Consulta Cuentas Financieras
Resumen
La opción descrita en este apartado, da visibilidad de como se realizan consultas de las cuentas financieras tanto existentes como las posibles combinaciones viables. Es importante considerar que el concepto de cuenta financiera dentro del sistema, corresponde a una cuenta que relaciona mediante la asignación de una máscara, tanto las cuentas contables como las cuentas presupuestarias.
Detalle de Información Solicitada
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Cuenta Mayor | La cuenta de mayor registra las cantidades de una cuenta que se ha utilizado durante alguna de las operaciones económicas de la institución. En este caso, la pantalla solicita este dato como punto inicial de consulta para que posteriormente se desplieguen los niveles que conforman esa cuenta. |
| Máscara del Plan | La máscara indica la cantidad de niveles que conforman la cuenta, así como la longitud de cada uno de los niveles. En el caso de esta opción, la máscara es un dato informativo para ubicar al usuario. Ejemplo: Una máscara cuenta con la siguiente estructura:
|
| Cuenta Financiera | La cuenta financiera en el caso de esta opción del sistema, despliega los campos de inclusión de información para cada uno de los niveles de la cuenta, a fin a de que el usuario vaya nivel por nivel incluyendo el dato o valor de cada nivel hasta completar la totalidad de la cuenta finaniciera. Se cuenta con una lista en la parte inferior, que sirve como guía al usuario de los posibles valores soportados para cada nivel |
| Oficina | Representa la lista de oficinas de la institución. Este campo en conjunto con la cuenta financiera, se verifican para garantizar de que dicha cuenta financiera sea válida para lo oficina seleccionada |
| Filtros solicitados por la consulta | |
| Código | Por la conformación de la pantalla, se cuenta con una lista general que contiene el listado de las cuentas financieras existentes y ya creadas dentro de la base de datos. El campo código es un filtro que permite buscar información en la lista de las cuentas existentes. Normalmente código representa el formato de la cuenta en el listado. |
| Descripción | Al igual que el campo código, representa un filtro que permite buscar una cuenta financiera ya existente en el listado, de acuerdo a la descripción que se le indicó en la base de datos. |
Descripción del Proceso
Dentro del ERP la consulta de cuentas financieras, permite hacer visibles para un usuario final varios elementos importantes que le permiten tener control de la correcta configuración de los catálogos y sus valores.
La pantalla permite:
- Ver todas las cuentas financieras existentes (Ya creadas en el sistema)
- Incluir una cuenta y verificar si la misma es válida (Por oficina específica o todas) y cumple con todos los elementos para poder ser creada dentro del sistema (Validar Cuentas)
- Verificar por cada uno de los niveles, los posibles valores que se pueden utilizar en función de lo definido en el catálogo del plan de cuentas relacionado con ese nivel
- Imprimir el detalle de la máscara de la cuenta de mayor y lo que representa cada nivel (Descripción por niveles)
Guía Rápida de Usuario
PASO 1:
Para ingresar en la consulta de cuentas financieras, como primer paso es necesario dirigirse al módulo de contabilidad general e ingresar a la opción de sistema denominada: Consulta Cuentas Financieras
PASO 2:
Una vez que el usuario ingresa dentro de la pantalla de consulta, el sistema muestra inicialmente un listado de las cuentas de mayor, y a su vez permite la posibilidad de que se indique en el campo de inclusión de cuenta de mayor, una cuenta específica (Ejemplo: El usuario podría ingresar la cuenta mayor de activos, en cuyo caso la pantalla varía y muestra el detalle de los niveles (Ver paso 3))
PASO 3:
Una vez que se incluye una cuenta de mayor específica, el sistema despliega el listado de niveles que conforman dicha cuenta (según su máscara asociada), y adicionalmente emite un listado de todas las cuentas financieras de último nivel que ya existen dentro del sistema generadas para esa cuenta de mayor. Si se desea, es posible utilizar los filtros de código o descripción para buscar una cuenta en específico.
PASO 4:
Una vez que se despliegan los niveles que conforman la totalidad de la cuenta de mayor seleccionada hasta su último nivel, el usuario tiene la posibilidad de navegar por cada uno de los niveles y de forma automática, la pantalla le despliega los posibles valores que son permitidos dentro del nivel seleccionado. Esta condición de la consulta, es una guía para que el usuario pueda verificar cuentas que desea crear y mediante la configuración que tiene el plan de cuentas, la consulta lo va guiando nivel por nivel en los valores y su respectivo significado.
Es importante mencionar, que no necesariamente porque una cuenta cumpla con los valores correctos en cada nivel, la misma es válida, ya que existen dentro del ERP controles adicionales como Reglas Contables o controles de vigencias de las cuentas que pueden convertir a una cuenta financiera y en una cuenta no válida.