara que se le asignará a los activos que se registren bajo esta categoría. Sólo permite definir valores con "X" mayúscula y guiones. Si no se define este valor, se utiliza el definido en parámetros generales. |
| Complemento para inversión | Campo opcional. El complemento de inversión, se puede definir en este formulario o bien, se puede definir en la clasificación. Si se define el complemento en la categoría y en la clasificación, se suman. |
Código padre | Las categorías pueden tener niveles previos, como una ramificación, con este código padre se permite indicar la procedencia del nivel anterior si se desea. |
| Valores para la creación de una clasificación | |
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Datos generales | |
| Código | Campo obligatorio. Campo tanto para números, letras, se pueden agregar otros caracteres como guiones, puntos, entre otros. Se permite agregar hasta un máximo de 10 caracteres. |
| Código fiscal | Campo utilizado para homologación del artículo y un código fiscal para compras o ventas. Para el caso de Costa Rica este código tendrán un tamaño de 13 dígitos numéricos (que se indica en el 8vo nivel de categoría) y será solicitado por Hacienda en los comprobantes electrónicos según lo indicado en su página web: https://www.hacienda.go.cr/contenido/15808-catalogo-de-bienes-y-servicios-cabys. Esto será requerido en los comprobantes electrónicos a partir del 1ro de diciembre del 2020 y no se conoce otra indicación estipulada a futuro. El código podría usarse para validar que el item homologado mantenga un porcentaje de impuesto estipulado en la tabla. |
| Descripción | Campo obligatorio, el sistema requiere de una descripción, que puede servir como nombre de la clasificación. Permite definir hasta 60 caracteres. |
| Vida útil | Campo obligatorio. Se debe de indicar un valor numérico, inclusive puede ser 0, pero queda a criterio del usuario. Este valor puede que haya sido heredado de la categoría. |
| Tipo de valor residual | Se puede escoger entre los valores "monto" porcentaje. |
| Valor residual | Se requiere definir un valor, aunque este puede ser 0, pero queda a criterio del usuario, en cuanto se define el valor residual para los activos que se vayan a agregar bajo esta clasificación. |
| Depreciable | Este indicador se activa para que se tomen en cuenta en la depreciación todos los activos bajo esta clasificación. |
| Revalúa | Este indicador se activa para que se tomen en cuenta en la revaluación todos los activos bajo esta clasificación. |
| No se usa para compras | Con este indicador se inhabilita que la categoría aparezca en el listado al realizar una solicitud de compra. Esta funcionalidad se destina por si algún activo se decide que no se va a comprar mas, se marca ese indicador, y ya no aparecerá en el listado de posibles activos a comprar, ya que la categoría no se puede eliminar. |
| Interfaz Contable | |
Manejo del Débito en CxP | Se selecciona el valor para la contra parte del débito que se desea afectar al momento de aplicar la adquisición de un activo. |
| Superávit | Campo opcional. En este campo se define la cuenta contable que se va a afectar al momento de tener un superávit. |
| Adquisición | Campo opcional. En este campo se selecciona la cuenta contable que se va a afectar al momento de realizar la adquisición de un activo. |
| Depr. Acumulada | Campo opcional. En este campo se define la cuenta contable que se va a afectar al momento de generar la depreciación. |
| Revaluación | Campo opcional. En este campo se define la cuenta contable que se va a afectar al momento de generar la revaluación. |
| Depr. Acum. Revaluación | Campo opcional. En este campo se define la cuenta contable que se va a afectar al momento de generar la revaluación acumulada de un activo. |
| Compl. Depreciación | Campo opcional. En este campo se define el complemento financiero que se va a afectar al momento de generar el gasto por depreciación. |
| Compl. Revaluación | Campo opcional. En este campo se define el complemento financiero que se va a afectar al momento de generar por revaluación. |
| Compl. Inversión | Campo opcional. En este campo se define el complemento financiero que se va a afectar al momento de generar por revaluación. |
| Compl. Gasto Retiro | Campo opcional. En este campo se define el complemento financiero que se va a afectar al momento de generar el gasto por depreciación. |
| Compl. Ingreso Retiro | Campo opcional. En este campo se define el complemento financiero que se va a afectar al momento de generar el ingreso por venta de un activo retirado. |
| Otros Datos | |
| Vida Útil Fiscal | Campo obligatorio pero puede quedar en 0. Se indica el valor de la vida útil fiscal. |
| Importe Max | Se debe de indicar un importa máximo para cálculo fiscal. |
| Porcentaje Fiscal | Se puede definir un porcentaje para el cálculo de monto fiscal. |
| No permite mejoras o adiciones | Este indicador excluye a los activos bajo esta clasificación para que no se les pueda aplicar mejoras. |
Descripción del Proceso
Paso 1 Ingreso al sistema
1 - Ingresar al módulo de Activos, en la sección de Catálogos, y hacer clic en el Catálogo de Categorías Clasificaciones.
Paso 2 Pantalla con las categorías
2 - Al ingresar en esa opción, se presenta un listado con las categorías existentes en el sistema. Al lado derecho, se presenta una ramificación con los niveles de categoría.
3 - Al lado izquierdo se visualiza la ramificación de las categorías existentes y los niveles. A lado derecho se visualiza un formulario para crear una nueva categoría.
Paso 3 Crear o modificar categoría
4- Al seleccionar una categoría se carga la información de la categoría para modificar los datos necesarios.
5 - En ese mismo formulario al hacer clic en el botón de Nuevo, se limpia el formulario para crear una nueva categoría.
Paso 4 Pantalla con las clasificaciones
6 - Para visualizar las clasificaciones, primero se debe de hacer clic sobre la categoría de último nivel en la lista de categorías a la izquierda de la pantalla, a la derecha se presenta el formulario con la información de la categoría seleccionada, hacer clic en el botón de "Clasificación" que esta en la parte inferior del formulario.
Paso 5 Crear o modificar clasificaciones
7 - Al ingresar en el listado de clasificaciones, el sistema muestra una lista con las clasificaciones creadas para la categoría. Si se desea crear una nueva clasificación, se debe hacer clic en el botón de "Nuevo" quedando el formulario limpio para registrar la información de la nueva clasificación.
Paso 6 Configuraciones y valores de importancia en la clasificación
8 - En la clasificación existen otros datos configurables en las pestañas que que están en la parte superior del lado derecho, para acceder los datos se debe hacer clic sobre la pestaña según sea el caso.
9 - En la pestaña "Otros Datos" se pueden configurar otros valores, esta parametrización se presenta a modo detallado en los valores.