Catálogo al Plan de Cuentas
Descripción del Proceso
El Catálogo del plan de cuentas representa la forma en que el ERP define para cada uno de los diferentes niveles contables, los posibles valores en función de la asignación de cada uno de los catálogos a los diferentes niveles contables.
El catálogo dentro de su forma interna, representa un arbol de referencias, que permite al sistema verificar cuentas financieras en tiempo real y con esto garantizar que todas las cuentas que se van incluyendo en la aplicación, sean verificadas y válidas al momento de las verificaciones.
Cada catálogo como se explicó anteriormente, se conforma de una serie de posibles valores, mismos que al final representan los valores posibles a utilizar en un determinado nivel de una cuenta. Dentro de la guía rápida de usuario, se hace referencia a las pantallas relacionadas con las máscaras de las cuentas, a fin de dejar claro el proceso en su contexto.
Guía Rápida de Usuario
PASO 1:
Para ingresar en el catálogo de Plan de Cuentas, el primer paso consiste en dirigirse al módulo de contabilidad general y hacer click en la opción del sistema que accesa esta funcionalidad:
PASO 2:
Una vez que se ingresa dentro del catálogo, el usuario ve desplegada una lista con todos los catálogos que han sido ingresados al sistema. Dentro de esta lista existen una serie de filtros por cada uno de los campos que permiten llevar a cabo búsquedas de información, adicionalmente, cada uno de los catálogos de la lista permite hacer click para ingresar en el detalle del mismo y por otra parte existe un botón denominado Nuevo, que permite la inclusión de un nuevo catálogo en caso de ser necesario.
PASO 3:
En caso de un nuevo catálogo o que se ingrese en el detalle de alguno de los que ya están generados, la pantalla muestra información que se divide en dos secciones específicas:
La sección del Encabezado, muestra datos propios de control del catálogo, tal como la longitud de los valores, si es posible referenciar entre otra información detallada previamente dentro del Detalle de Información Solicitada.
Es importante detallar el comportamiento de cada uno de los botones sobre los que tiene acceso el usuario final:
| Botón | Funcionalidad |
|---|---|
| Botones de Encabezado | |
| Agregar | Permite incluir el nuevo catálogo a nivel de encabezado, una vez que se incluye la información solicitada. En caso de hacer falta alguno de los campos requeridos, el sistema despliega un mensaje alertando al usuario de esta situación |
| Limpiar | Permite limpiar el formulario para proceder a llenar la información nuevamente si así se desea |
| Ir a Lista | Permite regresar a la lista de catálogo inicial |
| Usuarios Adm | Este botón le da acceso a un usuario administrador, a un catálogo que le permite indicar un listado de usuarios que tendrán acceso para ver dicho catálogo. El ERP por su contexto, contiene una serie de opciones que se controlan mediante roles de seguridad, por lo que a esta opción del sistema solo deberá tener acceso un administrador, y los usuarios que se configuran en este catálogo, tendrán acceso a otra opción del sistema denominada: Valores al plan de cuentas, la cual es una opción idéntica al catálogo del plan de cuentas en su totalidad, pero tiene la característica de que el usuario que la utiliza, únicamente puede ver los catálogos a los que se les dió acceso por parte del administrador. |
| Botones de Detalle | |
| Agregar | Permite incluir la información de los valores que conforman el detalle del catálogo. Una vez que se incluye la información requerida se puede agregar la misma. En caso de hacer falta alguno de los campos requeridos, el sistema despliega un mensaje alertando al usuario de esta situación |
| Limpiar | Permite limpiar los campos de inclusión del detalle para proceder a llenar la información nuevamente si así se desea |
| Modificar Catálogo | Una vez que se llevan a cabo cambios en la información de los datos del catálogo, el botón modificar permite dejar en firme los ajustes realizados, modificando los datos que el usuario decidió cambiar |
| Eliminar Catálogo | Permite eliminar un catálogo en su totalidad. Cabe destacar que por aspectos propios de integridad de información, si un catálogo ya ha sido utilizado dentro de la máscara de una cuenta, el sistema emitirá un mensaje alertando de la situación y no permitirá eliminar el catálogo |
| Nuevo Catálogo | Permite indicarle al sistema que se va a incluir un catálogo completamente nuevo, por lo que recarga la pantalla solicitando inicialmente los datos del Encabezado para que una vez inresado el nuevo catálogo, se proceda entonces a ingresar los valores del detalle |
| Imprimir | Permite mediante la apertura de una ventana emergente, imprimir la información del catálogo específico si el usuario así lo desea. La impresión se realiza mediante un formato estilo reporte |
| Descargar | Permite descargar en formato Excel, la información del catálogo. El formato de descarga es el mismo formato del reporte de impresión |
| Ir a Lista | Permite regresar a la lista de catálogo inicial |