Variaciones Presupuestales (Administrador)

El siguiente gráfico describe el flujo del proceso:

A continuación se detalla el paso a paso para el proceso de formulación

1. Para iniciar el proceso de modificación presupuestaria, el área de Presupuesto, realiza la apertura de la modificación. 
   Para esto ingresa, dentro del Sistema Financiero Integral, al módulo de Estimación de Financiamientos y Egresos, luego, debe seleccionar la opción Variaciones Presupuestales (Administrador),  la cual se encuentra en el menú Operación.
   
   
   
2. Al entrar en esta opción , se muestran las plantillas de modificación que están en proceso. En la parte superior se encuentra una serie de campos que se utilizan como filtros para la búsqueda de una modificación en proceso específica.
   Para comenzar el proceso de modificación, debe presionar el botón Nuevo.
   
   
   
3. Al presionar el botón Nuevo, se muestra la siguiente pantalla donde se ingresan los siguientes valores:
   • Períodos Presupuestarios: Se selecciona el período actual donde se va a realizar la modificación
   • Tipo de Variación : Se seleciona la modificación que se va a realizar. Este es el código con el cual se va a reconocer la modificación que se va a realizar. Este código se define antes de abrir el proceso de modificación en este módulo en Catálogos en la opción Tipos de Estimaciones Presupuestales
   • Agregar Centro Funcional Individual: Si en la modificación presupuestaria no van a participar todos los centros funcionales, sino uno on un grupo específico de Centros Funcionales, se marca este campo y se selecciona el Centro Funcional. Si en la modificación van a participar todos los centros funcionales no se de debe marcar este campo.
   Una vez que se ingresaron los valores correspondientes se presiona el botón Agregar Nueva Estimación.
   
   
   
4. Al agregar la nueva modificación, el sistema carga para cada uno de los centros funcionales la plantilla, para comenzar el proceso de modificación, en estado En Preparación.
   
   
   
5. En este punto el sistema permite realizar la inclusión de la modificación de dos formas:
   • Importando un archivo con todo el detalle de la modificación.
   • Cada centro funcional realice la inclusión de su modificación para posteriormente realizar la consolidación en el área de presupuesto.
   Detallamos cada uno de estos pasos:
   • Importación de la modificación
     Este proceso lo realiza el área de presupuesto desde la misma opción, después del paso anterior donde abrió la modificación.
     • En esta pantalla presiona el botón Importar.
       
       
     • Al presionar el botón Importar, en la siguiente pantalla, en la parte superior derecha, se selecciona el archivo con el detalle del presupuesto y se presiona el botón Importar.
       A la izquierda se muestra el detalle de las columnas que debe contener el archivo a cargar.
       
       
     • Una vez que se carga el archivo el sistema muestra el mensaje que la carga se realizó con éxito y se presiona el botón Regresar.
       
       
     • Para validar la modificación cargada puede ejecutar los reportes de formulación, que brinda el sistema, presionando el botón Reporte Detallado o Reporte Resumido, que bajan a excel un reporte con el detalle de toda la modificación que se importó.
       
       
     • Con la modificación importada se va dando clic sobre cada una de las estimaciones y se presiona el botón Enviar a Aprobar.
       
       
       
   • Ingreso de la modificación por Centro de Costo 
     Una vez que el área de presupuesto abre el proceso de modificación, cada área debe incluir su modificación.
     • Para esto se dirige dentro del Sistema Financiero Integral, al módulo de Estimación de Financiamientos y Egresos, luego, debe seleccionar la opción Variaciones Presupuestales 
       
       
     
     
     • En esta opción el funcionario puede ver la plantilla de estimación de los Centros funcionales que tiene asignado para incluir la modificación. Para comenzar a ingresar los valores, le da click sobre el centro funcional que va a trabajar.
       
       
       
     • Al entrar en el Centro Funcional el primer paso debe ser "Cargar Detalles", de esta forma el sistema carga todo el presupuesto que fue formulado para ese centro funcional para que el funcionario pueda comenzar con la modificación.
       
       
       
     • Al cargar los detalles el sistema para cada una de las plantillas asociadas al centro funcional que se está trabajando, carga el detalle del presupuesto que tiene asociado.
       Para modificar alguno de los valores del presupuesto asignado, se da click sobre la línea, y esta se carga en la parte superior de la pantalla. En el campo Monto Ajuste se ingresa el monto en que se va a aumentar (monto positivo) o disminuir (monto negativo) la partida seleccionada.
       Después de incluir el valor se presiona el botón Modificar.
       
       
       
     • Si lo que se quiere es agregar contenido presupuestario en una partida que no le fue asignada anteriormente, se crea esta nueva línea.
       Primero se selecciona la plantilla que va a trabajar.
       Se ingresan los datos en los campos que están al inicio de la plantilla y se presiona Agregar:
       • Descripción: Se describe lo que se está formulando en la partida de gasto o ingreso
       • Justificación: Se detalla el por qué se formulando en la partida específica.
       • Concepto de Ingreso o Egreso: Este corresponde con el concepto de gasto o ingreso que se está formulando, que por lo general corresponde con la partida, grupo y subpartida de gasto o las partidas de ingresos presupuestales.
       • Complemento de la Actividad: En este campo se selecciona la Actividad empresarial  asociada al tipo de gasto o ingreso que se está formulando.
       • Monto Total: Monto formulado para esta partida.
         
         
         
     • Si se equivoca y necesitan modificar un valor ingresado, se posiciona sobre la línea a modificar y le da clic sobre ella, de esta forma se carga en la parte superior, se cambian los valores y se presiona el botón Modificar.
       Si desean eliminar una de las líneas registradas presiona el botón en forma de X en color rojo que se encuentra a la derecha de la línea.
       
       
     • Una vez que se tienen ingresado todos los valores de la modificación se pueden ejecutar los reportes , que brinda el sistema, presionando el botón Reporte Detallado o Reporte Resumido, que bajan a Excel un reporte con el detalle de la modificación ingresada.
     • Cuando ya se tiene ingresado la modificación, el encargado del Centro Funcional debe enviarla a presupuesto para la consolidación de la modificación. Para esto presiona el botón "Enviar a Aprobar"
       Es importante indicar que este botón solo le aparece al encargado del Centro Funcional o aquellas personas que se hayan definido como Autorizadores del Centro Funcional que se está trabajando.
       
       
       
6. Cuando ya se tiene registrada la información preliminar de la modificación del presupuesto sea por importación o porque fue registrada en el sistema por cada área y enviada a Presupuesto. El área de presupuesto realiza la revisión correspondiente y puede ejecutar los reportes de formulación, que brinda el sistema, presionando el botón Reporte Detallado o Reporte Resumido, que bajan a Excel un reporte con el detalle de todo lo ingresado del presupuesto ordinario que se cargó.
   
   
   
7. Cuando ya se realizó la revisión de la modificación de presupuesto, se debe presionar cada uno de los Centros Funcionales y presionar el botón "Aprobar"
   Al Aprobar estas modificaciones se pasan al estado Equilibrio Financiero
   
   Si en la revisión se detecta que es necesario devolver una modificación para que el área correspondiente realice modificaciones, debe dar clic sobre el centro Funcional que quiere devolver y Presiona el botón "Rechazar". Con esto devuelve la modificación al centro funcional para que realice la corrección correspondiente y la vuelva a enviar a presupuesto.
   
   
   
8. La modificación en equilibrio se le da seguimiento en la opción Equilibrio Financiero, que se encuentra en la opción Estimación de Fuentes de Financiamiento y Egresos, en el menú Operaciones.
   
   
9. Al entrar en esta opción se muestra el resumen de la modificación en proceso donde indica:
   Total de Centros funcionales que participan en el proceso de modificación.
   Centros Funcionales Pendientes: Se refieren a los centros funcionales que no han enviado a Presupuesto la modificación para su revisión y poder seguir con el proceso
   Centros Funcionales en Aprobación: Se refiere a los Centros Funcionales que se encuentran en Presupuesto y no se ha realizado el envío a Equilibrio Financiero.
   
   
   En este punto se debe trabajar cuando ya se tienen las modificaciones de todos los centros funcionales en equilibrio, ya que aquí el sistema valida que el presupuesto esté en Equilibrio por fuente de financiamiento.
   Para proseguir se da clic sobre la línea resumen.
   En la pantalla que se muestra, se visualiza por Fuente de financiamiento (nivel de equilibrio), el monto final de ingresos y egresos con la modificación por Centro Funcional.
   En esta opción se tiene la posibilidad de realizar cambios de valores de la formulación para lograr el equilibrio presionando el ícono que aparece a la derecha del Centro Funcional
   
   
   Si el presupuesto está en equilibrio el sistema muestra el botón para Enviar a Aprobación Interna. 
   
   
   Si es necesario devolver una formulación para que el área correspondiente realice modificaciones debe ir a la opción Variaciones Presupuestales (Administrador), dar clic sobre la modificación del centro Funcional que quiere devolver y Presiona el botón "Devolver a Preparación". Con esto devuelve la modificación al centro funcional para que realice la corrección correspondiente y la vuelva a enviar a presupuesto.
   
   
   
   
10. El envío de la modificación a Aprobación Interna, es cuando esta en proceso de aprobación de la junta directiva. Cuando ya la junta la aprueba o realiza indicaciones de algún cambio se le da seguimiento en la opción Aprobación Interna , que se encuentra en la opción Estimación de Fuentes de Financiamiento y Egresos, en el menú Operaciones.
    
    
    
    
11. Al entrar en esta opción se muestra el resumen de la modificación en proceso donde indica la cantidad de centros funcionales participantes, para continuar el proceso se da clic sobre la modificación a aprobar.
    
    
    
12. Al dar clic sobre la línea se muestra por Fuente de financiamiento (nivel de equilibrio), el monto final del presupuesto después de la modificación, por Centro Funcional.
    Al final de la pantalla se ven los botones:
    Enviar a Aprobación Externa: Este se presiona si la junta directiva realizó la aprobación de la modificación del presupuesto, y se debe pasar a Aprobación Externa que es el envío a la Autoridad Presupuestaria.
    Regresar a Equilibrio: Si se debe realizar algún cambio en la modificación, se devuelve al paso de Equilibrio para su modificación y aprobación posterior.
    
    
    
13. El envío de la modificación a Aprobación Externa, es cuando esta en proceso de aprobación de la Autoridad Presupuestaria. Cuando ya lo aprueban o realiza indicaciones de algún cambio se le da seguimiento en la opción Aprobación Externa, que se encuentra en la opción Estimación de Fuentes de Financiamiento y Egresos, en el menú Operaciones.
    
    
    
14. Al entrar en esta opción se muestra el resumen de la modificación donde indica la cantidad de centros funcionales participantes, para continuar el proceso se da clic sobre la modificación..
    
    
    
15. Al dar clic sobre la línea se muestra por Fuente de financiamiento (nivel de equilibrio), el monto final del presupuesto después de la modificación, por Centro Funcional.
    Al final de la pantalla se ven los botones:
    Generar Variación: Este se presiona si la modificación ya fue aprobada por la autoridad presupuestaria.
    Regresar a Equilibrio: Si se debe realizar algún cambio en la modificación, se devuelve al paso de Equilibrio para su modificación y aprobación posterior.
    
    
    
16. En la aprobación de versiones se puede validar la información de la variación. Tal como se muestra a continuación.
    
    En caso de que se presente un mensaje que indique que "Existen variaciones en meses diferentes" es que la variación se hizo en un mes de auxiliar y la cerraron auxiliares y están en otro mes. Se debe de cambiar el mes de la formulación.
    
    
    
17. Una vez que se presiona Generar Variación, el sistema genera una modificación del presupuesto que debe ser aplicada en la opción Aprobar Traslados de Presupuesto, en el menú Operación.
    
    
    
18. Al entrar en esta opción se muestran la modificación de presupuesto generada, para continuar el proceso se da clic sobre la modificación a aprobar.
    
    
    
19. Al dar clic sobre la línea se muestra el detalle de la modificación y se presiona el botón Aprobar.
    
    Al presionar el botón Aprobar, queda en firme la modificación registrada.