Inclusión de Documentos
Resumen
La inclusión de documentos permite generar la relación entre una factura de cuentas por pagar, el responsable y un inicio de responsabilidad. En este proceso se va a detallar cuales son los elementos necesarios para generar este proceso que adicionalmente va ligado con el proceso de adquisición de un activo. En otras palabras, para generar la adquisición de un activo desde una factura de cuentas por pagar, se tiene que realizar este proceso. Este procedimiento principalmente es para tener el foco sobre alguna persona física que se haga responsable por los activos que se van adquiriendo y que posteriormente se van a ir cambiando de responsable.
Detalle de Información Solicitada
Al inicio del proceso, se requiere que el usuario tenga definido un centro de custodia, no es un campo para llenar en el formulario, pero si el usuario que desea generar un documento de inclusión no tiene asignado ningún centro de custodia, el sistema le mostrará el siguiente mensaje: "Su usuario no tiene asignado ningún centro de custodia, se puede autorizar en el módulo de control de responsables / catálogo/ Centro de Custodia. Si no existe ningún centro de custodia se debe crear, y posteriormente se deben de indicar los usuarios que podrán ser responsables."
| Paso 1 - Información del Activo Fijo | |
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Categoría | Campo Obligatorio. Se debe de seleccionar la categoría a la que pertenece el activo que se está adquiriendo se puede escoger haciendo clic en el icono |
| Clase | Campo Obligatorio. Para escoger la clasificación se debe de hacer clic en el botón |
| Placa | Campo Obligatorio. La placa es un campo obligatorio y la máscara de placa a utilizar es la definida en la categoría del activo, si no existe ninguna máscara definida, el sistema toma la definida en en módulo de Administración del Sistema / Parámetros Generales en el campo que se llama Máscara de Placas. |
| Descripción | Campo Obligatorio. Permite indicar una breve descripción del documento de responsabilidad, es texto libre para que el usuario indique en 80 caracteres la información relacionada al documento. |
| Descripción detallada | Campo Obligatorio. Permite al usuario agregar una descripción mas detallada del proceso. Este campo permite asignar 255 caracteres. |
| Marca | Campo Obligatorio. Se debe de seleccionar el valor del catálogo de marcas, si no existe la marca requerida, se debe de crear en el módulo de Activos fijos / Catálogos/ Catálogo de Marcas y modelos. Si se desconoce la marca del bien, se le puede asignar una marca genérica. |
| Modelo | Campo Obligatorio. El modelo va ligado directamente de la marca, de tal forma que si no existe un modelo, se debe de crear uno en el módulo de Activos fijos / Catálogos/ Catálogo de Marcas y modelos. Si se desconoce el modelo, se puede seleccionar un valor genérico siempre y cuando esté creado. |
| Tipo | Campo Obligatorio. Se debe de indicar el tipo de activo de la opciones que presenta el sistema, el campo no puede quedar en blanco, por lo que si no salen tipos de activo, se debe de definir uno en el módulo de Activos fijos / Catálogos/ Catálogo de tipos. Si no se dispone de esa opción, se debe de buscar al encargado del área de control de bienes para que apoye con la creación de los valores necesitados. |
| Serie | Es un campo opcional, para un mejor control se pueden agregar hasta 45 caracteres alfanuméricos con el número de serie del bien en inclusión. |
| Paso 2 - Información del Responsable | |
|---|---|
| Parámetro | Detalle |
| Tipo Documento | Campo obligatorio. Se debe de seleccionar el tipo de documento según los posibles valores que se dispongan. Si al buscar el valor con el icono |
| Fecha | Campo requerido. El sistema presenta por defecto la fecha de hoy, sin embargo puede ser una fecha pasada o futura. |
| Empleado | Campo obligatorio. El sistema permite seleccionar seleccionar de los empleados - usuarios la persona que será responsable del activo. |
| Centro Funcional | Obligatorio. Al seleccionar el empleado, el sistema obtiene el centro funcional donde está nombrada esa persona y coloca el centro funcional. |
| Paso 3 - Información de Origen | |
|---|---|
| Parámetro | Detalle |
| Tipo de compra | Campo obligatorio. Se debe de seleccionar del catálogo de tipos de compras. El catálogo de tipos de compras se administra en este módulo de Control de Responsables/ Catálogos / Tipos de Compras. |
| CP (Origen) | Campo obligatorio. Permite indicar hasta 4 caracteres alfanuméricos un origen, por lo general se registra siempre se indica "OC" en referencia al proceso de Ordenes de Compras. |
| Monto Asignado | Al tener seleccionada la factura de cuentas por pagar donde se adquirió un activo, el sistema solicita indicar un monto este monto tiene que ser menor o igual al monto de la factura, esto permite ir separando una factura con una línea de muchos activos, separar el valor de cada uno y generar el documento de responsabilidad para cada bien. Por ejemplo una factura de 1 millón de colones donde se compraron 10 abanicos, se puede separar en 100,000.00 cada abanico. |
| Cantidad | Cantidad de boletas individuales a generar por línea. |
| Boletas Individuales | Opción que se activa para generar la cantidad de boletas individuales que se indiquen por cada línea. Cada boleta boleta se generará con su respectivo consecutivo de placa, al finalizar el proceso se reflejaran en la lista de inclusión de documentos de forma individual. |
| Paso 4 - Resumen | |
|---|---|
| Parámetro | Detalle |
| No requiere parámetros de ingreso | |
| Lista de Procesos Relacionados |
|---|
| Inclusión de Activos Inicial |
| Registro de Adquisiciones |
Descripción del Proceso
A continuación se describe el paso a paso de este proceso:
1 - Para iniciar el proceso de registro de un documento de responsabilidad, se debe de ingresar al módulo de Control de Responsables en el sub menú de Operaciones, se busca la opción de Inclusión de Documentos.
2 - Al ingresar en dicha opción, el sistema presenta una lista con los documentos que se hayan iniciado, y se pueden visualizan 4 botones, los cuales detallamos a continuación.
E botón de Nuevo permite iniciar la inclusión de un documento nuevo.
El botón de Eliminar permite eliminar los registros seleccionados en la lista.
El botón de Recuperar permite poner en edición un documento de inclusión que ya fue finalizado, para poder generarle algún cambio, siempre y cuando no se haya iniciado una adquisición en el módulo de activos fijos.
El botón de Duplicar permite clonar un documento de inclusión, si se desean generar 5 documentos de inclusión ya que en la factura de CxP, se compraron 5 sillas, se genera un documento y 4 clones, donde lo que varía es únicamente el número de placa del activo. Al duplicar un documento de inclusión la placa se autogenera con el consecutivo próximo.
3 - Se puede continuar editando alguno de los registros existentes, o bien iniciar uno nuevo. Para iniciar uno nuevo, solo se tiene que hacer clic sobre el botón "Nuevo" que se presenta debajo de la lista.
4 - Al iniciar el registro de un nuevo documento de inclusión el sistema presenta el paso 1 con un formulario.
5 - Se debe completar la información solicitada, y hacer clic en el botón "Siguiente" que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla. El sistema valida los campos necesarios.
6 - El sistema se direcciona al paso 2 sonde se debe completar la información del responsable y se debe hacer clic en el botón "Siguiente". Se puede regresar al paso 1 o navegar en los pasos que se presentan siempre y cuando no finalice el documento.
7 - Al presionar el botón "siguiente" el sistema se dirige al paso 3, donde presenta un listado de las facturas de cuentas por pagar, donde se adquirió un activo fijo o un bien. Para poder seleccionar el que queremos procesar se debe hacer clic sobre la factura (se pueden seleccionar varias, una a la vez). (Selección de facturas o documentos de cuentas por pagar con saldo, que contengan líneas de activos o bienes)
8- Al hacer clic sobre la factura en la lista el sistema presenta el detalle de la factura seleccionada.
9 - Se deben suministrar 2 datos de importancia: el Tipo de compra y Origen.
Nota: existe un punto que es de suma importancia: la línea de la factura puede venir por un monto, para tener un ejemplo 1 millón de colones, en esa línea se mandaron a comprar 10 abanicos, por lo que cada abanico se puede decir que costo cien mil colones, si el usuario ingresa en el campo de monto asignado el millón de colones, ese activo quedará con un valor y no se podrán agregar los otros 9 activos.
10 - Cada vez que se genere un documento, el saldo del documento se irá reduciendo hasta llegar a cero. El sistema presentan el monto Disponible para Asignar y el Monto Asignado a ese activo como tal.
11 - Cuando se tiene completa la información del paso 3, se hace clic en el botón "Siguiente" para continuar con el paso 4.
12 - El paso 4 permite generar el documento de responsabilidad que se puede imprimir o bien descargar para tener un documento con la información del activo adquirido y el responsable asignado.
13 - En la siguiente figura se presenta un ejemplo de detalle de la información del documento de responsabilidad, el formato completo.
Formato de impresión del documento de Inclusión.
14 - Cuando se tiene toda la información del documento, se puede proceder con la finalización del mismo, al presionar el botón de "Finalizar" el sistema presenta un mensaje de confirmación para que el usuario determine el proceder. Finalizado el proceso, se puede "recuperar" para realizar algún cambio, siempre y cuando no se haya incluido el documento en un proceso de Adquisición de Activos Fijos en el Módulo Activos Fijos.