D) Preparación de Documento de CxP

Cabe destacar, que la factura de cuentas por pagar queda en firme hasta que el usuario la aplique dentro del sistema. Mientras la factura no esté aplicada, la misma se entiende como en estado preliminar de digitación, por lo que puede ser eliminada y vuelta a generar las veces que el usuario lo requiera. Ya por aplicarse la factura, se queda en firme a nivel del ERP la misma, y se realizan de igual forma las afectaciones contables y presupuestarias.

Un punto importante de señalar, es que los documentos ya aprobados por hacienda, no se pueden cancelar y ya quedan en firme, por lo que los usuarios que acepten las facturas propiamente con el Ministerio de Hacienda, deben tener seguridad de que las mismas son las correctas.

1. Para realizar la preparación de la factura ingrese al sistema:
   Inicio > Sistema Financiero Integrado > Cuentas por Pagar > Preparación de Documento de CXP

2. Se le presentará la siguiente pantalla con las facturas que fueron previamente cargadas, y aprobadas, como se presenta en la siguiente imagen, debe hacer clic en el registro de la factura que desea preparar.

3. Se presentará inmediatamente la información de la factura, donde podrá realizar modificaciones a la factura de ser requerido, y adicionar información adicional como: el Tipo de Puesto y el Tipo de Item. En la preparación de documentos será posible cargar archivos adjuntos relacionados a esta parte del proceso de la factura, También será posible aprobar o rechazar la factura. Importante: Para poder aplicar la factura en preparación primero se debe hacer clic en "Guardar", y se presentará el botón de "Aplicar". Haga clic en el botón "Aplicar" para aplicar la factura.

4. Una vez aplicada la factura la misma cambiará su estado a "Aplicada" de la siguiente forma.

5. Si se ingresa a la factura aplicada, la misma solo podrá ser consultada.

6. Una vez que la Factura fue aplicada, se registrará en forma automática en la pantalla de "Registro de Facturas" para que se continúe el proceso de Facturación en el sistema. Luego se realiza el registro que se genera desde la "Preparación de Documentos CXP"

7. Al hacer clic en el registro de la factura generada se presentará la información que se ingresó desde la recepción de Comprobantes Electrónicos.