Registro de Solicitudes de Compra

Resumen

La opción de Registro de Solicitudes de Compra, esta diseñada con el objetivo de permitir, a las diferentes áreas funcionales de la empresa, la Solicitud de:

Servicios
Artículos
Activos Fijos

Esto de acuerdo a las necesidades de cada una de las unidades de negocio. Cabe destacar que cualquier Solicitud de Compra generada por un área de negocio puede ser enviada a un flujo de aprobación previamente definido.

Además, las Solicitudes de Compra representan el inicio de los procesos de contratación o de la realización de una compra dentro de la compañía, por lo que en función del tipo de solicitud realizada, la misma puede ser procesada mediante el sistema ERP o puede ser enviada al Sistema de Compras Públicas del Estado (SICOP).

Así mismo, el sistema tiene la opción de habilitar la funcionalidad para compra pública, permitiendo que una Solicitud de Compra esté asociada a una publicación de concurso.

Requisitos Previos

Para el registro de las Solicitudes de Compra se deben cumplir ciertos requisitos previos:

Definición del Catálogo de Centros Funcionales de la Empresa: Utilizado para identificar en la Solicitud de Compra el Centro Funcional al que se asocia y los Centros Funcionales a los que se carga el gasto de cada ítem incluido en la Solicitud.
Definición del Catálogo de Configuración de Tipos de Solicitud y su respectiva asociación con el Centro Funcional: A través del cual se obtiene el trámite de aprobación de la Solicitud de Compra, y en el caso que aplique, su especialización.
Definición del Catálogo del Solicitantes y su respectiva asociación con los Centros Funcionales a los que puede incluir una Solicitud de Compra: cada Solicitante tendrá asociado uno o varios Centros Funcionales a los cuales podrá incluir en el proceso de Solicitud de Compra.
Para la inclusión del detalle de la Solicitud de Compra:
- Definición del Catálogo de Conceptos de Servicio: Utilizado para la selección del Servicio que se requiere en la Empresa.
- Definición de los Catálogos de Almacenes y Artículos: Utilizado para la selección del Artículo que se requiere comprar.
- Definición de los Catálogos de Categorías y Clasificaciones de Activos Fijos: Utilizado para la selección del Activo que se requiere comprar.
- Definición del Catálogo de Unidades: En el cual se identifica la unidad de medida requerida para el ítem a adquirir.

Detalle de Información Solicitada

A continuación, se describe cada uno de los campos requeridos para el Registro de una Solicitud de Compra.

Encabezado

Parámetro	Detalle
N° Solicitud	Número consecutivo de Solicitudes de Compra que es asignado por el Sistema.
Descripción	Breve descripción relacionada con el objetivo o propósito de la Solicitudes de Compra.
Centro Funcional	Despliega la información de los Centros Funcionales relacionados con el Solicitante. Se debe seleccionar el Centro Funcional que requiere el bien o servicio.
Tipo	Lista de valores al catálogo de Configuración de Tipos de Solicitud; Muestra los Tipos de Solicitud relacionados con el Centro Funcional seleccionado. Determina el proceso de aprobación que tendrá la Solicitud.
Proveedor	Campo opcional. Lista de valores al catálogo de Socios de Negocio, se utiliza únicamente en los casos donde el Tipos de Solicitud es del tipo ‘Compra Directa’.
Lugar de Entrega	Campo opcional. Lugar donde serán entregados los bienes que serán incluidos en la Solicitud.
Empleado	Empleado que recibirá el bien o servicio, algunas veces llamado administrador del contrato, esta persona será la responsable de realizar la evaluación de servicio o bien recibido posterior a la contratación, dicha evaluación la realiza mediante la opción de Evaluación de Proveedores.
Fecha	Fecha en la que se registra la Solicitud de Compra, no puede ser anterior a la fecha actual
Requisición	Lista de valores al catálogo de Tipos de Requisición. Define el tipo de Requisición que tendrá la Solicitud.
Moneda	Moneda de la Solicitud de Compra. Lista de valores del catálogo de Monedas.
Tipo de Cambio (T.C.)	Monto del tipo de cambio que debe aplicarse a la Solicitud. Se habilita o deshabilita de acuerdo al valor seleccionado y la moneda local del Sistema definida en la información de Parámetros Generales.

Detalle

Parámetro	Detalle
Tipo	El usuario puede seleccionar una de las siguientes opciones: Artículo: Al seleccionarlo deberá completar la siguiente información: Almacén: Lista de valores al catálogo de Almacenes, indica el almacén al cual ingresará el artículo. Artículo: Lista de valores al catálogo de Artículos, indica el bien que se requiere adquirir. Con la selección del valor, el Sistema carga el valor de los campos: Impuesto, Unidad y Descripción. Servicio: Al seleccionar esta opción deberá completar la siguiente información: Gasto / Servicio: Lista de valores al catálogo de Conceptos de Servicio, indica el Servicio que se requiere adquirir. Con la selección del valor, el Sistema carga el valor de los campos Unidad y Descripción. Activo Fijo: Al seleccionarla deberá completar la siguiente información: Clasificación: lista de valores al catálogo de Categorías y Clasificaciones de Activos, indica el Activo que se requiere adquirir.
Almacén	Campo opcional. Se muestra en pantalla únicamente cuando se elige Artículo en el Tipo de Solicitud y su función es identificar de que Almacén se hace la requisición.
Artículo/Activo Fijo/Servicio	De acuerdo al tipo seleccionado se despliega la opción para seleccionar el producto que se desea adquirir.
Impuesto	Lista de valores al catálogo de Impuestos. Indica el impuesto que se debe aplicar al ítem por adquirir. En el caso que no aplique un impuesto, se selecciona el valor Exento de Impuestos.
Unidad	Se indica el tipo de unidad de la adquisición.
Descripción	Se registra una breve descripción del suministro que se va a comprar.
Centro Funcional	Se registra el Centro Funcional responsable de la adquisición.
Actividad Empresarial	Se indica cuál es la fuente de financiamiento con la cuál se va a pagar la adquisición
Fecha requerida	Fecha aproximada para la cual se requiere que se encuentre el ítem en la empresa. Es un dato informativo para el área de Proveeduría.
Cantidad	Se especifica la cantidad que se va a comprar.
Precio Unitario	Corresponde al precio unitario del ítem a adquirir. Debe estar indicado en la moneda para la cual se realiza el Registro de la Solicitud. El monto total (Cantidad por Precio Unitario), será el valor por el cual se realiza la reserva presupuestaria al momento de efectuarse la autorización de la Solicitud de Compra.
Sub Total	Monto calculado de forma automática, multiplica la cantidad por el precio unitario del bien que se desea adquirir.

Lista de Procesos Relacionados
Socios de Negocio
Centros Funcionales
Configuración
Solicitantes
Solicitudes de Compra
Duplicar solicitudes de compra
Cancelación de Solicitudes de Compra
Cancelación de Solicitudes de Compra Parcial
Solicitudes de Compra Rechazadas
Reimpresión de Solicitudes de Compra
Reporte de Seguimiento de Solicitudes de Compra Detallada
Integración con SICOP

Descripción del Proceso

El inicio del proceso de Solicitud de Compra nace con la necesidad de realizar una compra, por lo tanto, el primer paso es Registrar la Solicitud de Compra. Si el Tipo de Solicitud de Compra elegido es Solicitud de Compra (Merlink) o Solicitud de Compra (No Merlink), el sistema ERP valida el presupuesto con el que cuenta el Centro Funcional para efectuar la compra, por lo tanto si no cuentan con el presupuesto suficiente el sistema ERP no procesa la transacción de la Solicitud de Compra. En los casos donde el Tipo de Solicitud de Compra es Solicitud de Despacho la validación del sistema ERP se realiza a nivel de existencias de inventario.

Para consultar más información sobre este proceso, visite las siguientes páginas:

Guía Rápida de Usuario

A continuación se detalla el paso a paso para el Registro de una Solicitud de Compra

1.Dentro del Sistema Financiero Integral, se debe ingresar al Módulo de Compras

2.Luego seleccionar la opción Registro de Solicitudes de Compra el cual se encuentra en el menú de Solicitudes de Compra

3.Una vez dentro, se muestran las Solicitudes de Compras que se han realizado dentro del sistema, al dar clic en el botón Nuevo se procede a realizar una nueva Solicitud de Compra.

4. Ingresar la información solicitada para crear el Encabezado de la Solicitud de Compra, posteriormente dar clic en Agregar para continuar.

5. Ingresar la información solicitada para registrar el Detalle de la Solicitud de Compra. El sistema validará la existencia de inventario si el Tipo seleccionado es Artículo. Si el registro corresponde a un Servicio o Activo, el sistema valida la cantidad de presupuesto actual para poder realizar la solicitud. Finalmente para terminar la Solicitud de Compra se debe dar clic en Agregar. De conformidad con el tipo de solicitud de compra seleccionado el sistema envía dicha solicitud por un trámite de aprobación, en cuyo caso en el momento mismo del inicio del trámite se reserva el presupuesto necesario para finalizar con éxito la aprobación del trámite.