Módulo Compras
Resumen
Este módulo permite gestionar la parte operativa de la empresa referente a las solicitudes de compra, procesos de compra, re-aprovisionamiento de inventarios, evaluaciones a proveedores post-contratación y todo los relacionado a la labores del área de proveeduría institucional.
Este proceso inicia con la necesidad de compra de suministros, activos fijos y/o servicios proveniente de cualquier departamentos de la empresa y permite al área de Proveeduría darle continuidad y administración a un futuro proceso de compra, así mismo permite a las distintas áreas asegurarse el presupuesto para dicha necesidad, de la misma manera el modulo cuenta con una interfaz transparente en dos direcciones con el sistema de compras publicas de instituciones estatales de Costa Rica (SICOP)
Descripción del Proceso
El flujo de trabajo del Módulo de Compras inicia con la necesidad de un bien o servicio, por lo tanto la primera tarea representa Registrar la Solicitud de Compra. Una vez terminado ese registro, la solicitud es enviada a un trámite de aprobación; En el último visto bueno del trámite, el ERP, generará automáticamente una reserva presupuestaria con el fin de asegurarse el contenido presupuestario durante todo el proceso de contratación. Posteriormente, se continúa con el Proceso licitatorio respectivo, como puede ser una contratación directa, abreviada o publica, estos tipos de procesos se configuran en el catálogo de Tipos de procesos de compra. Durante este proceso licitatorio se realizan una serie de actividades como lo son la elaboración del cartel, invitación de proveedores, recepción de cotizaciones, evaluación de las mismas y por ultimo adjudicación, esta última actividad de Registrar la Orden de Compra, genera que en presupuesto se libere la reserva generada anteriormente y pase a generarse un compromiso presupuestario, este compromiso puede ser por un monto mayor al reservado, dado que solicitud de compra se realizo por un monto proyectado, es decir, si el proveedor cotiza un monto mayor al reservado, la adjudicación esta supeditada a la disponibilidad presupuestaria.
Una vez adjudicada la compra y que el proveedor otorgue el bien o servicio a conformidad, se procede con el Registro de la Factura de Cuenta por Pagar y la institución tendrá una cantidad de días considerable para realizar el pago de la misma.
El trámite de pago a un proveedor inicia con la creación de la Solicitud de Pago, la misma pasa por un trámite de aprobación, hasta que finalmente se convierte en una Orden de Pago, la cual se incluye en un lote de cheques o en un lote de transferencia masiva, en este último caso, el sistema tendrá la integración para los principales bancos del país, y una vez que el banco confirma la transferencia, el sistema genera la salida de Libros en el Módulo de Bancos.
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