Catálogo Activos Fijos
Resumen
Este proceso hace una visualización detallada del catálogo de activos fijos. En este se puede buscar la información detallada del activo, agregar datos informativos como adjuntos y valores a datos variables. Este proceso es principalmente una especie de consulta, ya que el usuario no puede crear ni modificar datos sensibles del activo en esta opción del sistema. Principalmente esta opción es un reporte con los activos y su información actual.
Detalle de Información Solicitada
| Datos para Anotaciones | |
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Anotación | El sistema permite agregar hasta 80 caracteres de información a una anotación. |
| Archivo/Imagen | Se puede agregar un archivo o una imagen. |
| Fecha | El campo sugiere la fecha de hoy, sin embargo el usuario puede indicar otra fecha. |
| Formulario de "Otros Datos" | |
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Datos variables * estos datos son propios de la configuración del ambiente de ejemplo, pero el usuario puede determinar cuales valores quiere como datos variables, según su necesidad. | |
| Número de Chasis | El sistema permite indicar un número de chasis propio para este activo. |
| Fecha Inicio | El sistema permite indicar la fecha en que se registra el valor. |
| Hora | El sistema permite indicar la hora en que se registra el valor. |
| Precio | El sistema permite indicar la fecha en que se registra el valor. |
| Opción Modicar Activo | |
| Parámetro | Detalle |
|---|---|
| Descripción | Detalle general que identifica el activo. |
| Descripción Detallada | Indica una descripción más detalle que funciona para detalle la descripción indicada anteriormente |
| Serie | Representa el número de serie del activo. Esto una característica normal de los activos. |
| Código fiscal | Campo utilizado para homologación del activo y un código fiscal para compras o ventas. Para el caso de Costa Rica este código tendrán un tamaño de 13 dígitos numéricos (que se indica en el 8vo nivel de categoría) y será solicitado por Hacienda en los comprobantes electrónicos según lo indicado en su página web: https://www.hacienda.go.cr/contenido/15808-catalogo-de-bienes-y-servicios-cabys. Esto será requerido en los comprobantes electrónicos a partir del 1ro de diciembre del 2020 y no se conoce otra indicación estipulada a futuro. El código podría usarse para validar que el item homologado mantenga un porcentaje de impuesto estipulado en la tabla. |
| Marca | Los activos ingresan a la empresa con una marca. Este campo es una referencia al catálogo de marcas |
| Modelo | Los activos ingresan a la empresa con un modelo. Este campo es una referencia al catálogo de modelo |
Descripción del Proceso
A continuación se presenta el paso a paso para consultar información del activo fijo.
Paso 1. Ingreso al sistema
1 - El usuario ingresa al sistema en el módulo de activos, busca el sub menú de catálogos y busca la opción de Catálogo de Activos Fijos.
Paso 2. Listado de activos
2 - Al ingresar en la opción, el usuario puede visualizar la lista de activos existentes.
3 - Para ingresar en la información del activo, se debe hacer clic sobre el registro en la lista y con esto el sistema redirige a otra pantalla con la información del activo
Paso 3. Secciones de la información del activo
4 - Se presenta la información del activo con varias pestañas o secciones con información propia del activo, para visualizar esta información, solo se requiere hacer clic sobre cada pestaña y el sistema muestra la información de esa sección.
5 - En la pestaña o sección de Información General se presenta la información general del activo: placa, descripción, categoría, clase, monto de adquisición, vida útil, tipo, proveedor, valor residual, estado, serie, marca, modelo, fecha de adquisición, inicio de depreciación, inicio de revaluación, fecha de inclusión del activo (fecha de registro), documento, código fiscal, saldo de vida útil, asiento, póliza y referencia.
6 - En la pestaña o sección de Anotaciones permite agregar documentación al activo, como archivos y fotos, por ejemplo si fue un vehículo, una máquina, permisos, la factura de compra, manuales, todo eso se puede incluir entre la información del activo.
7 - En la pestaña o sección de Depreciaciones se muestra el listado de depreciaciones que se le han realizado al activo. Esta sección es meramente informativa.
8 - Hacia la derecha, se encuentra la pestaña o sección de Revaluaciones, al igual que con las depreciaciones, el listado que se muestra son las revaluaciones aplicadas al activo. Es una sección meramente informativa.
9 - A la derecha continua la pestaña de Mejoras, donde se presentan las mejoras que se le han realizado al activo en la vida y en la historia del activo.
10 - En la sección de Retiros se visualiza el retiro realizado al activo, y se puede descargar y consultar los archivos adjunto cargados en el proceso de Retiros y Deterioros de Activos Fijos.
11 - En la sección de Traslados, se visualizan los traslados aplicados al activo, si la lista se muestra vacía, quiere decir que al activo no se le aplicaron traslados.
12 - Existe un apartado para el tema de activos que se denomina "Otros Datos", en esta sección el sistema permite asignar información adicional al activo, información que no pertenece propiamente al catálogo de activos, sino que son datos variables que se pueden determinar o incluir mas o menos.
13 - Otro proceso que se puede monitorear desde este catálogo es el de las tomas físicas aplicadas al activo, esto se puede visualizar desde la pestaña de "Toma Física".