Conceptos de Servicio - Administración del Sistema

Resumen

El catálogo de conceptos de servicios, permite definir los conceptos de ingreso o gastos que se pueden usar en todo el sistema. Estos conceptos se usan tanto en el módulo de compras, como en cuentas por cobrar, cuentas por pagar, estimación de presupuesto, facturación, tesorería en el apartado de solicitudes de pagos, entre otros. Una de las grandes separaciones que se puede generar en los conceptos de servicio, es que pueden ser de ingreso ( conceptos de servicio brindados por la empresa o institución) o conceptos de egreso (gasto), que serían los servicios que paga la empresa para su funcionamiento. Los conceptos de servicio requieren de una clasificación, que son como un árbol de niveles y sub niveles para poder organizar u organizar el concepto al tipo que pertenece.

Detalle de Información Solicitada

Parámetro	Detalle
Código	Campo requerido. Acepta 20 caracteres alfa numéricos.
Código fiscal	Campo utilizado para homologación del servicio y un código fiscal para compras o ventas. Para el caso de Costa Rica este código tendrán un tamaño de 13 dígitos numéricos (que se indica en el 8vo nivel de categoría) y será solicitado por Hacienda en los comprobantes electrónicos según lo indicado en su página web: https://www.hacienda.go.cr/contenido/15808-catalogo-de-bienes-y-servicios-cabys. Esto será requerido en los comprobantes electrónicos a partir del 1ro de diciembre del 2020 y no se conoce otra indicación estipulada a futuro. El código podría usarse para validar que el item homologado mantenga un porcentaje de impuesto estipulado en la tabla.
Tipo	Campo requerido. En esta selección se puede elegir entre ingreso, gasto o Gasto Diferido. Ingreso: se refiere a aquellos servicios que la institución vende, estos son utilizados en los módulos de Facturación o Cuentas por Cobrar. Gasto: A aquellos servicios que la institución adquiere, se utilizan en el modulo de Compras, Cuentas por Pagar o Tesorería. Gasto Diferido: Pago de Conceptos de Servicio que son pagados por adelantado, como por ejemplo Seguros, alquileres, licencias, etc.
Descripción	Campo requerido. Acepta 50 caracteres alfa numéricos.
Clasificación	Campo requerido. Se debe de seleccionar alguno de los niveles de las clasificaciones, estas clasificaciones se definen en el Módulo de Administración del sistema, en el menú de Catálogos, en la opción de Clasificación de Conceptos.
Uso	Campo no obligatorio. Permite generar una separación de uso de los posibles valores presentados en el combo. Estos valores se pueden filtrar en varios reportes.
Unidad de medida	Campo no obligatorio. Permite asignar una unidad de medida al concepto, estas unidades se crean o modifican en el módulo de inventarios, en el menú de catálogos, la opción llamada Unidades. En el formulario de conceptos se presentan las unidades que en la Unidad fueran definidas en uso de "servicio" o "Ambas".
Complemento gasto/Ingreso	Es un campo condicionado. Se puede asignar 100 caracteres alfa numéricos. Estos caracteres, se van a reemplazar en la mascara de la cuenta creada en el centro funcional. Tanto para una cuenta de ingreso como una de gasto, se debe de cumplir con la cantidad de caracteres que la cuenta así lo requiera. Si la clasificación tiene un complemento, el sistema toma el complemento de la clasificación.
Complemento descuento	Campo no obligatorio. Si el concepto es de ingreso, y se permite generar un descuento, el sistema tiene una cuenta especial para descuentos, si la cuenta ocupa rellenar la máscara, toma de este complemento los caracteres para reemplazar.
Cuenta fija	Campo opcional. En caso de que no se desee armar la cuenta de gasto, se puede poner una cuenta fija en este dato. Es importante mencionar que si se configura la cuenta fija se omite el complemento para los tipos de Gasto u Ingreso, para el caso de Gasto Diferido, se deben configurar ambos, la cuenta fija se utilizará para la afectación contable hacia la cuenta de Activo y el complemento se utilizará para la cuenta de gasto presupuestario.
Máscara (sustituye la cuenta fija)	Marcara que sustituye la cuenta fija si se coloca no es necesario colocar la cuenta fija. La cuenta se genera con la máscara y con el objeto de gastos del socio de negocio.
Para Importación	Esta opción se activa si el concepto corresponde a algo que se compra en el exterior. Este concepto podrá ser importado desde las importaciones del exterior en el Módulo Compras, por ejemplo derechos de nacionalización, shipping, etc
Aplica para D-151	Campo No obligatorio. Los conceptos marcados con este concepto, aplican para el reporte D-151. Los posibles valores a seleccionar son: TC: Transporte, comunicaciones, reaseguros, películas cinematográficas, noticias internacionales y los otros servicios mencionados en los incisos a), b) c) y ch) del artículo 11 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, prestados por empresas no domiciliadas en el país, con representante permanente en Costa Rica. (3%) EN: Licitaciones, contratos, negocios, etc. del Estado con terceros. (2%). PT: por los servicios profesionales prestados en los procesos de formalización de cualquier producto financiero. RU: Procesamiento de transacciones realizadas como producto de los pagos de tarjetas de crédito o débito.
Aplica para D-150	Campo No obligatorio. Los conceptos marcados con este concepto, aplican para el reporte D-150. Los posibles valores a seleccionar son: V: Las ventas de bienes (todo tipo de mercancías, equipo, mobiliario, etc) y servicios en general, efectuadas a nivel nacional a una misma persona, superiores a dos millones quinientos mil colones anuales, sin incluir el impuesto general sobre las ventas y consumo. C: Las compras de bienes (todo tipo de mercancías, equipo, mobiliario, etc) y servicios, (con excepción de los alquileres, servicios profesionales, comisiones e intereses) efectuadas a nivel nacional a una misma persona, superiores a dos millones quinientos mil colones anuales, sin incluir el impuesto general sobre las ventas y consumo y que no hayan sido objeto de retención. En lo que se refiere a los gastos específicos corresponderá al pagador reportar los pagos realizados a una misma persona, superiores a cincuenta mil colones anuales, procedentes de: A:Alquileres, SP: Servicios profesionales, M: Comisiones, I: Intereses (no se incluirán aquellos que hayan sido objeto de retención, ni los pagados a las entidades que integran el Sistema Bancario Nacional). Los demás gastos específicos no indicados en este apartado deberán reportarse, tanto por el pagador como por el vendedor, conforme lo establecen los conceptos por ventas (V) y compras (C) anteriores.
Exento de costos automáticos	Campo No obligatorio. Esta funcionalidad permite contemplar el concepto en un separación de costos e ingresos automáticos. Si no está marcado y están parametrizados los porcentajes de costos e ingresos automáticos en el centro funcional, el sistema no afecta.
Aplica para gasto vehicular	Esta opción se activa si el concepto de servicio se utiliza en el módulo de Gestión de Vehículos.
No se usa para compra	Esta opción se activa para los conceptos de servicio que se conoce de antemano que no pueden usarse para hacer compras en el Módulo Compras.
Complementos contables	El complemento corresponde a parte de la cuenta que se usa para el concepto de servicio. Por ejemplo puede definir el nivel de clasificación de la cuenta.

Lista de Procesos Relacionados
Conceptos de Servicio CxP

Descripción del Proceso

En este catálogo permite administrar y consultar la información de los conceptos de servicio (gastos o ingresos). Esta opción se puede encontrar en dos módulos de interés, en Administración del sistema y en Cuentas por Pagar. Si no se dispone de esta opción y se requiere estar accediendo con frecuencia a esta opción, se debe de solicitar el permiso a los administradores del sistema para que se encarguen de habilitar dicha opción.

1 - Es posible ingresar en SIF > Administración del Sistema > en la sección de Catálogos hacer clic en "Conceptos de Servicio". También es posible ingresar por: SIF > "Cuentas por Pagar", al lado izquierdo de la pantalla se muestran sub menúes, hacer clic sobre "Catálogos", se despliegan varias opciones, hacer clic en "Conceptos de Servicio".

2- Se presenta una pantalla con dos secciones, al lado izquierdo se presenta una lista con todos los conceptos existentes, y al lado derecho un formulario que permite crear un nuevo concepto o bien modificar información de los registros de la lista.

3- Para crear un nuevo concepto se debe completar la información del formulario de la derecha y hacer clic en el botón "Agregar".

4- En la lista de la izquierda se puede generar una separación entre los conceptos de ingreso y gasto, para filtrar la información en la lista se debe seleccionar el tipo de concepto a filtrar y se presiona el botón de "Filtrar". Así, mismo se puede filtrar por código o bien por una parte del texto del concepto. Por ejemplo. Para buscar algo relacionado con mantenimiento, podemos escribir la palabra "mant" y se hace clic en el botón de "Filtrar".

5- Al hacer clic sobre el concepto de servicio en la lista, el sistema presenta la información en el formulario al lado derecho, y es posible cambiar o para eliminar el concepto, sin embargo si el registro ya ha sido usado, no permite eliminarlo.

¿Qué se registra aquí?

Conceptos de servicios, o conceptos de ingreso. Por ejemplo, si la empresa o institución tiene que pagar servicios de seguridad, servicios de transporte privado, servicios públicos, cualquier concepto que genere una salida de dinero y que no deje algo físico que ingrese a almacenes, porque sino será considerado inventario o un bien. Para el sector público costarricense, todo lo que se adquiera en la partida 1, es considerado un concepto servicio o un gasto. Se le debe de asignar un complemento para que forme la cuenta de gasto que se va a afectar al utilizar el concepto. Muchas veces el complemento no se define a nivel de concepto, sino a nivel de la clasificación.

En el caso de conceptos de ingreso, aplica para empresas o instituciones que tengan un ingreso por la venta de uno o varios servicios y que lucren de eso, por ejemplo; Alquiler de espacios de parqueo, generación de certificaciones, matrícula de cursos de inglés, entrada a piscina, entre muchas, todos estos conceptos son de tipo ingreso y se les define un complemento que permita crear la cuenta de ingreso a crear.

¿Para que sirve el complemento?

Cuando se registra una factura, se define un centro funcional, este centro funcional tiene que tener definida una estructura o máscara financiera, la cual contiene los datos de la cuenta tanto contable como presupuestal que se debe de afectar si se compra o se paga por ese servicio. El complemento viene a completar esa cuenta, indicando, cual centro de costo, que compró, de dónde se obtuvieron los fondos para la compra y a cual proyecto se le carga dicho gasto. Con esta "llave" por así decirlo se completa la cuenta financiera que se va a afectar. En cada concepto se tiene que definir o bien en cada clasificación. El sistema valida en este orden, si la clasificación del concepto y el concepto como tal, tienen definido el complemento, el sistema primero toma el de la clasificación, si la clasificación no, se toma el complemento del concepto. En algunos casos el usuario indica que la cuenta que está armando el sistema es incorrecta, y que ya cambiaron el complemento en el concepto, pero en la clasificación no determinan que el complemento era diferente y justamente el dato con el que se estaba armando la cuenta incorrecta.