Registro de Incidencias Proceso (Autogestión)

Resumen

Las Incidencias son circunstancias que se producen de manera esporádica en determinados momentos del tiempo o con ciertos trabajadores en concreto y no con todos. Afectan en el momento de retribuir a los trabajadores perjudicados, por ejemplo están las horas extras, comisiones, bonos, días adicionales, entre otros. Estas pueden ser positivas, o negativas en el caso de que se requiera hacer rebajos de días u horas.

Las incidencias que se agregan desde esta pantalla, se van a enviar a aprobar al Jefe del Centro Funcional donde labora el empleado, o al Administrador de la Nómina si quien registra es jefatura.

Este registro se puede realizar en dos diferentes formas:

Utilizando el Importador masivo.
Realizando el Registro Manual en forma individual.

Detalle de Información Solicitada

Para hacer el registro manual de una incidencia el sistema solicita la siguiente información:

Parámetro	Detalle
Empleado	Empleado al que se le va a asignar el registro de Incidencia.
Concepto Incidente	Incidencia que se va a asignar al empleado, estas están definidas en el catálogo de Conceptos de Pago (Configuración Nómina). Las incidencias pueden ser de tipo: Importe. Hora. Día. Cálculo.
Fecha	Es la fecha a la que corresponde el pago. No se permite registrar un mismo concepto en la misma fecha, en caso se ser requerido, el sistema auto-suma el valor del registro, dejando un solo registro por la suma.
Valor	Es la cantidad o monto que se va a registrar para el pago.
Centro Funcional que aprueba	Por defecto es el Centros Funcional donde esta nombrado el funcionario, y es donde se va a cargar el registro del gasto, si se desea cargar en otro centro de costo se debe seleccionar por medio de la lista desplegable.
Actividad Empresarial	Actividad empresarial de la incidencia.
Observación	Detalle del pago, es información adicional.
Adjuntar archivo	Archivo de referencia de la incidencia, no es obligatorio, se incluye después de agregar la incidencia.

Lista de Procesos Relacionados
Registro de Relación de Cálculo Especial
Conceptos de Pago (Configuración Nómina)
Registro de Relación de Cálculo
Conceptos de Pago (Configuración Nómina)

Descripción del Proceso

El proceso consiste en agregar incidencias que pasan por un proceso de aprobación, se puede hacer en forma independiente o en forma masiva.

El siguiente gráfico presenta el proceso de agregar incidencias en forma manual.

Guía Rápida de Usuario

A continuación se presenta el paso a paso del proceso:

1 - Ingresar a Inicio > Sapiens > Autogestión en el menú que esta a la izquierda hacer clic en "Incidencias" se despliegan varias opciones, se debe hacer clic en "Registro de Incidencias Proceso".

2 - Al ingresar se muestra una la pantalla donde en la parte superior se presenta el área de filtros para buscar incidencias que ya han sido agregadas; a la mitad de la pantalla se presenta el formulario del registro; y en la parte inferior se presenta la lista de incidencias registradas.

3- Llenar los campos del formulario de registros con el detalle de la información solicitada, que se explicó al inicio de esta ayuda:

Seleccionar el Empleado al que se le va a hacer el registro.
Se selecciona el Concepto Incidente.
Seleccionar la Fecha en que se generó la incidencia, por ejemplo el día en que se realizaron las horas extras.
Digitar el Valor siguiendo con el ejemplo de las horas extras seria la cantidad de horas realizadas.
Seleccionar el Centro funcional que aprueba y donde se contabiliza la incidencia.
Si es el caso seleccionar la Actividad Empresarial.
Registra una observación adicional (observación).

4 - Una vez que se completa el formulario de registro se debe hacer clic en el botón Agregar. Al agregar la incidencia se presenta en la lista de incidencias en la parte inferior de la pantalla.

5 - Finalmente, se debe activar la opción que esta a la izquierda de la incidencia en la lista, y hacer clic en el botón "Enviar Aprobar" para que se inicie el proceso de aceptación de la incidencia.

Registro Masivo de Incidencias

1 - Ingresar a Inicio > Sapiens > Autogestión en el menú que esta a la izquierda hacer clic en "Incidencias" se despliegan varias opciones, se debe hacer clic en "Registro de Incidencias Proceso".

2 - Al ingresar se muestra una la pantalla donde en la parte superior se presenta el área de filtros para buscar incidencias que ya han sido agregadas; a la mitad de la pantalla se presenta el formulario del registro; y en la parte inferior se presenta la lista de incidencias registradas.

3 - Hacer clic en el botón Importar que esta en la parte inferior de la pantalla.

4 - Se presenta la pantalla donde se muestran los Pasos para la Importación y el Formato de Archivo de Importación. Primero se debe confeccionar el archivo con las columnas que se indican en el formato de importación.

5 - Hacer clic en el botón Seleccionar archivo, y seleccionar el archivo confeccionado, una vez seleccionado se debe dar clic en el botón Importar, de estar todo correcto, el sistema regresa a la pantalla anterior y se muestra la lista con las Incidencias ya importadas.

6 - Finalmente, se debe activar la opción que esta a la izquierda de la incidencia en la lista, y hacer clic en el botón "Enviar Aprobar" para que se inicie el proceso de aceptación de la incidencia.