Aprobación de Solicitudes de Pago

Resumen

En este proceso, los usuarios que tengan los permisos necesarios, pueden aprobar o rechazar las Solicitudes de Pago.

En el proceso de Aprobación de Solicitudes de Pago, puede que un usuario solo pueda registrar y enviar a aplicar las Solicitudes de Pago para un Centro Funcional, por lo que es necesario que otro usuario disponga de dos requisitos:

Tener habilitado el módulo de "Aprobación de Solicitudes de Pagos" con el PSO.
En la seguridad de Centros Funcionales, que tenga marcado el check de "aprobador".

Con estos dos requisitos, pueden proceder a Aprobar las Solicitudes de Pago, o bien Rechazarlas, indicando un motivo por el cual se están rechazando. Adicionalmente, existe un botón para poder realizar la Aprobación Masiva de Solicitudes de Pagos.

Lista de Procesos Relacionados
Usuarios de Solicitudes de Pago por Empresa
Preparación de Solicitudes de Pago de Documentos de Cuentas por Pagar
Preparación de Solicitudes Manuales por Centro Funcional
Rechazo de Solicitudes de Pago

Guía Rápida de Usuario

A continuación se detalla el paso a paso del proceso:

1 - Ingresar SIF > Módulo de Tesorería, hacer clic en la opción Aprobación de Solicitudes de Pagos que esta en la sección de solicitudes de pago.

2 - Al ingresar en esta opción, se presenta una lista de Solicitudes de Pago en estado "Pendientes de Aprobación". Las solicitudes que se presentan en esta lista, son de los Centros Funcionales donde el usuario tiene el rol de aprobador de Solicitudes de Pago en la opción de seguridad (Usuarios de Solicitudes de Pago por Empresa).

3 - En la parte superior de la pantalla se presenta un el área de filtros con varios campos, esta área permite buscar solicitudes de una forma específica, definiendo elementos propios de la solicitud que se desea buscar o de un grupo de solicitudes. El filtro permite buscar desde lo más básico como el número de solicitud, hasta por socio de negocios o beneficiario, o bien por un Centro Funcional.

4 - En la parte superior de la pantalla se presenta la lista de los registros pendientes de aprobar por el funcionario, así como los resultados obtenidos después de filtrar. Si son muchos los resultados, se puede navegar entre los registros disponibles.

5 - El usuario puede seleccionar las Solicitudes de Pago de forma masiva, haciendo clic sobre las opciones que se encuentran a la izquierda de cada Solicitud de Pago, y posteriormente hacer clic en el botón de Aprobar.

6 - Otra forma de aprobar o rechazar Solicitudes de Pago es ingresar en cada registro y seleccionar la opción deseada. Es importante mencionar que el rechazo de una solicitud requiere digitar un motivo de justificación del rechazo, claro y conciso.

7 - En la pantalla de Aprobación de Solicitudes de Pago, se muestra en la parte superior la información más importante del encabezado, el Socio de Negocios y el monto. En la parte inferior, se presenta el detalle de las líneas que corresponden. A continuación, se detallan las acciones de los botones presentes en esta pantalla del sistema:

Imprimir: muestra una pantalla donde se visualiza el formato de la Solicitud de Pago para poder imprimirla. Esta impresión incluye una etiqueta llamada "Versión preliminar" porque aún no se ha aprobado o rechazado la Solicitud de Pago. Esta acción permite tener el documento de Solicitud de Pago como evidencia de que se realizó, pero que aún está pendiente de aprobación o rechazo.
Aprobar: permite aceptar la información de la Solicitud de Pago y lo que genera es un cambio de estado a la solicitud para que pueda ser incluida en la Orden de Pago y continuar el flujo. Si una Solicitud de Pago se aprueba, pero posteriormente se determina que esta solicitud no procede por lo que se debe rechazar, existe la opción de Rechazo de Solicitudes de Pago.
Rechazar: cambia el estado de la Solicitud de Pago con la cual se detiene el proceso. Sin embargo, la solicitud no muere ahí, desde las opciones de Preparación de Solicitudes Manuales por Centro Funcional o Preparación de Solicitudes de Pago de Documentos de Cuentas por Pagar se puede buscar la solicitud para duplicarla y generar una copia o una nueva versión y con esto ajustarla para poder enviarla al proceso de pago. Al dar clic sobre el botón, el sistema solicita un motivo de rechazo, como se muestra en la siguiente imagen:

Generar Orden Pago: abrevia el tema de la aprobación y se anticipa a dejar generada la Orden de Pago. Esta opción aparece solo a los usuarios que son autorizados para generar Órdenes de Pago.